解放軍文職招聘考試卷內(nèi)文件或歸檔文件編目-解放軍文職人員招聘-軍隊(duì)文職考試-紅師教育
發(fā)布時(shí)間：2017-09-01 21:03:52卷內(nèi)文件或歸檔文件編目。編目是指編制歸檔文件目錄或卷內(nèi)文件目錄，編目應(yīng)做到準(zhǔn)確、全面、詳細(xì)、深入，以適應(yīng)檔案管理現(xiàn)代化及計(jì)算機(jī)檢索的需要。目錄項(xiàng)目包括件號(hào)或順序號(hào)、責(zé)任者、文號(hào)、題名、日期、頁(yè)數(shù)或頁(yè)號(hào)、備注七項(xiàng)。用紙幅面尺寸采用國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)A4型 （長(zhǎng)297mm寬220mm），我縣統(tǒng)一印制成紅色。各單位應(yīng)在縣檔案局統(tǒng)一購(gòu)置，不能用白紙印。填寫(xiě)歸檔文件目錄項(xiàng)目時(shí)．應(yīng)使用耐久的書(shū)寫(xiě)材料進(jìn)行填寫(xiě)，且字跡必須工整，美觀。永久、30年保管的檔案要求用計(jì)算機(jī)打印目錄，目錄要求一式五份。一份隨同檔案裝入檔案盒，另四份應(yīng)根據(jù)分類(lèi)方案作目錄匯編裝訂成冊(cè)，以便查找和向檔案館移交之用。卷內(nèi)文件目錄放在卷首，歸檔文件目錄放置在歸檔文件的最前面。填寫(xiě)卷內(nèi)文件目錄或歸檔文件目錄要求如下：1)卷內(nèi)文件目錄和歸檔文件目錄的兩個(gè)區(qū)別：（1）卷內(nèi)文件目錄第一欄是順序號(hào)，歸檔文件目錄第一欄是件號(hào)。順序號(hào)是卷內(nèi)文書(shū)材料依其排列先后填寫(xiě)的序號(hào)， 按照文件的合理排列，要求一份文件對(duì)應(yīng)一條目錄，一條目錄對(duì)應(yīng)一個(gè)順序號(hào)。單份裝訂的案卷，其卷內(nèi)文書(shū)材料的件號(hào)應(yīng)與順序號(hào)一致。順序號(hào)應(yīng)用阿拉伯?dāng)?shù)字從 1 起依次標(biāo)注案卷內(nèi)文件材料件數(shù)的順序，第二卷數(shù)字不能相連；件號(hào)，即文件的排列順序號(hào)，填寫(xiě)室編件號(hào)。原則上一份文件編一個(gè)件號(hào)，登錄時(shí)占據(jù)一個(gè)欄目。批復(fù)與請(qǐng)示、復(fù)函與發(fā)函、正件與附件、批轉(zhuǎn)或轉(zhuǎn)發(fā)和被批轉(zhuǎn)或被轉(zhuǎn)發(fā)件，應(yīng)看作是一份文件的兩個(gè)部分，只編一個(gè)件號(hào)；但請(qǐng)示、來(lái)函、附件、被批轉(zhuǎn)（轉(zhuǎn)發(fā)）文件的標(biāo)題可以另外占行書(shū)寫(xiě)。同一份文件的不同稿本，只編一個(gè)件號(hào)；重要文件的定稿、草稿與歷次修稿稿只編一個(gè)件號(hào)，但可以分別占一行登錄。件號(hào)的編寫(xiě)應(yīng)在同一個(gè)保管期限下、在同一年度內(nèi)從 1 開(kāi)始逐件流水編制，同一年度內(nèi)盒與盒之間的文件件號(hào)必須相連。（2） 卷內(nèi)文件目錄第六欄是頁(yè)號(hào)，歸檔文件目錄第六欄是頁(yè)數(shù)頁(yè)號(hào)，即填寫(xiě)卷內(nèi)每份文書(shū)材料的起始頁(yè)號(hào)，卷內(nèi)最后一份文書(shū)材料應(yīng)填寫(xiě)起止頁(yè)號(hào)，止號(hào)要與文件最后頁(yè)的頁(yè)碼相符。每卷都從 1 開(kāi)始按卷內(nèi)文件排列順序依次編寫(xiě)。頁(yè)數(shù)，即填寫(xiě)一件文件的總頁(yè)數(shù)，用于統(tǒng)計(jì)和核對(duì)。每件按件內(nèi)紙張排列順序從 1 開(kāi)始編寫(xiě)。2)責(zé)任者：是指制發(fā)文件的組織或個(gè)人，即文件的發(fā)文機(jī)關(guān)或署名者。（1）責(zé)任者一般應(yīng)按文件照錄，可寫(xiě)通用的簡(jiǎn)稱，如 邵東縣檔案局 ，不能使用 本局 等含義不明，難于判斷的簡(jiǎn)稱。（2）聯(lián)合發(fā)文填主辦者和 我 （我指立檔單位名稱）。如有多個(gè)責(zé)任者，可寫(xiě)前三個(gè)，后加 等 字。（3）對(duì)于領(lǐng)導(dǎo)人講話或以領(lǐng)導(dǎo)人名義發(fā)布的文件，責(zé)任者可填寫(xiě)領(lǐng)導(dǎo)人姓名，但必須用 （ ） 標(biāo)出領(lǐng)導(dǎo)職務(wù)；（4）未署責(zé)任者的文件，編目時(shí)應(yīng)考證清楚一并填寫(xiě)；（5）另外注意，文件制發(fā)者是原作者，而不是編印者或翻印者；（6）花名冊(cè)、介紹信、報(bào)道證、招聘表、工資轉(zhuǎn)移證、農(nóng)轉(zhuǎn)非存根等的責(zé)任者一律為文件中印章所指的批準(zhǔn)單位。無(wú)批準(zhǔn)單位印章的以填報(bào)單位所寫(xiě)字樣為準(zhǔn)；3)文號(hào)：填寫(xiě)文件制發(fā)機(jī)關(guān)的發(fā)文字號(hào)。（1）文號(hào)一般由機(jī)關(guān)代字、年度、順序號(hào)三部分組成，填寫(xiě)文號(hào)要照實(shí)抄錄，不能隨意刪減、省略、落字。如有明顯錯(cuò)字，注意改正，可用三排編寫(xiě)。（2） 文號(hào)中的年度要用[ ]括起，如 邵檔發(fā)[2008]10號(hào) 。 （3）少數(shù)文號(hào)中出現(xiàn)無(wú)字號(hào)、無(wú)年度而只有數(shù)字號(hào)的情況，注意有則有，無(wú)則無(wú)。（4）文號(hào)欄內(nèi)不得填寫(xiě)刊物名稱、期次、文件材料的件次，諸如 會(huì)議文件之一 或 某刊第幾期 等。4)題名：即文件標(biāo)題。填寫(xiě)目錄中的題名應(yīng)將責(zé)任者、問(wèn)題、文種三個(gè)部分照實(shí)抄錄。目錄中的文件題名要寫(xiě)全，不能隨意刪減、省略，要做到一字不落。明顯的錯(cuò)字，注意改正。目錄題名中如漏了《 》和 的，要增補(bǔ)。目錄題名中的單位名稱不能省略，必須以公章為準(zhǔn)，做到一字不落。
解放軍文職招聘考試 檔案工作實(shí)務(wù)考試大綱 第一章 文件管理 第一節(jié) 文件-解放軍文職人員招聘-軍隊(duì)文職考試-紅師教育
解放軍文職招聘考試 檔案工作實(shí)務(wù)考試大綱 第一章 文件管理 第一節(jié) 文件發(fā)布時(shí)間：2017-05-22 19:48:49檔案工作實(shí)務(wù)考試大綱第一章 文件管理第一節(jié) 文件一、文件的概念與屬性（一）文件的概念王健主編的《文書(shū)學(xué)》（21世紀(jì)檔案學(xué)系列教材）中對(duì)文件定義作了如此表述：文件是指社會(huì)組織和個(gè)人在各項(xiàng)活動(dòng)中形成的、具有特定效用的憑證性信息記錄。中華人民共和國(guó)檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)《檔案工作基本術(shù)語(yǔ)》（DA/T1-2000）的文件定義是：國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織或個(gè)人在履行其法定職責(zé)或處理事務(wù)中形成的各種形式的信息記錄。從日常使用來(lái)看， 文件 一詞通常與 文書(shū) 、 公文 混用。（二）公務(wù)文件的特點(diǎn)1．公文由法定作者制發(fā)2．公文具有法定的權(quán)威性和現(xiàn)行效用3．公文具有規(guī)范的體式和特定的處理程序二、文件的種類(lèi)（一）通用公文通用公文一般是指黨政機(jī)關(guān)的規(guī)范性文件。1、命令（令）2、公報(bào)、公告和通告3、決定和決議4、指示5、意見(jiàn)、條例和規(guī)定6、議案和報(bào)告7、請(qǐng)示和批復(fù)8、通知和通報(bào)9、會(huì)議紀(jì)要10、函（二）事務(wù)文件事務(wù)文件是各級(jí)機(jī)關(guān)、社會(huì)團(tuán)體、企事業(yè)單位處理日常事務(wù)，用來(lái)溝通信息，安排計(jì)劃，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，調(diào)查研究問(wèn)題，指導(dǎo)工作的一類(lèi)公文。1、計(jì)劃2、總結(jié)3、簡(jiǎn)報(bào)4、工作要點(diǎn)5、匯報(bào)提綱第二節(jié) 文件的形成與處理一．文件的擬寫(xiě)（一）文件擬寫(xiě)的基礎(chǔ)1．領(lǐng)會(huì)意圖，明確目的2．調(diào)查研究，獲取材料3．總體構(gòu)思，擬寫(xiě)提綱4．起草初稿，認(rèn)真修改（二）文件擬寫(xiě)的相關(guān)規(guī)范1．行文規(guī)范2．結(jié)構(gòu)規(guī)范二、文書(shū)處理程序文書(shū)處理是指圍繞文件的發(fā)出、收進(jìn)、運(yùn)轉(zhuǎn)和日常管理所進(jìn)行的一系列銜接有序的工作，包括收文處理、發(fā)文處理、文書(shū)管理三個(gè)環(huán)節(jié)。（一）收文處理1．簽收2．登記3．審核4．分送5．傳閱6．?dāng)M辦7．批辦8．承辦9．催辦10．注辦11．歸檔（銷(xiāo)毀）（二）發(fā)文處理1．?dāng)M稿2．核稿3．簽發(fā)4．編號(hào)5．繕印6．校對(duì)7．用印8．登記9．分發(fā)第三節(jié) 文件整理與歸檔一、立卷（一）立卷基礎(chǔ)1．立卷的概念和含義文書(shū)處理部門(mén)或人員將辦理完畢的，具有保存價(jià)值的文件材料，根據(jù)文件之間固有的聯(lián)系及形成的規(guī)律，組成案卷的過(guò)程稱為立卷。2、立卷特征及其運(yùn)用（二）立卷環(huán)節(jié)的選擇1．部門(mén)立卷2．文件處理部門(mén)與機(jī)關(guān)檔案室結(jié)合立卷（二）立卷的準(zhǔn)備工作1．立卷工作會(huì)議2．立卷業(yè)務(wù)培訓(xùn)3．文件材料的收集和清理4．機(jī)關(guān)檔案室在立卷工作中的作用（三）擬訂（或修訂）立卷類(lèi)目1、立卷類(lèi)目的概念2、立卷類(lèi)目的擬制（修訂）3、立卷類(lèi)目的結(jié)構(gòu)和內(nèi)容（四）平時(shí)歸卷1．平時(shí)歸卷的概念2．平時(shí)歸卷的目的3．平時(shí)歸卷的主要措施（五）卷內(nèi)文件的排列與編目1．排列卷內(nèi)文件2．編頁(yè)(件)號(hào)3．填寫(xiě)卷內(nèi)文件目錄4．填寫(xiě)卷內(nèi)備考表5．?dāng)M寫(xiě)案卷題名6．填寫(xiě)案卷封面7．裝訂案卷（六）案卷的排列與編目1．排列案卷2．編制案卷號(hào)3．編制案卷目錄二．組件（一）組件的意義1．有利于提高和控制檔案的質(zhì)量2．有利于在降低資源耗費(fèi)的同時(shí)提高歸檔文件整理的效率3．便于深化檔案信息資源的開(kāi)發(fā)、利用和管理4．更適應(yīng)現(xiàn)代化的計(jì)算機(jī)管理（二）組件的方法步驟1．裝訂2．分類(lèi)3．排列4．編號(hào)5．編目6．裝盒三、歸檔歸檔是辦理完畢且具有保存價(jià)值的文件經(jīng)系統(tǒng)整理交檔案室（館）保存的過(guò)程。（一）歸檔范圍（二）歸檔時(shí)間（三）歸檔要求（四）歸檔工作內(nèi)容和步驟第二章 檔案管理第一節(jié) 檔案收集一、檔案收集的內(nèi)容和要求檔案收集是檔案館、檔案室接收及征集檔案和其他有關(guān)文獻(xiàn)的活動(dòng)。（一）檔案收集的內(nèi)容1．檔案室接收本單位需要?dú)w檔的文件材料。2．檔案館接收現(xiàn)行機(jī)關(guān)具有長(zhǎng)遠(yuǎn)保存價(jià)值的檔案。3．檔案館接收撤銷(xiāo)機(jī)關(guān)的全部檔案。4．檔案館征集散存在社會(huì)上的檔案。5．檔案館與圖書(shū)館、博物館、紀(jì)念館等交換檔案。（二）檔案收集的要求1．科學(xué)組織。2．信息完整。3．結(jié)構(gòu)優(yōu)化。4．標(biāo)準(zhǔn)控制。二、檔案室的收集（一）加強(qiáng)對(duì)歸檔制度的宣傳（二）對(duì)文件形成的超前控制（三）對(duì)文件積累、歸檔的監(jiān)督和指導(dǎo)（四）全面檢查歸檔的質(zhì)量（五）加強(qiáng)平時(shí)收集工作三、檔案館的收集（一）檔案館的收集范圍1．各級(jí)綜合性國(guó)家檔案館收集中華人民共和國(guó)成立后檔案的范圍2．各級(jí)綜合性國(guó)家檔案館收集中華人民共和國(guó)成立前檔案的范圍3．中央和地方各級(jí)專(zhuān)門(mén)性國(guó)家檔案館接收檔案的范圍（二）接收要求和手續(xù)1.接收要求2. 交接文據(jù)（三）現(xiàn)行機(jī)關(guān)檔案的接收1．接收期限2．接收方法（四）撤銷(xiāo)機(jī)關(guān)檔案的接收（五）重大活動(dòng)檔案的接收（六）社會(huì)散存檔案的征集第二節(jié) 檔案整理一、檔案整理概述檔案整理，就是按照一定原則對(duì)檔案實(shí)體進(jìn)行系統(tǒng)分類(lèi)、組合、排列、編號(hào)和基本編目，使之有序化的過(guò)程。（一）檔案整理的類(lèi)型1．系統(tǒng)排列和編目2．局部調(diào)整3．全過(guò)程整理（二）檔案整理的內(nèi)容和步驟1．區(qū)分全宗。2．全宗內(nèi)檔案的分類(lèi)。3．立卷（組件）。4．案卷（件）的排列。5．檔號(hào)的編制。6．案卷目錄（歸檔文件目錄）的編制。（三）檔案整理的原則1．保持文件之間的歷史聯(lián)系2．充分利用原有的整理基礎(chǔ)3．便于檔案的保管和利用二、全宗（一）全宗的概念全宗是一個(gè)國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織或個(gè)人形成的具有有機(jī)聯(lián)系的檔案整體。全宗的基本含義（二）立檔單位及其構(gòu)成條件（三）立檔單位變化對(duì)全宗劃分的影響1.政權(quán)更迭的全宗處理2.立檔單位職能發(fā)生根本性變化的全宗處理3. 立檔單位其他變化情況的全宗處理（四）全宗的補(bǔ)充形式1.聯(lián)合全宗2. 匯集全宗3.檔案匯集（五）判定檔案所屬全宗三、全宗內(nèi)檔案的分類(lèi)（一）分類(lèi)的基本要求全宗內(nèi)檔案的分類(lèi)，就是把立檔單位所形成的檔案，按其來(lái)源、時(shí)間、內(nèi)容和形式的異同，分成若干層次和類(lèi)別，使之構(gòu)成一個(gè)有機(jī)的體系。分類(lèi)應(yīng)遵循以下基本要求：1.客觀性。2.邏輯性。3.可操作性。（二）分類(lèi)方法檔案分類(lèi)法，是具體劃分全宗內(nèi)檔案異同點(diǎn)的標(biāo)準(zhǔn)和根據(jù)，也稱 分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn) 、 分類(lèi)原則 或 分類(lèi)特征 。1.年度分類(lèi)法2.組織機(jī)構(gòu)分類(lèi)法3.問(wèn)題分類(lèi)法4.門(mén)類(lèi)分類(lèi)法5．職能分類(lèi)法（三）分類(lèi)方案的編制所謂分類(lèi)方案，就是標(biāo)列各個(gè)層次的類(lèi)目名稱，表示全宗內(nèi)檔案分類(lèi)體系的綱要，又稱 分類(lèi)大綱 。1.機(jī)關(guān)全宗分類(lèi)方案的編制2. 企業(yè)全宗分類(lèi)方案的編制四、檔號(hào)和目錄的編制（一）檔號(hào)編制原則檔號(hào)是檔案館（室）在整理和管理檔案的過(guò)程中，以字符形式賦予檔案的一組代碼。檔號(hào)是存取檔案的標(biāo)記，并具有統(tǒng)計(jì)監(jiān)督作用。檔號(hào)的編制應(yīng)遵循以下原則：1.唯一性原則。2.合理性原則。3.穩(wěn)定性原則。4.擴(kuò)充性原則。5.簡(jiǎn)單性原則。（二）檔號(hào)的結(jié)構(gòu)根據(jù)《檔號(hào)編制規(guī)則》（DA/T13 94）的規(guī)定，檔號(hào)結(jié)構(gòu)分為三種?！稓w檔文件整理規(guī)則》頒布實(shí)施后，又出現(xiàn)了兩種新的檔號(hào)結(jié)構(gòu)。（三）檔號(hào)的編制方法1.全宗號(hào)的編制方法2.案卷目錄號(hào)的編制方法3.類(lèi)別號(hào)的編制方法4.項(xiàng)目號(hào)的編制方法5.案卷號(hào)的編制方法6.件號(hào)的編制方法7.頁(yè)（張）號(hào)的編制方法（四）目錄的編制第三節(jié) 檔案鑒定一、檔案鑒定概述（一）檔案鑒定的內(nèi)容檔案鑒定是判定檔案真?zhèn)魏蛢r(jià)值的過(guò)程。（二）檔案價(jià)值鑒定的原則1.從國(guó)家和人民的整體利益出發(fā)2.全面的觀點(diǎn)3.歷史的觀點(diǎn)4.發(fā)展的觀點(diǎn)（三）檔案價(jià)值鑒定的標(biāo)準(zhǔn)1.自身屬性標(biāo)準(zhǔn)2.社會(huì)需求標(biāo)準(zhǔn)3.相對(duì)價(jià)值標(biāo)準(zhǔn)二、檔案保管期限表檔案保管期限表，就是用表冊(cè)形式列舉檔案的來(lái)源、內(nèi)容和形式，并指明其保管期限的一種指導(dǎo)性文件，它是鑒定檔案保存價(jià)值和確定檔案保管期限的依據(jù)和標(biāo)準(zhǔn)。（一）檔案保管期限表的類(lèi)型1.通用檔案保管期限表（又稱標(biāo)準(zhǔn)檔案保管期限表）2.專(zhuān)門(mén)檔案保管期限表3.同系統(tǒng)機(jī)關(guān)檔案保管期限表4.同類(lèi)型機(jī)關(guān)檔案保管期限表5.機(jī)關(guān)檔案保管期限表（二）檔案保管期限表的結(jié)構(gòu)檔案保管期限表通常由順序號(hào)、條款、保管期限、附注以及總的說(shuō)明等部分組成，其中條款和保管期限是最基本的項(xiàng)目。（三）檔案保管期限的劃分檔案保管期限是指對(duì)檔案劃定的存留年限。根據(jù)國(guó)家現(xiàn)行規(guī)定，文書(shū)檔案的保管期限分永久和定期兩種，其中定期又可分為30年、10年。三、檔案鑒定的組織和方法（一）檔案鑒定的組織（二）檔案鑒定的方法（三）檔案銷(xiāo)毀檔案銷(xiāo)毀是指經(jīng)過(guò)鑒定對(duì)失去價(jià)值的檔案作毀滅性處置的過(guò)程。1.銷(xiāo)毀清冊(cè)2.銷(xiāo)毀方式第四節(jié) 檔案保管與保護(hù)一、檔案保管的內(nèi)容和要求（一）檔案保管的內(nèi)容檔案保管是維護(hù)檔案完整與安全的活動(dòng)，指采取一定的管理方式和技術(shù)手段對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)管理與保護(hù)，以維護(hù)檔案的完整與安全，最大限度延長(zhǎng)檔案壽命的工作。1.檔案庫(kù)房管理2.檔案流動(dòng)過(guò)程中的保護(hù)3.保護(hù)檔案的專(zhuān)門(mén)措施（二）檔案保管的基本要求1.以防為主，防治結(jié)合2.加強(qiáng)重點(diǎn)，照顧一般二、檔案保管的基本條件（一）檔案館（室）建筑1.檔案館建設(shè)規(guī)模和構(gòu)成2.檔案館的選址3.檔案館的建筑設(shè)計(jì)4.檔案室用房（二）其他保管條件1.檔案裝具2.檔案保管設(shè)備3.檔案包裝材料三、檔案庫(kù)房管理（一）檔案裝具的排列編號(hào)（二）檔案存放（三）檔案管理的應(yīng)急處置四、檔案保護(hù)檔案保護(hù)是指防止檔案受損，延緩檔案退變和搶救、修復(fù)受損檔案的活動(dòng)，它的任務(wù)是最大限度地延長(zhǎng)檔案的壽命。（一）庫(kù)房溫、濕度的控制《檔案館建筑設(shè)計(jì)規(guī)范》對(duì)于檔案庫(kù)房以及各類(lèi)技術(shù)用房的溫、濕度標(biāo)準(zhǔn)作出規(guī)定。庫(kù)房溫、濕度的控制，主要是通過(guò)密閉、通風(fēng)，結(jié)合增溫、降溫、增濕、降濕等措施，使庫(kù)房溫、濕度控制在標(biāo)準(zhǔn)范圍內(nèi)。（二）庫(kù)房的 八防 措施庫(kù)房的 八防 措施通常是指防火、防水、防潮、防霉、防蟲(chóng)、防光、防塵、防盜，它們是保障檔案實(shí)體安全的主要防護(hù)措施。1.防火2.防光3.檔案蟲(chóng)霉的防治（三）檔案修復(fù)檔案修復(fù)是指使受損或退變檔案恢復(fù)或接近原有特征，或?qū)ζ溥M(jìn)行加固的過(guò)程，是一項(xiàng)搶救性的保護(hù)措施。紙質(zhì)檔案修復(fù)技術(shù)主要包括去污技術(shù)、去酸技術(shù)、加固技術(shù)、修裱技術(shù)、字跡恢復(fù)與顯示技術(shù)等。五、全宗卷（一）全宗卷的編制原則和內(nèi)容全宗卷是檔案館（室）在管理某一全宗過(guò)程中形成的，能夠說(shuō)明該全宗歷史情況的有關(guān)文件材料所組成的專(zhuān)門(mén)案卷。（二）全宗卷的整理整理組卷時(shí)，必須認(rèn)真檢查、鑒定文件材料的完整程度及其保存價(jià)值，對(duì)于有重要遺缺或無(wú)保存價(jià)值的應(yīng)予以補(bǔ)齊或剔除。卷內(nèi)文件材料按問(wèn)題--時(shí)間進(jìn)行系統(tǒng)排列，在此基礎(chǔ)上編制卷內(nèi)目錄。（三）全宗卷的管理第五節(jié) 檔案檢索一、檔案檢索概述（一）檔案檢索的內(nèi)容檔案檢索就是存儲(chǔ)和查找檔案信息的過(guò)程。1.存儲(chǔ)階段的主要內(nèi)容檔案檢索存儲(chǔ)階段的主要內(nèi)容包括兩方面：一是著錄標(biāo)引。二是組織檢索工具。2.查找階段的主要內(nèi)容檔案檢索查找階段的主要內(nèi)容包括兩個(gè)環(huán)節(jié)：一是確定查找內(nèi)容。二是轉(zhuǎn)換成檢索標(biāo)識(shí)。（二）檔案檢索效率檢索效率是指通過(guò)檢索滿足利用者利用需求的全面性和準(zhǔn)確性程度。1.查全率2.查準(zhǔn)率二、檔案著錄檔案著錄是對(duì)檔案內(nèi)容和形式特征等進(jìn)行分析、選擇和記錄的過(guò)程。（一）著錄項(xiàng)目檔案著錄項(xiàng)目是揭示檔案內(nèi)容和形式特征的記錄事項(xiàng)。根據(jù)《檔案著錄規(guī)則》（DA/T18-1999）的規(guī)定，包括7個(gè)著錄項(xiàng)目。著錄項(xiàng)目分為必要項(xiàng)目和選擇項(xiàng)目。其中必要項(xiàng)目包括正題名、責(zé)任者、時(shí)間項(xiàng)、分類(lèi)號(hào)、檔號(hào)、電子文檔號(hào)、縮微號(hào)、主題詞或關(guān)鍵詞。其余為選擇項(xiàng)目。（二）標(biāo)識(shí)符標(biāo)識(shí)符是一種規(guī)范化的人工語(yǔ)言，用于表示不同的著錄項(xiàng)目和著錄內(nèi)容。1.著錄用標(biāo)識(shí)符2. 著錄用標(biāo)識(shí)符的使用規(guī)則（三）著錄條目格式著錄條目格式是著錄項(xiàng)目在條目中的排列順序及其表達(dá)方式。1．段落符號(hào)式條目格式2．表格式條目格式（四）必要項(xiàng)目著錄細(xì)則1.正題名2.責(zé)任者3.時(shí)間項(xiàng)4.分類(lèi)號(hào)5.檔號(hào)6. 電子文檔號(hào)7．縮微號(hào)8.主題詞或關(guān)鍵詞三、檔案標(biāo)引檔案標(biāo)引是指對(duì)檔案內(nèi)容進(jìn)行主題分析，賦予檢索標(biāo)識(shí)的過(guò)程。（一）分類(lèi)標(biāo)引檔案分類(lèi)標(biāo)引是對(duì)檔案內(nèi)容進(jìn)行主題分析，賦予分類(lèi)號(hào)標(biāo)識(shí)的過(guò)程。根據(jù)《檔案分類(lèi)標(biāo)引規(guī)則》（GB/T15418-1994），檔案分類(lèi)標(biāo)引一般有以下程序：1. 研讀分類(lèi)法。2. 檔案主題分析。3. 判定類(lèi)別。4. 標(biāo)引分類(lèi)號(hào)。5. 審校。（二）主題標(biāo)引主題標(biāo)引是對(duì)檔案內(nèi)容進(jìn)行主題分析，賦予主題詞標(biāo)識(shí)的過(guò)程。根據(jù)《檔案主題標(biāo)引規(guī)則》（DA/T19-1999），主題標(biāo)引的步驟和方法有以下幾方面：1.審讀檔案2.主題分析和主題概念的選定3.選詞標(biāo)引四、檔案檢索工具檔案檢索工具是用于存儲(chǔ)、查找和報(bào)道檔案信息的系統(tǒng)化文字描述工具，是目錄、索引、指南等的統(tǒng)稱。（一）檔案檢索工具的種類(lèi)1.按體例分2.按功能分3.按載體形式分（二）常用檔案檢索工具的編制1.案卷文件目錄2.分類(lèi)目錄3．主題目錄4．專(zhuān)題目錄5. 人名目錄6.文號(hào)索引7.全宗指南8.檔案館指南第六節(jié) 檔案統(tǒng)計(jì)一、檔案統(tǒng)計(jì)的內(nèi)容和要求（一）檔案統(tǒng)計(jì)的內(nèi)容檔案統(tǒng)計(jì)是對(duì)反映和說(shuō)明檔案及檔案工作現(xiàn)象的數(shù)量特征進(jìn)行搜集、整理和分析的活動(dòng)。檔案統(tǒng)計(jì)工作的內(nèi)容主要包括檔案的基本登記和綜合統(tǒng)計(jì)兩部分。（二）檔案統(tǒng)計(jì)的基本要求1、準(zhǔn)確性。2、科學(xué)性。3、時(shí)效性。二、檔案登記檔案登記是指登錄檔案和檔案管理有關(guān)數(shù)據(jù)的過(guò)程。檔案登記是檔案統(tǒng)計(jì)的基礎(chǔ)，分為檔案數(shù)量與狀況登記和檔案利用登記兩個(gè)方面。（一）檔案數(shù)量與狀況登記1.案卷目錄和卷內(nèi)文件目錄2.總登記簿3.檔案移交（接收）登記簿4..全宗名冊(cè)5.全宗單（二）檔案利用登記1.借閱檔案登記簿2.檔案利用效果登記簿（表）三、檔案統(tǒng)計(jì)的步驟與方法檔案統(tǒng)計(jì)大致可以分為統(tǒng)計(jì)設(shè)計(jì)、統(tǒng)計(jì)調(diào)查、統(tǒng)計(jì)整理和統(tǒng)計(jì)分析四個(gè)階段。（一）檔案統(tǒng)計(jì)設(shè)計(jì)檔案統(tǒng)計(jì)設(shè)計(jì)的主要內(nèi)容有：1．明確統(tǒng)計(jì)調(diào)查目的和指標(biāo)。2．確定統(tǒng)計(jì)調(diào)查的對(duì)象和觀察單位。3．確定統(tǒng)計(jì)調(diào)查的方法。4．統(tǒng)計(jì)調(diào)查方式。5．調(diào)查項(xiàng)目和調(diào)查表設(shè)計(jì)。（二）檔案統(tǒng)計(jì)調(diào)查檔案統(tǒng)計(jì)調(diào)查的基本方法有統(tǒng)計(jì)表報(bào)和專(zhuān)門(mén)調(diào)查兩種。1.統(tǒng)計(jì)表報(bào)。統(tǒng)計(jì)表報(bào)是各級(jí)檔案行政管理部門(mén)和檔案館（室）按照一定和規(guī)定自上而下地向同級(jí)和上級(jí)檔案行政管理部門(mén)定期報(bào)送的統(tǒng)計(jì)材料。2.專(zhuān)門(mén)調(diào)查。專(zhuān)門(mén)調(diào)查是為了認(rèn)識(shí)和解決某一專(zhuān)門(mén)問(wèn)題而臨時(shí)組織的調(diào)查。（三）檔案統(tǒng)計(jì)整理檔案統(tǒng)計(jì)整理就是將統(tǒng)計(jì)調(diào)查獲得的原始數(shù)據(jù)進(jìn)行綜合整理，使之規(guī)范化、系統(tǒng)化的過(guò)程。統(tǒng)計(jì)整理的基本方法是統(tǒng)計(jì)分組。（四）檔案統(tǒng)計(jì)分析檔案統(tǒng)計(jì)分析是對(duì)統(tǒng)計(jì)資料進(jìn)行綜合歸類(lèi)、比較研究，以揭示檔案、檔案工作內(nèi)在聯(lián)系與發(fā)展規(guī)律的活動(dòng)。統(tǒng)計(jì)分析的方法包括以下幾種：1.對(duì)比分析。2.相關(guān)分析與因果分析。3.靜態(tài)分析和動(dòng)態(tài)分析。4.綜合分析。5.系統(tǒng)分析。第七節(jié) 科技檔案管理一、科技檔案的概念、特點(diǎn)和種類(lèi)（一）科技檔案的概念1980年，經(jīng)國(guó)務(wù)院批準(zhǔn)發(fā)布的《科學(xué)技術(shù)檔案工作條例》第二條規(guī)定，科技檔案是指在自然科學(xué)研究、生產(chǎn)技術(shù)、基本建設(shè)等活動(dòng)中形成的應(yīng)當(dāng)歸檔保存的圖紙、圖表、文字材料、照片、影片、錄像、錄音帶等科技文件材料?！稒n案工作基本術(shù)語(yǔ)》（DA/T1-2000）將科技檔案定義為 反映科學(xué)技術(shù)研究、生產(chǎn)、基本建設(shè)等活動(dòng)的檔案 。（二）科技檔案的特點(diǎn)1.專(zhuān)業(yè)性。2.成套性。3.現(xiàn)實(shí)性。4.效益性。（三）科技檔案的種類(lèi)1.按產(chǎn)生領(lǐng)域分，可以分為基本建設(shè)檔案、科學(xué)技術(shù)研究檔案、產(chǎn)品檔案、設(shè)備儀器檔案等；2.按行業(yè)分，可以分為農(nóng)業(yè)科技檔案、工業(yè)科技檔案、國(guó)防科技檔案、測(cè)繪科技檔案、氣象科技檔案、地震科技檔案等；3.按記錄形式和載體形態(tài)分，可分為文字檔案、圖樣檔案、圖表檔案、計(jì)算檔案、聲像科技檔案、電子科技檔案、樣品實(shí)物檔案等。二、科技檔案的超前控制（一）科技文件的形成科學(xué)技術(shù)文件是記錄和反映生產(chǎn)、科研、基建、設(shè)備及其管理活動(dòng)的文字、圖表、聲像等不同形式技術(shù)文件的總稱。1.科學(xué)技術(shù)研究文件的形成2.工業(yè)產(chǎn)品檔案的形成3．基本建設(shè)文件的形成4.設(shè)備儀器文件的形成（二）科技文件的積累1. 科技文件積累的要求2. 科技文件積累的方法（三）科技文件的管理措施1. 三納入 規(guī)定2.檔案部門(mén)參加項(xiàng)目驗(yàn)收制度3. 四同步 管理4.設(shè)備開(kāi)箱驗(yàn)收制度5．竣工圖的編制規(guī)范（四）科技文件的組卷1.組卷的基本要求2.組卷方法3.案卷內(nèi)科技文件材料的排列4.卷內(nèi)科技文件材料頁(yè)號(hào)的編寫(xiě)5.案卷封面的編制6.卷內(nèi)目錄的編制7.卷內(nèi)備考表的編制8、案卷的裝訂（五）科技文件的歸檔1.歸檔范圍2.歸檔時(shí)間3.歸檔份數(shù)4.歸檔要求和手續(xù)（六）重大建設(shè)項(xiàng)目文件的歸檔1.項(xiàng)目文件的整理要求2.項(xiàng)目文件的歸檔3.項(xiàng)目文件的歸檔審查三、科技檔案的整理（一）科技檔案的分類(lèi)科技檔案分類(lèi)，就是根據(jù)科技檔案的內(nèi)容性質(zhì)和形成特點(diǎn)，把一定范圍的科技檔案劃分成不同的類(lèi)別層次，從而形成具有一定從屬關(guān)系和平行關(guān)系的不同等級(jí)的科技檔案實(shí)體管理體系。1. 科技檔案分類(lèi)的基本要求2.科技檔案分類(lèi)的方法3. 科技檔案分類(lèi)方法的實(shí)際應(yīng)用（二）科技檔案案卷的排列案卷排列應(yīng)遵循分類(lèi)排列的原則，即將屬于同一類(lèi)別的科技檔案排列在一起，將不同類(lèi)別的科技檔案分別排列，不同類(lèi)別的科技檔案有不同的排列方法。（三）科技檔案號(hào)的編制科技檔案號(hào)是檔案館（室）在整理和管理科技檔案的過(guò)程中，以字符形式賦予科技檔案的一組代碼，是存取科技檔案的標(biāo)記，它起著固定整理成果，反映分類(lèi)和排列次序，便于保管和查閱科技檔案的作用。1.科技檔案號(hào)的編制要求2.科技檔案號(hào)的編制方法（四）科技檔案案卷目錄的編制科技檔案案卷目錄是科技檔案整理工作的成果，是由揭示科技檔案特征的條目匯集而成并按照一定次序編排的科技檔案檢索工具。第八節(jié) 會(huì)計(jì)檔案、人事檔案和特殊載體檔案管理一、會(huì)計(jì)檔案管理會(huì)計(jì)檔案是國(guó)家機(jī)關(guān)、社會(huì)團(tuán)體、企業(yè)、事業(yè)單位、個(gè)體工商戶和其他組織在會(huì)計(jì)核算活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的原始記錄，是記錄和反映單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù)。（一）會(huì)計(jì)核算材料的歸檔1.歸檔范圍2.歸檔時(shí)間3.歸檔要求和手續(xù)（二）會(huì)計(jì)檔案的整理1.會(huì)計(jì)檔案的分類(lèi)2.會(huì)計(jì)檔案的組卷3.會(huì)計(jì)檔案的編目（三）會(huì)計(jì)檔案的鑒定與銷(xiāo)毀1.會(huì)計(jì)檔案的鑒定2.會(huì)計(jì)檔案的銷(xiāo)毀二、人事檔案管理人事檔案是在人事管理活動(dòng)中形成的記述和反映個(gè)人經(jīng)歷、思想品德、業(yè)務(wù)能力、工作狀況以及所受獎(jiǎng)勵(lì)、處罰等方面情況并以個(gè)人為單位歸檔保存的原始記錄。人事檔案可分為干部檔案和企業(yè)職工檔案。（一）人事檔案的內(nèi)容和分類(lèi)根據(jù)《干部檔案工作條例》的規(guī)定，干部檔案的內(nèi)容分為十類(lèi)。企業(yè)職工檔案的內(nèi)容和分類(lèi)與此基本相同。（二）人事檔案的收集在人事管理活動(dòng)中形成的人事檔案材料，應(yīng)在一個(gè)月之內(nèi)移交到的人事檔案室。干部檔案管理部門(mén)，接收干部任免、工資變動(dòng)通知后，要及時(shí)將干部職務(wù)變動(dòng)和工資變動(dòng)的情況登記入檔。職工所在企業(yè)的勞動(dòng)（組織人事）職能機(jī)構(gòu)對(duì)職工進(jìn)行考察、考核、培訓(xùn)、獎(jiǎng)懲等所形成的材料要及時(shí)收集，整理立卷，保持職工檔案的完整。（三）人事檔案的鑒定1.價(jià)值性鑒定2.完整性鑒定3.真實(shí)性鑒定（四）人事檔案的整理1.人事檔案的分類(lèi)排列2.人事檔案的編目3.人事檔案的裝訂（五）人事檔案的利用（六）流動(dòng)人員人事檔案的管理1996年12月，中共中央組織部、國(guó)家人事部發(fā)布了《流動(dòng)人員人事檔案管理暫行規(guī)定》，對(duì)流動(dòng)人員人事檔案的管理作了具體規(guī)定。1.流動(dòng)人員人事檔案的范圍2.流動(dòng)人員人事檔案管理機(jī)構(gòu)3.流動(dòng)人員人事檔案的轉(zhuǎn)遞三、特殊載體檔案管理特殊載體檔案是指除紙質(zhì)以外的其他載體形式的檔案。（一）照片檔案管理照片檔案是國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織或個(gè)人在社會(huì)活動(dòng)中直接形成的以靜止攝影影像為主要反映方式的有保存價(jià)值的歷史記錄。照片檔案一般包括底片、照片和說(shuō)明三部分。照片檔案的管理應(yīng)遵循《照片檔案管理規(guī)范》(GB/T 11821-2002)的規(guī)定。1．照片檔案的收集2．照片檔案的整理3．照片檔案的保管（二）磁性載體檔案管理磁性載體檔案系指國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織和個(gè)人在社會(huì)活動(dòng)及科學(xué)實(shí)踐中直接形成的有保存價(jià)值的磁性載體文件?！洞判暂d體檔案管理與保護(hù)規(guī)范》（DA/T15-95）對(duì)磁性載體文件的歸檔、磁性載體檔案管理與保護(hù)作了具體規(guī)定。1. 磁性載體文件的歸檔2. 磁性載體檔案的整理編目3. 磁性載體檔案貯存與保護(hù)（三）印章檔案管理印章檔案是國(guó)家機(jī)關(guān)、社會(huì)組織和個(gè)人在從事政治、軍事、經(jīng)濟(jì)、科學(xué)、技術(shù)、文化、宗教等社會(huì)活動(dòng)中形成和使用過(guò)的印章，是一種具有特殊載體形態(tài)并在歷史研究、檔案考證、文物收藏和藝術(shù)鑒賞等方面有著特殊價(jià)值的檔案。印章檔案可分為實(shí)用印章和藝術(shù)印章。1．印章檔案的收集2．印章檔案保管期限的劃分3．印章檔案的整理第三章 檔案信息資源的開(kāi)發(fā)利用第一節(jié) 檔案信息資源開(kāi)發(fā)利用概述一、檔案信息資源開(kāi)發(fā)利用的含義檔案信息資源是指通過(guò)人類(lèi)的參與而獲取的可利用的檔案信息，包括檔案原件和各種檔案信息開(kāi)發(fā)的成果（如檔案目錄、檔案文獻(xiàn)匯編、檔案參考資料和檔案復(fù)制件等）。檔案信息資源開(kāi)發(fā)利用的含義。二、檔案信息資源開(kāi)發(fā)利用的基本原則（一）服務(wù)原則（二）開(kāi)放原則（三）法制原則（四）效益原則三、檔案信息資源開(kāi)發(fā)利用的主要內(nèi)容（一）不斷充實(shí)檔案信息服務(wù)的內(nèi)容。（二）充分利用網(wǎng)絡(luò)提供利用服務(wù)。（三）構(gòu)建政府內(nèi)部檔案信息共享平臺(tái)。（四）加強(qiáng)利用場(chǎng)所和設(shè)施建設(shè)。（五）推進(jìn)檔案信息產(chǎn)品專(zhuān)題開(kāi)發(fā)和加工。（六）加強(qiáng)企業(yè)檔案信息資源開(kāi)發(fā)。（七）重視檔案信息增值服務(wù)工作。（八）促進(jìn)檔案信息服務(wù)業(yè)的形成。第二節(jié) 檔案信息資源開(kāi)發(fā)利用的途徑和方法一、檔案信息資源開(kāi)發(fā)利用的基本途徑（一）按開(kāi)發(fā)利用工作的對(duì)象劃分1.提供檔案原件。2.提供檔案副本或復(fù)制品。3.提供檔案信息加工品。（二）按開(kāi)發(fā)利用工作的渠道劃分1.檔案信息查閱服務(wù)。2.政府信息公開(kāi)查閱服務(wù)。3.網(wǎng)絡(luò)利用。4.檔案資料編研出版。5.檔案展覽和社會(huì)宣傳教育。二、檔案信息資源開(kāi)發(fā)利用的基本方法（一）檔案借閱（二）檔案開(kāi)放（三）檔案公布（四）檔案展覽（五）檔案編研三、檔案借閱（一）閱覽室的建設(shè)閱覽室是指檔案館、檔案室內(nèi)供利用者閱覽檔案的專(zhuān)門(mén)場(chǎng)所。它是檔案館（室）的窗口，建立環(huán)境友好、設(shè)施齊全的閱覽室是做好檔案借閱工作的物質(zhì)基礎(chǔ)，也是檔案館（室）展示公眾形象的重要場(chǎng)所。（二）檔案閱覽檔案閱覽是指檔案館（室）根據(jù)利用者的查檔需求，在閱覽室提供相應(yīng)的檔案資料的一項(xiàng)工作，這是檔案館（室）最基本、最常用的一種檔案信息資源開(kāi)發(fā)利用方法。1.查閱條件2.查閱程序3.查閱的有關(guān)規(guī)定（三）檔案外借檔案外借是為滿足某些特殊的利用需求，如機(jī)關(guān)工作必須以檔案原件作為證據(jù)等，檔案館（室）暫時(shí)將檔案借出館室外使用的一種檔案信息資源開(kāi)發(fā)利用方法。（四）檔案證明檔案證明是指依據(jù)檔案的記載出具的憑證性文件。出具檔案證明要以引述或節(jié)錄檔案原文為主要編寫(xiě)方法，保證內(nèi)容的準(zhǔn)確、真實(shí)、客觀。（五）檔案咨詢檔案咨詢是指檔案館、檔案室答復(fù)詢問(wèn)、指導(dǎo)和幫助利用的活動(dòng)。1.檔案咨詢類(lèi)型2.檔案咨詢的步驟（六）檔案利用統(tǒng)計(jì)分析檔案利用統(tǒng)計(jì)分析就是運(yùn)用各種科學(xué)方法，對(duì)經(jīng)過(guò)整理的反映檔案利用情況的統(tǒng)計(jì)資料進(jìn)行周密的分析研究，根據(jù)具體的數(shù)量關(guān)系，探討檔案利用工作的特點(diǎn)，揭示檔案利用工作的發(fā)展規(guī)律和存在的問(wèn)題，提出解決問(wèn)題的辦法，做出科學(xué)的預(yù)測(cè)和結(jié)論。四、檔案開(kāi)放檔案開(kāi)放是檔案館將達(dá)到一定期限、無(wú)需控制使用的檔案向社會(huì)公開(kāi)提供利用的活動(dòng)。（一）檔案開(kāi)放的鑒定和準(zhǔn)備1、組建開(kāi)放鑒定組織。2、確定開(kāi)放鑒定范圍，制定檔案開(kāi)放鑒定方案。3、開(kāi)展開(kāi)放鑒定工作。4、辦理檔案開(kāi)放審批手續(xù)。5、編制開(kāi)放檔案目錄。6、對(duì)重要檔案進(jìn)行復(fù)制。（二）館藏檔案解密和劃分控制范圍1. 館藏檔案的解密2. 劃分控制范圍五、檔案公布檔案公布是指將檔案或檔案的特定內(nèi)容通過(guò)某種形式首次公布于眾。（一）檔案公布的權(quán)限規(guī)定檔案公布是一項(xiàng)嚴(yán)肅的工作，有嚴(yán)格的審批程序和審批權(quán)限。按照檔案的所有權(quán)不同，可劃分為不同的公布權(quán)限。（二）檔案公布的形式第三節(jié) 檔案編研一、檔案編研概述（一）檔案編研的內(nèi)容1.匯編檔案文集，編纂和公布檔案史料。2.編寫(xiě)評(píng)價(jià)和介紹檔案材料的工具書(shū)。3.編寫(xiě)出版檔案參考材料。4.參與編史修志或撰寫(xiě)專(zhuān)著。（二）檔案編研的特點(diǎn)1.研究性。2.思想性。3.政策性。（三）檔案編研工作的新拓展 網(wǎng)絡(luò)編研網(wǎng)絡(luò)編研（即網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的檔案編研工作），是指檔案部門(mén)依托信息網(wǎng)絡(luò)先進(jìn)的存貯、檢索、傳輸技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)編輯技術(shù)，借助計(jì)算機(jī)高效率的信息處理功能，開(kāi)展檔案編研工作，并將檔案編研成果通過(guò)網(wǎng)絡(luò)以電子文獻(xiàn)的形式提供給利用者的一項(xiàng)檔案編研工作。1.借助于計(jì)算機(jī)提供的各種信息處理技術(shù)，可以提高檔案編研過(guò)程中的信息采集和加工水平。2.借助于計(jì)算機(jī)多媒體技術(shù)，可以豐富編研成果的表現(xiàn)形式。3.借助于網(wǎng)絡(luò)傳播媒介，可以提高檔案編研成果傳播的廣泛性和時(shí)效性，更好地發(fā)揮其服務(wù)作用。二、檔案編研的選題（一）選題依據(jù)一般來(lái)說(shuō)，選題必須依據(jù)三個(gè)條件，一是考慮社會(huì)需要，二是依據(jù)檔案文獻(xiàn)基礎(chǔ)，三是編輯力量，三者相輔相成，缺一不可。（二）選題角度1.從反映某一歷史人物活動(dòng)的角度選題。2.從反映某一歷史事件的角度選題。3.從反映某一問(wèn)題的角度選題。4.從反映某一組織機(jī)構(gòu)活動(dòng)的角度選題。5.從反映某一會(huì)議活動(dòng)的角度選題。6.從反映某一重要文種的角度選題。7.從反映某一地區(qū)某一方面內(nèi)容的角度選題。（三）編前研究三、檔案編研的選材（一）選材標(biāo)準(zhǔn)１.材料的真實(shí)性。２.材料的典型性。３.材料的新穎性。4.材料的適用性。5.材料的完整性。（二）選材步驟1.初選。2.復(fù)選。3.定選。四、檔案編研材料的加工（一）加工原則1.存真原則。2.求實(shí)原則。3.慎改原則。4.標(biāo)注原則。5.規(guī)范原則。（二）加工的內(nèi)容和方法1.原文轉(zhuǎn)錄2.格式加工3.點(diǎn)校加工4.擬制或修改標(biāo)題（三）分類(lèi)編排1.體例2.分類(lèi)排列（四）輔文編寫(xiě)1.編輯說(shuō)明2.序言3.目錄4.注釋五、常用檔案編研材料的類(lèi)型及編輯（一）檔案文獻(xiàn)匯編檔案文獻(xiàn)匯編是按照一定的題目對(duì)檔案文獻(xiàn)原文材料收集、挑選、編輯和評(píng)介而編制的一種檔案編研成果。有以下幾種主要類(lèi)型：1．法規(guī)文件匯編2．重要文件匯編3．發(fā)文匯編4．會(huì)議文件匯編5．專(zhuān)題文件匯編（二）檔案參考資料檔案參考資料是檔案部門(mén)根據(jù)一定的題目對(duì)館室藏檔案的有關(guān)內(nèi)容進(jìn)行研究、綜合、加工而編寫(xiě)的一種檔案編研成果。主要可分為：1．大事記2．組織沿革3．專(zhuān)題概要4.會(huì)議簡(jiǎn)介5．基礎(chǔ)數(shù)字匯集6．年鑒第四節(jié) 檔案展覽一、檔案展覽概述檔案展覽是指按一定主題展示檔案的活動(dòng)。（一）檔案展覽的作用檔案展覽目前已成為檔案信息資源開(kāi)發(fā)利用的重要方式，具有十分重要的作用。（二）檔案展覽的形式檔案部門(mén)舉辦的檔案展覽形式有很多，按照展期長(zhǎng)短，可以分為兩種：1．長(zhǎng)期性的檔案展覽。2．臨時(shí)性的檔案展覽。二、檔案展覽的籌辦（一）編寫(xiě)展覽大綱1、展覽選題2、展品收集與選擇3、展覽大綱的撰寫(xiě)要求4、編寫(xiě)展覽說(shuō)明5、編寫(xiě)講解詞（二）布展1、展覽設(shè)計(jì)2、展品制作3、展板、展柜制作4、環(huán)境布置（三）展覽宣傳1．借助媒體宣傳。2．展覽周?chē)h(huán)境宣傳。3．編印發(fā)放展覽宣傳資料。（四）展覽服務(wù)1．講解服務(wù)。2．咨詢服務(wù)。即接待人員口頭解答參觀者在參觀過(guò)程中提出的相關(guān)問(wèn)題，介紹檔案部門(mén)的性質(zhì)、職能、館室藏檔案資料狀況、服務(wù)對(duì)象、利用程序及手續(xù)等，適當(dāng)?shù)?、有針?duì)性地宣傳檔案和檔案工作。3．其他服務(wù)。（五）展覽觀眾的組織與管理1、開(kāi)幕式的組織與管理2、展覽的日常管理第五節(jié) 檔案館社會(huì)服務(wù)功能拓展一、政府信息公開(kāi)查閱場(chǎng)所建設(shè)（一）政府信息公開(kāi)的范圍政府信息是指行政機(jī)關(guān)在履行職責(zé)過(guò)程中制作或者獲取的、以一定形式記錄和保存的信息。屬于政府應(yīng)主動(dòng)公開(kāi)的信息的范圍是：涉及公民、法人或者其他組織切身利益的信息；需要社會(huì)公眾廣泛知曉或者參與的信息；反映行政機(jī)關(guān)機(jī)構(gòu)設(shè)置、職能、辦事程序等情況的信息；其他依據(jù)法律、法規(guī)和國(guó)家有關(guān)規(guī)定主動(dòng)公開(kāi)的信息。（二）檔案館政府信息公開(kāi)查閱場(chǎng)所建設(shè)的要求檔案館政府信息公開(kāi)查閱場(chǎng)所建設(shè)的基本要求是，各級(jí)國(guó)家綜合檔案館應(yīng)設(shè)置政府信息公開(kāi)查閱場(chǎng)所，解決好建立政府信息公開(kāi)查閱場(chǎng)所所需場(chǎng)地、設(shè)施、設(shè)備、經(jīng)費(fèi)和人員等條件，制定政府公開(kāi)信息報(bào)送機(jī)制，督促同級(jí)政府機(jī)關(guān)部門(mén)及時(shí)報(bào)送主動(dòng)公開(kāi)的政府信息，制定政府信息公開(kāi)查閱的各項(xiàng)制度，做好政府信息的收集、整理、編目、保管和利用，積極地為社會(huì)各界和人民群眾提供主動(dòng)公開(kāi)政府信息。（三）檔案館政府信息公開(kāi)查閱場(chǎng)所建設(shè)的內(nèi)容1．條件建設(shè)2．制度建設(shè)3．業(yè)務(wù)建設(shè)二、愛(ài)國(guó)主義教育基地建設(shè)國(guó)家檔案館愛(ài)國(guó)主義教育基地是指經(jīng)各級(jí)黨委、政府或者相關(guān)部門(mén)批準(zhǔn)命名、公開(kāi)掛牌，由國(guó)家檔案館管理，以館藏檔案為主要資源，向社會(huì)開(kāi)展愛(ài)國(guó)主義、革命傳統(tǒng)教育和國(guó)情、省情、市情、區(qū)情、縣情教育及科技文化知識(shí)教育的活動(dòng)場(chǎng)所。（一）內(nèi)容建設(shè)1、基本原則和要求2、活動(dòng)形式（二）制度建設(shè)1、愛(ài)國(guó)主義教育基地組織管理制度。2、展品征集移交制度。3、展品管理制度。4、展廳管理制度。5、展覽審核制度。6、展覽開(kāi)放制度。7、接待講解制度。8、文件歸檔制度。（三）場(chǎng)地建設(shè)1．具有開(kāi)展活動(dòng)所必需的展廳、教室等場(chǎng)所。2．配備必要的設(shè)施設(shè)備。3．有良好的參觀環(huán)境。三、檔案網(wǎng)站建設(shè)（一）檔案網(wǎng)站的概念和功能廣義的檔案網(wǎng)站是指一個(gè)應(yīng)用框架，它將各種檔案應(yīng)用系統(tǒng)和各類(lèi)檔案信息資源集成到一個(gè)信息管理平臺(tái)之上，并以統(tǒng)一的用戶界面提供給用戶，從而建立起檔案部門(mén)面向各類(lèi)用戶的信息通道。狹義的檔案網(wǎng)站，是指基于互聯(lián)網(wǎng)對(duì)檔案信息資源進(jìn)行集成并提供有關(guān)檔案信息服務(wù)的應(yīng)用系統(tǒng)。其基本功能包括以下幾方面：1．檔案信息服務(wù)功能。2．宣傳功能。3．網(wǎng)上辦事功能。4．交流功能。（二）檔案網(wǎng)站建設(shè)的原則1．科學(xué)定位2．專(zhuān)業(yè)特色3．視覺(jué)美化4．方便實(shí)用（三）檔案網(wǎng)站的內(nèi)容設(shè)計(jì)內(nèi)容設(shè)計(jì)是檔案網(wǎng)站整體設(shè)計(jì)的核心部分，是實(shí)現(xiàn)檔案網(wǎng)站功能的關(guān)鍵所在。檔案網(wǎng)站的內(nèi)容設(shè)計(jì)應(yīng)根據(jù)網(wǎng)站需要實(shí)現(xiàn)的基本功能進(jìn)行設(shè)計(jì)，主要反映本單位的基本信息和服務(wù)項(xiàng)目，并進(jìn)行科學(xué)合理的分類(lèi)，確定欄目名稱、結(jié)構(gòu)層次及其排序。第四章 電子文件管理第一節(jié) 電子文件概述一、電子文件的概念電子文件是以數(shù)碼形式記錄于磁帶、磁盤(pán)、光盤(pán)等載體，依賴計(jì)算機(jī)系統(tǒng)閱讀、處理并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳輸?shù)奈募?。二、?gòu)成電子文件的要素電子文件由內(nèi)容信息、背景信息和結(jié)構(gòu)信息三大基本要素構(gòu)成，把握電子文件的構(gòu)成要素對(duì)于理解和管理電子文件十分重要。內(nèi)容信息是電子文件的核心要素，而背景信息和結(jié)構(gòu)信息則是保證電子文件內(nèi)容信息真實(shí)、可靠與可用的重要條件。三、電子文件的特點(diǎn)（一）信息的非人工識(shí)讀性及系統(tǒng)依賴性（二）信息與載體的可分離性（三）信息的流動(dòng)性與不穩(wěn)定性（四）信息存取的不可靠性四、電子文件的種類(lèi)（一）按文件信息格式劃分2.數(shù)據(jù)文件3.圖形文件4.圖像文件5.音頻文件6.視頻文件7.命令文件（二）按文件的功能劃分1.主文件2.支持性文件3.輔助性、工具性文件（三）按文件的生成方式劃分1.數(shù)字化文件2.原始數(shù)字文件（四）按電子文件組成方式劃分1.簡(jiǎn)單文件2.復(fù)合文件3.復(fù)雜文件第二節(jié) 電子文件管理概述一、電子文件管理原則電子文件管理應(yīng)當(dāng)遵循以下原則：（一）全程管理原則（二）前端控制原則（三）真實(shí)性保障原則（四）完整性保障原則（五）可讀性保障原則（六）風(fēng)險(xiǎn)管理原則（七）技術(shù)與管理手段結(jié)合原則二、電子文件管理模式（一）機(jī)構(gòu)內(nèi)部電子文件的管理模式1.電子文件分散式管理2.電子文件集中式管理3.文檔一體化管理（二）檔案館電子文件的管理模式1.集中式保管模式2.分布式保管模式在上述兩種方案的基礎(chǔ)上，有人提出了集中式與分布式結(jié)合的 自由進(jìn)館原則 。三、電子文件管理規(guī)范（一）電子文件管理法規(guī)電子文件法規(guī)由國(guó)家最高權(quán)力機(jī)關(guān)或行政機(jī)關(guān)按照一定的立法程序制定并依靠國(guó)家強(qiáng)制力保證實(shí)施的關(guān)于電子文件及其管理活動(dòng)的行為規(guī)范。1．電子文件相關(guān)的法律問(wèn)題2．電子文件法規(guī)特點(diǎn)（二）電子文件管理標(biāo)準(zhǔn)電子文件管理標(biāo)準(zhǔn)是指按照特定工作程序制定，經(jīng)公認(rèn)的權(quán)威機(jī)構(gòu)批準(zhǔn)的有關(guān)電子文件管理要求、方法與技術(shù)的規(guī)范。電子文件管理相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)可以分為與電子信息管理共用標(biāo)準(zhǔn)、與紙質(zhì)文件檔案管理共用標(biāo)準(zhǔn)、電子文件管理專(zhuān)有標(biāo)準(zhǔn)三大類(lèi)。1.國(guó)外電子文件管理標(biāo)準(zhǔn)2．我國(guó)電子文件管理標(biāo)準(zhǔn)（三）電子文件管理制度電子文件管理制度是指國(guó)家或機(jī)構(gòu)為電子文件管理而制定的包括政策、指南、準(zhǔn)則在內(nèi)的規(guī)范。從內(nèi)容上來(lái)說(shuō)，電子文件管理制度可以分為綜合性制度與專(zhuān)項(xiàng)制度。第三節(jié) 電子文件的管理一、電子文件的收集（一）電子文件收集的原則電子文件采集的范圍可按照國(guó)家關(guān)于文件歸檔范圍的現(xiàn)行規(guī)定執(zhí)行，使有保存價(jià)值的電子文件得以留存。由于電子文件不同于紙質(zhì)文件，在采集時(shí)除考慮文件自身價(jià)值外，還應(yīng)考慮到以下因素，以保證被采集文件的完整性。1．文件的復(fù)雜程度2．文件的管理要求（二）電子文件收集的具體要求1．記錄了重要文件的主要修改過(guò)程和辦理情況，有查考價(jià)值的電子文件及其電子版本的定稿均應(yīng)被保留。2．當(dāng)公務(wù)或其他事務(wù)處理過(guò)程只產(chǎn)生電子文件時(shí)，應(yīng)采取嚴(yán)格的安全措施。3．對(duì)在網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)中處于流轉(zhuǎn)狀態(tài)，暫時(shí)無(wú)法確定其保管責(zé)任的電子文件，應(yīng)采取捕獲措施，集中存儲(chǔ)在符合安全要求的電子文件暫存存儲(chǔ)器中，以防散失。4．不同類(lèi)型電子文件的收集范圍及格式的要求。5．計(jì)算機(jī)系統(tǒng)運(yùn)行和信息處理等過(guò)程中涉及的與電子文件處理有關(guān)的參數(shù)、管理數(shù)據(jù)等應(yīng)與電子文件一同收集。6．定期制作電子文件的備份，并對(duì)電子文件進(jìn)行登記。二、電子文件的鑒定（一）鑒定內(nèi)容電子文件的內(nèi)容鑒定可以借鑒紙質(zhì)文件鑒定的原則、標(biāo)準(zhǔn)與方法，傳統(tǒng)文件保存期限表對(duì)文件保管期限的規(guī)定可以運(yùn)用于電子文件。因此，這里所講的電子文件鑒定內(nèi)容主要針對(duì)技術(shù)鑒定。技術(shù)鑒定是指對(duì)電子文件的各方面技術(shù)狀況進(jìn)行全面的檢查，包括：1.真實(shí)性鑒定2.完整性鑒定3.可讀性鑒定4.無(wú)病毒鑒定5.介質(zhì)狀況檢查（二）鑒定步驟1.確定電子文件保管期限2.對(duì)電子文件鑒定過(guò)程進(jìn)行記錄和監(jiān)控三、電子文件的歸檔（一）歸檔范圍歸檔前鑒定為具有保存價(jià)值的電子文件是歸檔范圍的主體，此外，還要將下列材料納入歸檔范圍：（1）歸檔文件的支持軟件及軟件的文檔、表達(dá)電子文件內(nèi)容的基本格式和有關(guān)元數(shù)據(jù)；（2）與電子文件有聯(lián)系的其他形式重要的文件，與電子文件一同歸檔，有條件的單位可以將這些文件做數(shù)字化處理，作為電子文件歸檔；（3）電子文件歸檔時(shí)某些環(huán)節(jié)的成果（著錄信息、鑒定記錄等）應(yīng)與文件信息一起向檔案部門(mén)移交。特別需要指出的是，目前我國(guó)實(shí)行雙套歸檔制，即規(guī)定電子文件歸檔的同時(shí)，應(yīng)歸檔相同的紙質(zhì)文件。（二）歸檔方式電子文件歸檔方式包括邏輯歸檔和物理歸檔。邏輯歸檔是指在計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)上進(jìn)行，不改變存儲(chǔ)方式和位置而實(shí)現(xiàn)的電子文件向檔案部門(mén)移交的過(guò)程。物理歸檔是把計(jì)算機(jī)及其網(wǎng)絡(luò)上的電子文件集中傳輸至獨(dú)立的或可脫機(jī)保存的載體上，向檔案部門(mén)移交的過(guò)程。（三）歸檔時(shí)間電子文件的歸檔時(shí)間分為實(shí)時(shí)歸檔和定期歸檔兩種?！峨娮游募w檔與管理規(guī)范》指出，邏輯歸檔可實(shí)時(shí)進(jìn)行，物理歸檔應(yīng)按紙質(zhì)文件的規(guī)定定期完成。（四）歸檔具體要求《電子文件歸檔與管理規(guī)范》對(duì)電子文件歸檔做出了具體的規(guī)定。四、電子文件的著錄電子文件著錄指的是通過(guò)獲取、核對(duì)、分析、組織和記錄關(guān)于文件內(nèi)容、結(jié)構(gòu)、背景以及文件系統(tǒng)的信息，準(zhǔn)確描述電子文件的過(guò)程及成果。（一）電子文件著錄的特點(diǎn)電子文件著錄具有以下特點(diǎn)：1.全要素2.全過(guò)程3.綜合性（二）電子文件著錄的實(shí)施一般來(lái)說(shuō)，文件級(jí)以及案卷級(jí)的著錄工作一般應(yīng)由電子文件形成部門(mén)完成，著錄文件與電子文件同時(shí)歸檔。獲取著錄文件的最佳辦法是在文件形成之前便將著錄信息的形成和收集工作納入考慮范圍，真正實(shí)現(xiàn) 前端控制 。（二）元數(shù)據(jù)1.含義元數(shù)據(jù)是指描述電子文件數(shù)據(jù)屬性的數(shù)據(jù)，包括文件的格式、編排結(jié)構(gòu)、硬件和軟件環(huán)境、文件處理軟件、字處理和圖形工具軟件、字符集等數(shù)據(jù)。2．特點(diǎn)元數(shù)據(jù)具有整體性、層級(jí)性、相對(duì)穩(wěn)定性和動(dòng)態(tài)性、鏈接性等特征。3．種類(lèi)及要素4．元數(shù)據(jù)在電子文件管理中的作用5．元數(shù)據(jù)的管理五、 電子文件的處置電子文件的處置就是根據(jù)鑒定結(jié)果對(duì)電子文件所做的處理工作。處置的方式一般有銷(xiāo)毀、在本機(jī)構(gòu)系統(tǒng)內(nèi)長(zhǎng)期保存、向檔案部門(mén)移交三種。（一）電子文件的銷(xiāo)毀電子文件的銷(xiāo)毀是指通過(guò)刪除文件、格式化或破壞載體等方式，使文件不可能再以電子方式重建，其內(nèi)容無(wú)法恢復(fù)與還原。（二）在本機(jī)構(gòu)電子文件保存系統(tǒng)內(nèi)長(zhǎng)期保存反映本機(jī)構(gòu)一般活動(dòng)、具有業(yè)務(wù)憑證價(jià)值、但不具有廣泛的社會(huì)價(jià)值的電子文件可以在本機(jī)構(gòu)的電子文件管理系統(tǒng)中保存。機(jī)構(gòu)應(yīng)該對(duì)這些電子文件進(jìn)行集中存儲(chǔ)，并將備份異地存儲(chǔ)。（三）向檔案部門(mén)移交反映本機(jī)構(gòu)主要職能活動(dòng)和基本情況、對(duì)機(jī)構(gòu)具有業(yè)務(wù)憑證價(jià)值或其他長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值、或?qū)ι鐣?huì)具有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的電子文件，應(yīng)由機(jī)構(gòu)定期向檔案部門(mén)移交。機(jī)構(gòu)向檔案部門(mén)移交文件的過(guò)程就是電子文件歸檔的過(guò)程。六、電子文件的保管電子文件保管指的是依據(jù)管理規(guī)范和運(yùn)用技術(shù)對(duì)電子文件進(jìn)行日常維護(hù)和管理并實(shí)現(xiàn)其長(zhǎng)久保存和利用。（一）電子文件保管的特點(diǎn)與紙質(zhì)文件相比，電子文件保管具有以下特點(diǎn)：1．保管和日常維護(hù)的技術(shù)難度增加2．電子文件管理成本增加3．結(jié)構(gòu)的復(fù)雜性影響文件的真實(shí)性、完整性、系統(tǒng)性4．電子文件的共享性給信息保管帶來(lái)不安全因素5．電子文件原始性確認(rèn)難度較大（二）電子文件的載體保護(hù)電子文件載體使用的是磁性、光學(xué)材料等精密型載體，對(duì)保存環(huán)境提出了很高的要求。電子文件載體保護(hù)可以參照《電子文件歸檔與管理規(guī)范》的要求，磁性載體保護(hù)具體依據(jù)《磁性載體檔案管理與保護(hù)規(guī)范》，光盤(pán)載體保護(hù)具體依據(jù)《電子文件歸檔光盤(pán)技術(shù)要求和應(yīng)用規(guī)范》來(lái)開(kāi)展。（三）電子文件信息保護(hù)1．信息安全防范2．信息加密技術(shù)3．信息認(rèn)證技術(shù)4．防治計(jì)算機(jī)病毒5．信息備份6．網(wǎng)絡(luò)安全（四）電子文件的長(zhǎng)久保存選擇合適的載體、數(shù)據(jù)格式、制定相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)、運(yùn)用元數(shù)據(jù)進(jìn)行管理是實(shí)現(xiàn)電子文件長(zhǎng)久保存的基礎(chǔ)性工作，除此以外還應(yīng)當(dāng)選擇長(zhǎng)久保存的技術(shù)（解決方案），當(dāng)前主要有：1.更新2.仿真3．遷移第五章 檔案信息化建設(shè)第一節(jié) 檔案信息化建設(shè)概述一、檔案信息化建設(shè)的概念和內(nèi)涵陳智為、鄧紹興、劉越男編著的《檔案管理學(xué)》對(duì)檔案信息化建設(shè)的定義表述為：檔案信息化建設(shè)是指應(yīng)用信息技術(shù)生成、管理、開(kāi)發(fā)利用檔案的過(guò)程。從檔案信息化建設(shè)的目標(biāo)和主要任務(wù)看，檔案信息化建設(shè)是指以國(guó)家信息化建設(shè)和檔案事業(yè)發(fā)展的要求為導(dǎo)向，以檔案網(wǎng)絡(luò)建設(shè)為基礎(chǔ)，以檔案信息資源建設(shè)為核心，以擴(kuò)大檔案信息資源開(kāi)發(fā)利用為目標(biāo)，以檔案信息化人才隊(duì)伍為依托，以政策法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范、管理制度等為保障的信息化工作體系。檔案信息化建設(shè)的涵義可從以下四個(gè)方面進(jìn)行理解：（一）檔案信息化建設(shè)是一個(gè)動(dòng)態(tài)的概念。（二）檔案信息化建設(shè)是以信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用為前提。（三）檔案信息化建設(shè)是一個(gè)復(fù)雜的系統(tǒng)工程。（四）檔案信息化建設(shè)的最終目的是加強(qiáng)檔案信息資源的建設(shè)、管理和利用。二、檔案信息化建設(shè)的原則和內(nèi)容（一）檔案信息化建設(shè)的基本原則1.統(tǒng)籌規(guī)劃、分步實(shí)施。2. 統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)、分級(jí)建設(shè)。3.需求導(dǎo)向、注重效益。4.經(jīng)濟(jì)適用、適當(dāng)超前。5.持續(xù)發(fā)展、保障安全。（二）檔案信息化建設(shè)的主要內(nèi)容1.信息化基礎(chǔ)建設(shè)。2.檔案信息資源建設(shè)。3.應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)。4.保障體系建設(shè)。（三）檔案信息化建設(shè)的主要目標(biāo)和重點(diǎn)任務(wù)第二節(jié)檔案信息化基礎(chǔ)建設(shè)一、檔案信息化硬件設(shè)施（一）數(shù)字化加工和存儲(chǔ)設(shè)備數(shù)字化加工設(shè)備主要包括：1. 掃描儀2. 音頻采集和數(shù)字化轉(zhuǎn)換設(shè)備3. 視頻數(shù)字化轉(zhuǎn)換和編輯加工設(shè)備4. 存儲(chǔ)設(shè)備（二）網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的構(gòu)建1. 計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)概述計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)是地理上分散的多臺(tái)獨(dú)立的計(jì)算機(jī)通過(guò)軟硬件設(shè)備互連，以實(shí)現(xiàn)資源共享和信息交換的系統(tǒng)。檔案網(wǎng)絡(luò)環(huán)境建設(shè)主要是構(gòu)建三個(gè)網(wǎng)絡(luò)，即局域網(wǎng)、政務(wù)專(zhuān)網(wǎng)、互聯(lián)網(wǎng)。2．網(wǎng)絡(luò)連接設(shè)備常用的網(wǎng)絡(luò)設(shè)備有網(wǎng)卡、中繼器、網(wǎng)橋、路由器、網(wǎng)關(guān)、調(diào)制解調(diào)器等。3. 服務(wù)器4．網(wǎng)絡(luò)布線二、檔案信息化軟件建設(shè)（一）數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫(kù)是以一定組織形式存儲(chǔ)在一起的相關(guān)數(shù)據(jù)的集合。按照數(shù)據(jù)庫(kù)所采用的不同數(shù)據(jù)模型，可將數(shù)據(jù)庫(kù)劃分為層次型數(shù)據(jù)庫(kù)、網(wǎng)絡(luò)型數(shù)據(jù)庫(kù)、關(guān)系型數(shù)據(jù)庫(kù)和對(duì)象型數(shù)據(jù)庫(kù)等。數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)的主要特點(diǎn)：1. 可實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)共享。2.數(shù)據(jù)的冗余度少。3. 數(shù)據(jù)的獨(dú)立性高。4. 數(shù)據(jù)實(shí)現(xiàn)集中控制。5. 數(shù)據(jù)的一致性和可維護(hù)性。（二）檔案管理系統(tǒng)檔案管理系統(tǒng)是指各機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位和各級(jí)各類(lèi)檔案館用于對(duì)檔案信息和檔案實(shí)體進(jìn)行輔助管理的各種類(lèi)型的計(jì)算機(jī)應(yīng)用軟件系統(tǒng)，又稱檔案管理軟件。1. 檔案管理軟件的基本要求2. 檔案管理軟件的功能要求三、檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范建設(shè)（一）檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的建設(shè)原則1. 符合國(guó)家信息化和檔案管理的有關(guān)方針政策。2. 符合國(guó)情并適合國(guó)家和不同地區(qū)之間的標(biāo)準(zhǔn)銜接。3.優(yōu)先采用國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)。4. 具有綜合性和可操作性。5. 具有導(dǎo)向性。6．區(qū)分不同情況，科學(xué)、有序地制定檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)體系。（二）檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的體系構(gòu)成和主要內(nèi)容1．?dāng)?shù)字檔案資源建設(shè)。2．電子文件的歸檔管理。3．檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。4．檔案信息化應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)。5．?dāng)?shù)字檔案資源的開(kāi)發(fā)利用。6．檔案信息安全。7．其他方面。（三）現(xiàn)有檔案信息化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范介紹近年來(lái)，國(guó)家檔案局和有關(guān)部門(mén)陸續(xù)推出了一批檔案信息化建設(shè)相關(guān)法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范性文件。第三節(jié) 數(shù)字檔案資源建設(shè)一、檔案數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)（一）檔案數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)概述檔案數(shù)據(jù)庫(kù)是按照檔案管理的規(guī)律組織在一起，彼此之間相互獨(dú)立而又相互聯(lián)系的可共享檔案數(shù)據(jù)集合。根據(jù)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的數(shù)據(jù)形式和數(shù)據(jù)類(lèi)型，可分為檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)、檔案全文數(shù)據(jù)庫(kù)和多媒體檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。（二）檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的特點(diǎn)1. 規(guī)律性。2. 共享性。3. 專(zhuān)業(yè)性。4. 多樣性。（三）檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的設(shè)計(jì)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的設(shè)計(jì)過(guò)程可分為五個(gè)步驟，即數(shù)據(jù)庫(kù)需求分析、概念設(shè)計(jì)、邏輯設(shè)計(jì)、物理設(shè)計(jì)和加載測(cè)試。（四）檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的主要應(yīng)用檔案數(shù)據(jù)庫(kù)從利用角度可分為檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)、檔案全文數(shù)據(jù)庫(kù)和多媒體檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，其主要應(yīng)用也可歸納為檔案目錄數(shù)據(jù)服務(wù)、檔案全文數(shù)據(jù)服務(wù)和多媒體檔案數(shù)據(jù)服務(wù)三個(gè)方面。二、傳統(tǒng)載體檔案的數(shù)字化（一）檔案數(shù)字化概述狹義的檔案數(shù)字化，又稱數(shù)字化加工或數(shù)字化轉(zhuǎn)換，是指通過(guò)一定的技術(shù)手段將存儲(chǔ)于傳統(tǒng)載體上的、以模擬形態(tài)存在的檔案信息轉(zhuǎn)化為以數(shù)字形態(tài)存在的、計(jì)算機(jī)可以識(shí)別和處理的信息的過(guò)程。廣義的數(shù)字化，是指通過(guò)一定的技術(shù)手段，將存儲(chǔ)在傳統(tǒng)載體上的、以模擬形態(tài)存在的檔案信息轉(zhuǎn)化為數(shù)字形態(tài)存在的、計(jì)算機(jī)可識(shí)別和處理的信息，并加以存儲(chǔ)、組織、檢索和維護(hù)的過(guò)程。（二）檔案數(shù)字化的基本原則1．價(jià)值性原則。2. 實(shí)用性原則。3. 開(kāi)放性原則。4. 特色性原則。（三）檔案數(shù)字化的基本過(guò)程檔案數(shù)字化的工作流程包括管理流程和業(yè)務(wù)流程兩個(gè)方面，業(yè)務(wù)流程是檔案數(shù)字化工作流程的主體，管理流程是業(yè)務(wù)流程的保障。1. 檔案數(shù)字化的管理流程2. 檔案數(shù)字化的業(yè)務(wù)流程檔案數(shù)字化的一般業(yè)務(wù)流程包括前處理、數(shù)字化加工、信息組織、信息存儲(chǔ)、信息服務(wù)、信息維護(hù)等過(guò)程。3. 檔案數(shù)字化的存儲(chǔ)格式和技術(shù)參數(shù)（四）紙質(zhì)檔案的數(shù)字化。紙質(zhì)檔案數(shù)字化是指采用掃描儀或數(shù)碼相機(jī)等數(shù)碼設(shè)備對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化加工，將其轉(zhuǎn)化為存儲(chǔ)在磁帶、磁盤(pán)、光盤(pán)等載體上并能被計(jì)算機(jī)識(shí)別的數(shù)字圖像或數(shù)字文本的處理過(guò)程。根據(jù)《紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》的規(guī)定，紙質(zhì)檔案數(shù)字化的業(yè)務(wù)流程如下：1.檔案整理。2.檔案掃描。3.圖像處理。4.圖像存儲(chǔ)。5.目錄建庫(kù)。6.數(shù)據(jù)掛接。7.數(shù)據(jù)驗(yàn)收。8.數(shù)據(jù)備份。9.數(shù)字化成果管理。第四節(jié)數(shù)字檔案館建設(shè)一、數(shù)字檔案館建設(shè)概述（一）檔案檔案館的概念數(shù)字檔案館概念有廣義和狹義之分。廣義的數(shù)字檔案館是作為社會(huì)整體性的數(shù)字檔案館群，是一個(gè)有眾多檔案資源群、檔案信息資源處理中心和檔案用戶群構(gòu)成的數(shù)字檔案館群體。狹義的數(shù)字檔案館是指作為個(gè)體的單個(gè)數(shù)字檔案館。（三）數(shù)字檔案館的特點(diǎn)1.管理工作的自動(dòng)化。2.信息資源的數(shù)字化和集成化。3.基礎(chǔ)工作的標(biāo)準(zhǔn)化。4.信息傳輸?shù)木W(wǎng)絡(luò)化。5.利用服務(wù)的主動(dòng)化。6.技術(shù)應(yīng)用的綜合化。二、數(shù)字檔案館建設(shè)的目標(biāo)和要求（一）數(shù)字檔案館建設(shè)的目標(biāo)和原則建設(shè)數(shù)字檔案館的主要目標(biāo)是為數(shù)字檔案的管理、數(shù)字檔案館的運(yùn)作以及傳統(tǒng)檔案的數(shù)字化提出完整的解決方案，通過(guò)開(kāi)發(fā)先進(jìn)適用的應(yīng)用系統(tǒng)，建立相關(guān)的業(yè)務(wù)規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，建設(shè)各類(lèi)數(shù)字檔案資源庫(kù)，實(shí)現(xiàn)區(qū)域檔案信息資源的共建共享。圍繞以上建設(shè)目標(biāo)，數(shù)字檔案館建設(shè)應(yīng)堅(jiān)持以下原則：1. 統(tǒng)籌規(guī)劃。2. 需求導(dǎo)向。3. 手段創(chuàng)新。4. 持續(xù)發(fā)展。（二）數(shù)字檔案館建設(shè)的基本要求1. 以公益性為主。2. 以資源建設(shè)為核心。3. 統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范。4. 開(kāi)放建設(shè)與利益共享。5. 開(kāi)發(fā)與引進(jìn)相結(jié)合。三、數(shù)字檔案館建設(shè)的規(guī)劃和實(shí)施（一）數(shù)字檔案館建設(shè)的組織規(guī)劃數(shù)字檔案館的總體規(guī)劃一般包括以下內(nèi)容：1.總則。2.指導(dǎo)思想和總體目標(biāo)。3.建設(shè)內(nèi)容。4. 工程分期及實(shí)施步驟。5. 工程預(yù)期效果及創(chuàng)新性。（二）數(shù)字檔案館的系統(tǒng)構(gòu)架和運(yùn)作模式從社會(huì)的組織形式看，廣義的數(shù)字檔案館是由一個(gè)個(gè)相對(duì)獨(dú)立的個(gè)體數(shù)字檔案館所組成，其間包括數(shù)字檔案資源的共建協(xié)調(diào)子系統(tǒng)、數(shù)字檔案資源的調(diào)度和共享協(xié)調(diào)子系統(tǒng)、數(shù)字檔案信息資源管理子系統(tǒng)、數(shù)字檔案資源維護(hù)子系統(tǒng)等組成。廣義數(shù)字檔案館的系統(tǒng)構(gòu)架，一般應(yīng)包括以下五個(gè)層次：應(yīng)用界面層、信息服務(wù)層、元數(shù)據(jù)存儲(chǔ)層、異構(gòu)資源集成整合層和分布式資源存儲(chǔ)層。數(shù)字檔案館的功能模塊一般包括業(yè)務(wù)管理子系統(tǒng)、館藏建設(shè)子系統(tǒng)、資源發(fā)布子系統(tǒng)、工作流子系統(tǒng)、元數(shù)據(jù)倉(cāng)儲(chǔ)子系統(tǒng)和檔案存儲(chǔ)子系統(tǒng)等功能模塊。（三）數(shù)字檔案館的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)數(shù)字檔案館的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)包括硬件基礎(chǔ)建設(shè)和網(wǎng)絡(luò)環(huán)境構(gòu)建兩個(gè)方面。（四） 數(shù)字檔案館的信息資源采集和利用1. 數(shù)字檔案館的信息資源采集2. 數(shù)字檔案館的信息資源開(kāi)發(fā)利用（五）建立數(shù)字檔案館的科學(xué)評(píng)價(jià)體系評(píng)價(jià)工作應(yīng)貫穿于數(shù)字檔案館建設(shè)的始終，評(píng)價(jià)體系必須涵蓋數(shù)字檔案館建設(shè)的各個(gè)方面。1. 館藏評(píng)價(jià)。2. 技術(shù)評(píng)價(jià)。3. 服務(wù)評(píng)價(jià)。4. 管理評(píng)價(jià)。5. 效益評(píng)價(jià)。四、數(shù)字檔案館建設(shè)的其他相關(guān)問(wèn)題（一）數(shù)字檔案館建設(shè)的核心技術(shù)1. 數(shù)字化生成技術(shù)。2．智能檢索技術(shù)。3. 中間件技術(shù)和集群技術(shù)。4. 海量數(shù)據(jù)存儲(chǔ)和檢索技術(shù)。5. 異構(gòu)系統(tǒng)的互操作技術(shù)。（二）數(shù)字檔案資源的長(zhǎng)久保存問(wèn)題（三）數(shù)字檔案館的元數(shù)據(jù)編制和分布式資源調(diào)度利用問(wèn)題第五節(jié)檔案信息化保障體系建設(shè)一、檔案信息化建設(shè)規(guī)劃?rùn)n案信息化建設(shè)規(guī)劃包括兩個(gè)層面：宏觀規(guī)劃和微觀規(guī)劃。在制定檔案信息化建設(shè)規(guī)劃的過(guò)程中，堅(jiān)持科學(xué)性和先進(jìn)性、實(shí)用性和可行性、適用性和可擴(kuò)展性的原則，應(yīng)重點(diǎn)應(yīng)把握好以下幾點(diǎn)：1. 制訂檔案信息化建設(shè)規(guī)劃應(yīng)與國(guó)家、地區(qū)、行業(yè)的信息化整體規(guī)劃相銜接。2. 制訂規(guī)劃應(yīng)明確需求，認(rèn)真論證。3. 制訂規(guī)劃應(yīng)因地制宜，正確定位。。4. 制訂規(guī)劃要明確目標(biāo)，科學(xué)分解。二、檔案信息化人才隊(duì)伍建設(shè)（一）加強(qiáng)對(duì)檔案信息化人才隊(duì)伍建設(shè)的組織領(lǐng)導(dǎo)（二）積極開(kāi)展檔案信息化人才的教育培訓(xùn)工作各級(jí)各類(lèi)檔案部門(mén)要適應(yīng)檔案信息化建設(shè)需要，積極創(chuàng)造條件，采取多種途徑對(duì)檔案信息化人才進(jìn)行教育和培訓(xùn)。（三）突出檔案信息化人才隊(duì)伍建設(shè)的重點(diǎn)1. 加強(qiáng)檔案信息化人才骨干隊(duì)伍建設(shè)。2. 加強(qiáng)青年檔案信息化人才的培養(yǎng)。3. 加強(qiáng)檔案信息化管理人才的培養(yǎng)。4. 檔案信息化技術(shù)應(yīng)用型人才的培養(yǎng)。三、檔案信息化建設(shè)社會(huì)服務(wù)體系（一）檔案信息化建設(shè)社會(huì)服務(wù)概述根據(jù)外包業(yè)務(wù)的具體內(nèi)容，可將檔案部門(mén)的信息技術(shù)外包業(yè)務(wù)分為以下三種類(lèi)型：1. 軟件業(yè)務(wù)外包。2. 檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)換、檔案網(wǎng)站建設(shè)或數(shù)字檔案館建設(shè)工程業(yè)務(wù)的部分或全部外包。3. 將信息技術(shù)資產(chǎn)、人員及租賃資產(chǎn)等交由信息技術(shù)供應(yīng)商負(fù)責(zé)管理。（二）檔案信息化建設(shè)社會(huì)服務(wù)中的風(fēng)險(xiǎn)管理1.制定外包項(xiàng)目的科學(xué)管理策略。2. 具備一定的信息技術(shù)能力。3.注重內(nèi)外部門(mén)的協(xié)調(diào)運(yùn)作。四、檔案信息安全保障（一）檔案信息安全概述檔案信息安全可歸納為檔案信息系統(tǒng)安全和檔案信息內(nèi)容安全兩大類(lèi)，其中檔案信息系統(tǒng)安全又可細(xì)分為檔案應(yīng)用系統(tǒng)安全、檔案信息網(wǎng)絡(luò)安全、計(jì)算機(jī)系統(tǒng)安全和檔案信息設(shè)備安全，傳統(tǒng)狹義的檔案信息安全都可以歸類(lèi)為檔案信息系統(tǒng)安全，主要體現(xiàn)在以下五個(gè)方面：1．保密性。2．完整性。3. 可用性。4. 可控性。5. 不可抵賴性。（二）檔案信息安全管理的基本原則1. 規(guī)范原則。2. 預(yù)防原則。3．立足國(guó)內(nèi)的原則。4. 注重實(shí)效原則。5. 均衡防護(hù)原則。6. 分權(quán)制約原則。7. 應(yīng)急原則。8．災(zāi)難恢復(fù)原則。（三）檔案信息安全技術(shù)1. 身份鑒別。2. 訪問(wèn)控制。3. 信息加密。4. 電磁泄露發(fā)射防護(hù)。5. 信息完整性校驗(yàn)。6. 抗抵賴。7. 安全審計(jì)。8. 安全保密性能檢測(cè)。9. 入侵監(jiān)控。10. 邊界防衛(wèi)技術(shù)。11. 安全反應(yīng)技術(shù)。12. 操作系統(tǒng)安全。13. 數(shù)據(jù)庫(kù)安全。14. 其他信息安全技術(shù)。
解放軍文職招聘考試文件簽署問(wèn)題-解放軍文職人員招聘-軍隊(duì)文職考試-紅師教育
發(fā)布時(shí)間：2017-08-23 10:33:301、必須使用法定簽字工具。這件事不能小看。法定的簽字工具這件事馬虎一點(diǎn)就馬虎一點(diǎn)，也不影響什么。我說(shuō)的可能是上綱上線，說(shuō)的嚴(yán)重一點(diǎn)，有可能因此而成為歷史的罪人。為什么呢？領(lǐng)導(dǎo)用鉛筆簽了，你給存了，過(guò)兩年鉛末掉光了，看不見(jiàn)了。我們現(xiàn)在很難斷定哪一個(gè)文件是有重大的歷史文獻(xiàn)，調(diào)查一些事情，結(jié)果由于你管理不嚴(yán)，有歷史文獻(xiàn)價(jià)值的東西就沒(méi)了，這東西是不可以再建的，不可補(bǔ)的。所以這個(gè)事一定要嚴(yán)格。如果領(lǐng)導(dǎo)用不合格的筆簽字，你就給他送簽字筆去，什么話也別說(shuō)，他一定明白。這個(gè)知識(shí)他是有的，可能由于某種原因他忽視了，你給他送筆就是提示他。2、簽署。閱件和變件關(guān)于畫(huà)圈的事，這個(gè)中間也有過(guò)一些討論，如果讓領(lǐng)導(dǎo)都不畫(huà)圈有時(shí)侯可能很難做到，都畫(huà)圈可能會(huì)影響公文的質(zhì)量。國(guó)務(wù)院公文處理辦法對(duì)這個(gè)事就做了一個(gè)規(guī)定。閱件：送閱領(lǐng)導(dǎo)沒(méi)有批示意見(jiàn)的，圈閱表示已閱知。辦件：主批領(lǐng)導(dǎo)不能畫(huà)圈，主批領(lǐng)導(dǎo)不一定是一把手，比如副職是分管外事的，這個(gè)是涉外事項(xiàng)，你就是主批領(lǐng)導(dǎo)。先看了這個(gè)文件以后，建議怎么辦，完了以后送給一把手，一把手畫(huà)圈表示同意你的意見(jiàn)，這個(gè)是可以畫(huà)圈的。說(shuō)一把手畫(huà)圈，過(guò)后找你后賬，說(shuō)畫(huà)圈是畫(huà)圈了，但并沒(méi)有同意，那不行，這是國(guó)務(wù)院公文處理辦法規(guī)定的這個(gè)圈就是視為同意主批領(lǐng)導(dǎo)意見(jiàn)。3、簽發(fā)。領(lǐng)導(dǎo)在簽發(fā)文件或者批閱文件的時(shí)候，還要注意主管和非主管、正職和副職。該你簽發(fā)的你簽發(fā)，不該你簽發(fā)的你是建議通過(guò)。關(guān)于簽署文件形成了一種風(fēng)氣，特別是副職，叫做擬同意。這是不規(guī)范的，你是作為一級(jí)組織，一個(gè)領(lǐng)導(dǎo)，你有你的責(zé)任，你就說(shuō)你同意還是不同意，不同意是什么意見(jiàn)，同意就寫(xiě)同意。擬同意是什么？打算同意，一把手如果不是這意思再改，非常不好的。一把手的意見(jiàn)不是這樣，也可以再改，尊重一把手的意見(jiàn)，也是可以的。弄一個(gè)擬同意叫?；^，這是門(mén)風(fēng)問(wèn)題，不贊成。4、會(huì)簽。過(guò)去沒(méi)有這方面的規(guī)定，有一個(gè)前后順序的問(wèn)題，一般認(rèn)為誰(shuí)主辦這件事誰(shuí)先簽，有個(gè)意見(jiàn)，人家會(huì)同才好簽，結(jié)果因?yàn)檎l(shuí)先簽誰(shuí)后簽的問(wèn)題產(chǎn)生矛盾，公文處理辦法修訂里面就明確下來(lái)了。主辦單位領(lǐng)導(dǎo)簽署意見(jiàn)后送會(huì)簽單位會(huì)簽。
解放軍文職招聘考試歸檔文件的編目-解放軍文職人員招聘-軍隊(duì)文職考試-紅師教育
發(fā)布時(shí)間：2017-11-24 23:08:08歸檔文件的編目一、編制《文書(shū)檔案歸檔文件目錄》：歸檔文件應(yīng)按分類(lèi)方案和室編件號(hào)順序,逐件編制《文書(shū)檔案歸檔文件目錄》。內(nèi)容包括：件號(hào)、責(zé)任者、文號(hào)、題名、日期、頁(yè)數(shù)、備注。二、裝訂《文書(shū)檔案歸檔文件目錄》：歸檔文件目錄應(yīng)單獨(dú)裝訂成冊(cè)并編制封面。1、裝訂目錄：目錄成冊(cè)的方式視文件多少和利用需要而定,可與分類(lèi)方案一致，一個(gè)流水號(hào)一本；也可一種期限一年一本或數(shù)年一本；或三種期限一年合訂一本等等 , 不同流水號(hào)間以口取紙或在表格右上方加注的方式來(lái)區(qū)分或設(shè)總目錄。2、填寫(xiě)封面：內(nèi)容包括：全宗名稱、年度、期限、機(jī)構(gòu)(問(wèn)題)等項(xiàng)目,其中全宗名稱填寫(xiě)立檔單位全稱或規(guī)范化簡(jiǎn)稱 , 其它項(xiàng)目視目錄成冊(cè)方式選擇填寫(xiě)。
