解放軍文職招聘考試公文處理與辦公自動化-解放軍文職人員招聘-軍隊文職考試-紅師教育
發(fā)布時間:2017-08-22 21:33:44辦公自動化(OfficeAutomation,簡稱OA)是將現(xiàn)代化辦公和計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)功能結(jié)合起來的一種新型的辦公方式,是當(dāng)前新技術(shù)革命中一個非?;钴S和具有很強(qiáng)生命力的技術(shù)應(yīng)用領(lǐng)域,是信息化社會的產(chǎn)物。在行政機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位工作中,是采用Internet/Intranet技術(shù),基于工作流的概念,以計算機(jī)為中心,采用一系列現(xiàn)代化的辦公設(shè)備和先進(jìn)的通信技術(shù),廣泛、全面、迅速地收集、整理、加工、存儲和使用信息,使企業(yè)內(nèi)部人員方便快捷地共享信息,高效地協(xié)同工作;改變過去復(fù)雜、低效的手工辦公方式,為科學(xué)管理和決策服務(wù),從而達(dá)到提高行政效率的目的。一個企業(yè)實現(xiàn)辦公自動化的程度也是衡量其實現(xiàn)現(xiàn)代化管理的標(biāo)準(zhǔn)。我國專家在第一次全國辦公自動化規(guī)劃討論會上提出辦公自動化的定義為:利用先進(jìn)的科學(xué)技術(shù),使部分辦公業(yè)務(wù)活動物化于人以外的各種現(xiàn)代化辦公設(shè)備中,由人與技術(shù)設(shè)備構(gòu)成服務(wù)于某種辦公業(yè)務(wù)目的的人一機(jī)信息處理系辦公室自動化是近年隨著計算機(jī)科學(xué)發(fā)展而提出來的新概念。辦公室自動化英文原稱OfficeAutomation,縮寫為OA。辦公室自動化系統(tǒng)一般指實現(xiàn)辦公室內(nèi)事務(wù)性業(yè)務(wù)的自動化,而辦公自動化則包括更廣泛的意義,即包括網(wǎng)絡(luò)化的大規(guī)模信息處理系統(tǒng)。辦公自動化沒有統(tǒng)一的定義,凡是在傳統(tǒng)的辦公室中采用各種新技術(shù)、新機(jī)器、新設(shè)備從事辦公業(yè)務(wù),都屬于辦公自動化的領(lǐng)域。通常辦公室的業(yè)務(wù),主要是進(jìn)行大量文件的處理,起草文件、通知、各種業(yè)務(wù)文本,接受外來文件存檔,查詢本部門文件和外來文件,產(chǎn)生文件復(fù)件等等。所以,采用計算機(jī)文字處理技術(shù)生產(chǎn)各種文檔,存儲各種文檔,采用其它先進(jìn)設(shè)備,如復(fù)印機(jī)、傳真機(jī)等復(fù)制、傳遞文檔,或者采用計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)傳遞文檔,是辦公室自動化的基本特征。辦公室是各行業(yè)工作的領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行決策的場所。領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)做出決策,發(fā)布指示,除了文檔上的往來之外,更深層的工作,實際上是信息的收集、存儲、檢索、處理、分析,從而做出決策,并將決策作為信息傳向下級機(jī)構(gòu)或合作單位,或業(yè)務(wù)關(guān)聯(lián)單位。這些都需要辦公自動化的輔助。人是系統(tǒng)第一因素,即辦公室主要因素是工作人員,包括各種人員,除了傳統(tǒng)辦公室的角色外,現(xiàn)在又要加部分管理設(shè)備的專業(yè)技術(shù)人員,例如,計算機(jī)工程師,其它設(shè)備維護(hù)人員等。技術(shù)設(shè)備,計算機(jī)是另一因素。設(shè)備中有各種機(jī)器,如計算機(jī)、復(fù)印機(jī)、速印機(jī)、電話機(jī)、傳真機(jī)、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備、光盤機(jī)等等,這些設(shè)備統(tǒng)稱為硬設(shè)備,或稱硬件。而各種信息設(shè)備中還需要有管理設(shè)備的軟件,例如,計算機(jī)的操作系統(tǒng)、網(wǎng)絡(luò)操作系統(tǒng)、文字處理軟件、專項工作程序軟件等等,這些將在其它章節(jié)詳述。顯然辦公自動化這一人機(jī)系統(tǒng)人機(jī)缺一不可。而設(shè)備方面,硬件及必要軟件都需齊備。我們也可以認(rèn)為辦公自動化系統(tǒng)是人類處理信息的系統(tǒng),是人類進(jìn)入信息時代后的一種新概念。
解放軍文職招聘考試辦公用品管理辦法-解放軍文職人員招聘-軍隊文職考試-紅師教育
發(fā)布時間:2017-09-25 22:34:291.目的:提高辦公人員的工作效率,減少辦公室的經(jīng)費開支,增加經(jīng)濟(jì)效益。2.職責(zé)/權(quán)限:物業(yè)部:負(fù)責(zé)辦公用品的統(tǒng)一申購、匯總、保管、分發(fā)、報損、盤點等管理。行政人事部:權(quán)限內(nèi)辦公用品申購的批準(zhǔn)。部門負(fù)責(zé)人:部門辦公用品的申請的審核,指導(dǎo)部門員工避免浪費,節(jié)約資源。3.規(guī)定內(nèi)容:3.1 為了統(tǒng)一所有辦公用品的上下限量,控制用品規(guī)格以及節(jié)約經(jīng)費開支,所有辦公用品的購買,都應(yīng)由物業(yè)部統(tǒng)一負(fù)責(zé)。3.2 申購手續(xù):3.6.1 公司統(tǒng)一于每月25日由各部門統(tǒng)一匯總申購下個月部門/個人需使用辦公用品。3.6.2 如平時耗量過大,每周一可補(bǔ)申購一次,其余時間一概不予辦理。3.6.3 各部門須根據(jù)各辦公用品庫存情況以及消耗水平,結(jié)合日常需求量,確定最終申購量。3.6.4 各部門根據(jù)最終申購量填寫《物品申購表》,須清楚寫明品名、規(guī)格、單價、數(shù)量、金額、用途及需用日期等。3.6.5 報經(jīng)相關(guān)權(quán)限人審批。獲批后的《物品申購表》交行政人事部辦公用品管理人員分類匯總采購。3.3 采購:3.6.1 行政人事部嚴(yán)格追蹤到貨時間。3.6.2 行政人事部對到貨用品必須認(rèn)真核對品名、規(guī)格、數(shù)量與質(zhì)量,確保無誤。3.6.3 行政人事部在對方送貨單上簽名后交財務(wù)部核簽,并登記到貨日期、數(shù)量等。3.6.4 行政人事部協(xié)助供應(yīng)商持簽收的送貨單,憑發(fā)票到公司財務(wù)部結(jié)算貨款。如手續(xù)不符,財務(wù)部應(yīng)不予結(jié)款。3.4 用品分發(fā):3.6.1 辦公用品不得重復(fù)領(lǐng)取,物業(yè)部統(tǒng)一建立《辦公用品部門領(lǐng)用登記表》和《辦公用品個人領(lǐng)用登記表》。3.6.2 部門/個人領(lǐng)用物品均須登錄領(lǐng)用登記表。部門用品需由部門負(fù)責(zé)人簽收,個人用品由本人簽收。3.6.3 重復(fù)領(lǐng)用物品(包括有殘余部分的一次性損耗品如雙面膠)必須以舊換新。3.6.4 負(fù)責(zé)辦公用品發(fā)放的部門負(fù)責(zé)人員應(yīng)每次認(rèn)真填寫《辦公用品申購受理與發(fā)放登記表》詳細(xì)記錄,作為發(fā)放與盤點依據(jù)。3.5 庫存用品保管:3.6.1 所有入庫的辦公用品,都必須一一填寫臺賬,做好進(jìn)出控管記錄,建立基本庫存標(biāo)準(zhǔn)。3.6.2 辦公用品管理人員必須清楚掌握辦公用品庫存情況,單品小于基本庫存時須進(jìn)行申購。3.6.3 庫存品切實履行先進(jìn)先出原則。3.6.4 經(jīng)常整理與清掃用品倉庫,必要時要實行防蟲防鼠等保全措施。3.6 辦公用品盤存:3.6.1 辦公用品每月25日盤點庫存。盤點工作由行政人事部負(fù)責(zé)。3.6.2 盤點工作務(wù)必做到賬物一致,如果不一致必須查出原因,然后調(diào)整賬目,使兩者一致。物品遺失由負(fù)責(zé)辦公用品管理人員照價賠償。3.7 價值在100元以上的辦公用品發(fā)生故障,須報行政人事部聯(lián)系進(jìn)行維修。3.8 離職回收:3.8.1 員工調(diào)職/離職時需按《辦公用品個人領(lǐng)用登記表》記錄做好物品交接,交回物品經(jīng)查損壞的按原價賠償,未交回物品按原價賠償。3.8.2 部門負(fù)責(zé)人調(diào)職/離職時需按照《辦公用品部門領(lǐng)用登記表》、《辦公用品個人領(lǐng)用登記表》記錄做好物品交接,交回物品經(jīng)查損壞的按原價的扣款,未交回物品按原價扣款。
解放軍文職招聘考試辦公區(qū)域管理規(guī)定-解放軍文職人員招聘-軍隊文職考試-紅師教育
發(fā)布時間:2017-09-25 22:30:381.目的:規(guī)范辦公室的工作秩序,營造良好的辦公環(huán)境,以提高辦公質(zhì)量與效率。2.職責(zé)/權(quán)限:行政人事部:負(fù)責(zé)辦公室的整體日常監(jiān)管與處理突發(fā)事件;辦公室人員及財產(chǎn)安全的監(jiān)管。其他部門負(fù)責(zé)人:所屬辦公室日常事務(wù)的管理,協(xié)助處理各種異常情況。3.工作要求:辦公室職員工作紀(jì)律:1. 辦公室人員須保持儀容儀表整潔,一律按規(guī)定穿工衣(周六除外)。2. 文明禮貌待人,嚴(yán)禁大聲喧嘩。3. 室溫25℃以上方可以開啟空調(diào),溫度調(diào)節(jié)不得低于18℃(含)以下。4. 保持個人辦公臺面整潔。5. 做好日常清潔維護(hù),不可隨地吐痰,垃圾、紙屑丟入紙簍內(nèi)。6. 原則上辦公室內(nèi)嚴(yán)禁吸煙,需要吸煙請到吸煙區(qū)。7. 非客戶接洽、會議召開、集體討論,任何人不得私自占用會議室與洽談室。8. 在使用公共場所(會議室、洽淡室、閱覽室、培訓(xùn)室等)完畢后,使用人員應(yīng)當(dāng)恢復(fù)原狀并做好清潔整理工作。9. 除工作需要外,辦公室人員不準(zhǔn)利用公司電腦上網(wǎng)。10. 接打電話應(yīng)言簡意賅、長話短說,嚴(yán)禁在電話中刻意閑聊,更不允許在辦公室接打私人電話。11. 上班時間嚴(yán)禁聚眾閑聊或影響、妨礙他人工作,有必要進(jìn)行集體討論時,在洽談室或會議室內(nèi)進(jìn)行。12. 公司內(nèi)部集會與會議,除特殊情況(需提前向會議主持人請假)外,皆須準(zhǔn)時參加。13. 前臺(前臺文員/前臺保安員)要負(fù)責(zé)整個前臺區(qū)、入門大廳的管理。前臺禁止無關(guān)人員閑坐。14. 下午17:30 18:00,部門須將當(dāng)晚加班名單提交行政人事部,行政人事部核準(zhǔn)后交前臺保安。15. 下班前,辦公室人員須各自整理好工作臺面。最后下班人員要關(guān)閉水、燈、空調(diào)、電腦、傳真機(jī)、復(fù)印機(jī)、門窗等。16. 上班時間,公司內(nèi)部通用性語言為普通話,除業(yè)務(wù)上來往之外,一律不講其他方言。辦公室職員著裝要求:1. 為樹立和保持公司良好的社會形象,實現(xiàn)規(guī)范化管理,本公司職員應(yīng)按要求著裝(周一至五著工裝)。2. 辦公室職員上班時間要保持儀容儀表整潔、大方、得體。3. 頭發(fā)梳理須整齊。男職員頭發(fā)不過耳,不得留長胡須,保持面部清潔;女職員上班提倡化淡妝。4. 各部門負(fù)責(zé)人應(yīng)認(rèn)真配合,督促屬下職員共同遵照執(zhí)行。4.具體日常工作管理:復(fù)印管理――1. 有復(fù)印機(jī)部門安排專人負(fù)責(zé)復(fù)印機(jī)的維護(hù)與保養(yǎng),任何人必須聽從安排,不得有故意損壞機(jī)器的行為。2. 復(fù)印機(jī)發(fā)生故障應(yīng)立即關(guān)機(jī),行政人事部須做好標(biāo)識注明,并第一時間通知維修公司前來維修,待復(fù)印機(jī)完全修好后方可作業(yè)。3. 行政人事部人員應(yīng)擔(dān)保復(fù)印紙張供應(yīng)及碳粉補(bǔ)充以使復(fù)印工作得以順利進(jìn)行。4. 節(jié)約用紙,復(fù)印完后,注意保持復(fù)印區(qū)域整潔。5. 各部門復(fù)印用紙由行政人事部統(tǒng)一申購,復(fù)印時行政人事部要監(jiān)督復(fù)印人員節(jié)約。6. 非公司人員嚴(yán)禁私自使用本公司復(fù)印機(jī),禁止幫非公司人員復(fù)印文件資料。7. 行政人事部人員上下班時應(yīng)檢查復(fù)印機(jī)的開關(guān)情況。電話管理――1. 公司電話是公司與外界、內(nèi)部部門之間交流信息、聯(lián)絡(luò)工作的重要工具。原則上不得打私人電話,特殊情況需用電話要經(jīng)部門負(fù)責(zé)人同意后方可使用。2. 正常工作聯(lián)絡(luò)應(yīng)長話短說,提高效率。通話時間應(yīng)控制在3分鐘以內(nèi),特殊情況不超過5分鐘。3. 公司對長途電話進(jìn)行嚴(yán)格控管,一般分機(jī)電話只可拔打市話。4. 電話鈴響3聲內(nèi)就要接聽電話,且使用文明禮貌語言。5. 接聽電話須認(rèn)真仔細(xì)聽取對方講述的內(nèi)容,必要時可禮貌要求對方重復(fù),重要事項要做出書面記錄,并及時知會相關(guān)人員。管理人員手機(jī)使用管理――1. 對于公司已給予電話費補(bǔ)助的管理人員(包括特殊職位人員),其手機(jī)必須24小時開機(jī)。2. 管理人員休假時,其手機(jī)也必須正常開機(jī);跨區(qū)域無網(wǎng)絡(luò)的,須公布備用號碼。3. 管理人員不應(yīng)頻繁更換手機(jī)號碼,如因特殊原因需更換號碼的,須將新號碼及時通知行政人事部更新后公布。4. 管理人員手機(jī)必須保持有話費,不足時應(yīng)及時繳費或充值。5. 行政人事部須不定時抽查開機(jī)情況,嚴(yán)禁出現(xiàn)停機(jī)或關(guān)機(jī)情況。6. 一個月出現(xiàn)三次停機(jī)或關(guān)機(jī)現(xiàn)象,對工作造成影響的,酌情取消相關(guān)管理人員該月話費補(bǔ)助。7. 參加會議或培訓(xùn)時,手機(jī)一律關(guān)機(jī)或調(diào)為振動,中途需要接打電話須向會議主持或培訓(xùn)講師舉手請假,同意后方可外出接打電話。8. 手機(jī)補(bǔ)助話費按公司規(guī)定的職級標(biāo)準(zhǔn)發(fā)放,根據(jù)職級、工作性質(zhì)的變動而調(diào)整。辦公室職員接待訪客技能與禮儀――1. 前臺負(fù)責(zé)回答訪客的詢問,了解來訪目的,協(xié)助作好訪客登記,通知相關(guān)部門人員到前臺接待。2. 部門會議及訪客接待由部門文員跟進(jìn),公司例會接待由行政人事部負(fù)責(zé)跟進(jìn)。3. 訪客接待基本技能:既要機(jī)敏,又要有禮貌。要殷勤懇切,只要訪客一走進(jìn)辦公室或辦公桌前,就該面帶笑容地打招呼。要替事先不曾約定的訪客著想,仔細(xì)傾聽這種沒預(yù)約的訪客解釋他的來意與理由。如果不能安排當(dāng)時會見,就表示遺撼,并為他安排以后會見。按順序請訪客進(jìn)去,可按事先安排次序或以到達(dá)先后為次序。要做好訪客登記,記上時間、名字、職務(wù)、來訪目的和業(yè)務(wù)關(guān)系,以及通訊地址等。4. 訪客接待基本禮儀:4.1客人來訪時,應(yīng)立刻從椅子上站起來,并禮貌性招呼一聲 您好 ,當(dāng)對方遞過名片來時,應(yīng)用雙手接過來,并念出對方的姓名和公司名稱。4.2引導(dǎo)訪客到上司辦公室或會客室時,在離位前應(yīng)先把桌上的文件資料合起并放好,避免讓人看到或遺失。4.3在走廊、樓梯陪同訪客行走時,要配合訪客步調(diào),在訪客右側(cè)前一公尺處引導(dǎo)。在轉(zhuǎn)彎或上樓梯前應(yīng)先有所指示動作,讓訪客明白所往去處。4.4在到達(dá)目的地前,要指明 就在這里 ,在打開門之前要先敲門。如果門向外開,應(yīng)用手按住門,讓訪客先行進(jìn)入并指引落座;如果門向內(nèi)開,應(yīng)先進(jìn)入,按住門后再請訪客入內(nèi)。4.5進(jìn)入室內(nèi)后,應(yīng)請客人坐上位(離入口較遠(yuǎn)處),并說 請坐,稍候 。退出會客室時,應(yīng)以正面倒走方式退出,并關(guān)上門,掛上 訪客中 字樣的牌。4.6面談時,應(yīng)當(dāng)在適當(dāng)?shù)臅r候端飲料(茶、咖啡、奶茶),飲料應(yīng)放在盤中端出并放在訪客正面的桌面上,并做出請用的手式。面談時間過長,應(yīng)當(dāng)在適當(dāng)時間入內(nèi)添加茶水;面談結(jié)束后,應(yīng)將訪客的物品交給對方,若發(fā)現(xiàn)訪客離開后有遺忘之物,應(yīng)馬上上報處理。4.7辦公室人員在訪客走后,要對會客室進(jìn)行整理,處理善后事務(wù)。為了避免新訪客到來久等,整理工作要利落、敏捷。如距下一位訪客來臨有一段時間,應(yīng)先開窗通風(fēng)。煙缸里如有前一位訪客的煙蒂,應(yīng)馬上清除??傊?,無論在何時,或處于何種狀態(tài),辦公室人員都應(yīng)以最快捷的速度迎接訪客。