軍隊文職人員的檔案_檔案的起源與沿革

永久保管的會計檔案有哪些？

永久保管的會計檔案有哪些？減小字體增大字體永久保管的會計檔案有哪些？

答：（1）年度財務會計報告；

（2）資本金、股金及股權(quán)明細；

（3）掛失申請書、登記簿及補發(fā)憑單收據(jù)；

（4）會計檔案保管及銷毀清冊；

（5）存、貸款開銷戶記錄；

（6）機構(gòu)變動交接清冊；

（7）有權(quán)機關(guān)查詢、凍結(jié)及扣劃書；

（8）賬銷案存記錄；

（9）聯(lián)社認為應永久保管的其他會計資料。

解放軍文職招聘考試檔案發(fā)揮作用的規(guī)律性-解放軍文職人員招聘-軍隊文職考試-紅師教育

發(fā)布時間：2017-10-02 10:35:07檔案發(fā)揮作用的規(guī)律性1 、檔案對機關(guān)的作用和社會作用的雙重性2、 檔案機密性的遞減律3、 檔案科學文化作用的遞增律4 、實現(xiàn)檔案價值的條件A、受社會發(fā)展水平的限制B 、受公眾對檔案認識水平的限制C 、受檔案管理水平的限制第六節(jié) 國家檔案全宗國家檔案全宗是指國家所有的全部檔案的總和。按時期結(jié)合性質(zhì)，它可以分類如下：先以1949年10月1日為界，分為建國前檔案和建國后檔案，建國前檔案按政治性質(zhì)分為革命政權(quán)檔案和舊政權(quán)檔案。革命政權(quán)檔案，又稱為 革命歷史檔案 ，是指 五四 運動至建國期間中國共產(chǎn)黨領導的新民主主義革命的檔案，舊政權(quán)檔案是指國民黨政府、偽滿政權(quán)、北洋政府以及歷朝歷代封建制政權(quán)、奴隸制政權(quán)的檔案。第二章 檔案工作概論第一節(jié) 檔案工作內(nèi)容和性質(zhì)一、檔案工作的內(nèi)容檔案工作的內(nèi)容有廣義和狹義兩種解釋。1、廣義上說，是指檔案事業(yè)所包括的檔案館工作、檔案室工作、檔案事業(yè)管理工作、檔案教育、檔案科學研究和出版工作等。2、狹義上說，是指檔案室和檔案館所從事檔案業(yè)務工作，即用科學原則和方法管理檔案，為黨和國家各項事業(yè)服務的工作。二、檔案業(yè)務工作內(nèi)容檔案業(yè)務工作內(nèi)容有六環(huán)節(jié)之說和八環(huán)節(jié)之說。1、六環(huán)節(jié)之說檔案業(yè)務工作內(nèi)容可分為：收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計、提供利用。其中前五環(huán)節(jié)為基礎工作，后一環(huán)節(jié)為提供利用的工作。2、檔案業(yè)務工作的劃分不是絕對的，隨著檔案工作的發(fā)展而發(fā)生變化，檢索和編研成為獨立的工作內(nèi)容，把它們加上去，六個環(huán)節(jié)就變成八個環(huán)節(jié)。三、檔案工作的性質(zhì)1、 檔案工作是一項管理性的工作A、檔案工作是專門負責管理檔案的一項業(yè)務工作B 、是某種管理工作的組成部分C、是專門管理檔案的科學性工作2、是一項服務性的工作3、是一項政治性的工作除此之外，還有 條件性、科學性 等提法。檔案工作的基本原則1996年9月5日公布的《中華人民共和國檔案法》規(guī)定：檔案工作實行統(tǒng)一領導、分級管理的原則，維護檔案完整與完全，便于社會各方面的利用。這便是檔案工作的基本內(nèi)容。舊書上采用的是1950年4月16日國務院頒布的《關(guān)于加強國家檔案工作的決定》中規(guī)定：檔案工作的基本原則是 集中統(tǒng)一地管理國家檔案，維護檔案的完整與安全，便于國家各項工作的利用 。我們采用比較新的提法。它由三個部分組成：統(tǒng)一領導、分級管理維護檔案的完整與安全便于社會各方面的利用_一、統(tǒng)一領導、分級管理1、所謂統(tǒng)一領導，就是對全國檔案工作實行全面規(guī)劃和統(tǒng)籌安排，制定統(tǒng)一檔案法規(guī)和業(yè)務標準，提出統(tǒng)一的方針政策，實行統(tǒng)一的指導、監(jiān)督和檢查。2、所謂分級管理，是指全國檔案工作由各級檔案事業(yè)管理機關(guān)分層負責地進行管理。各地方檔案事業(yè)管理機關(guān)，要按照國家有關(guān)檔案工作，統(tǒng)一規(guī)定和要求，結(jié)合本地區(qū)情況，制定本地區(qū)的檔案工作規(guī)劃、制度和辦法，指導、監(jiān)督和檢查本地區(qū)檔案工作。3、所謂分專業(yè)管理，是指中央和地方專業(yè)主管機關(guān)，可按照國家關(guān)于檔案工作統(tǒng)一規(guī)定和要求，結(jié)合本專業(yè)系統(tǒng)情況，制定本專業(yè)的檔案工作規(guī)劃、制度和辦法，指導、監(jiān)督和檢查本系統(tǒng)各單位的檔案工作。4、實行黨政檔案和黨政檔案工作統(tǒng)一管理,關(guān)于黨政檔案統(tǒng)一管理，這是中國檔案工作的特點，全世界僅此一家。前蘇聯(lián)也是黨政檔案分開管理。1959年以前，我國的檔案工作也是黨政檔案分開管理，后來才高度集中在一起。其內(nèi)容是：a、一個機關(guān)黨政、工、團檔案，由機關(guān)檔案室集中管理；b、各級黨政機關(guān)形成具有長遠保存價值的檔案由中央檔案館和地方綜合性檔案館集中管理；c、黨的系統(tǒng)、政府系統(tǒng)的檔案工作，由檔案事業(yè)管理機關(guān)統(tǒng)一進行指導、監(jiān)督和檢查。黨政檔案工作統(tǒng)一管理的優(yōu)點是：黨政檔案都是在貫徹黨的路線、方針、政策中產(chǎn)生的，有著密切的聯(lián)系，統(tǒng)一管理便于利用，黨和政府的檔案工作在管理原則、制度和方法上沒有多大差別，統(tǒng)一管理，力量集中，指導統(tǒng)一，黨政檔案工作統(tǒng)一設置機構(gòu)，符合精簡原則。二、維護檔案的完整與安全這是檔案管理最起碼的基本要求。只有保證檔案的完整與安全，才能為檔案工作提供必要的物質(zhì)基礎。維護檔案的完整，有兩方面的含義：完整包括：1、從數(shù)量上，要保證檔案的齊全，保證應該集中和實際保存的檔案不致殘缺短少。2、另一方面，從質(zhì)量上，也就是從系統(tǒng)性方面要維護檔案的有機聯(lián)系，不能人為地割裂分散，或者零散的堆砌。安全包括：1、力求檔案本身不受損壞，質(zhì)量延長檔案壽命，即保證檔案管理物質(zhì)安全。2、要保護檔案免遭有意破壞，檔案機密不被盜竊，不失密，即保證檔案管理的政治安全。三、便于社會各方面對檔案的利用----根本目的。1、 便于社會各方面對檔案的利用，體現(xiàn)著檔案工作的服務性質(zhì)。檔案工作必須不斷地提高服務效率和服務質(zhì)量，為檔案利用者盡可能地創(chuàng)造方便條件；2、便于社會各方面對檔案的利用，是檔案工作系統(tǒng)的總目標。全部檔案管理活動的最終目的，都表現(xiàn)在提供檔案信息為各項社會實踐服務這個集中點上。作為一個系統(tǒng)，它的目的性必須明確。3、便于社會各方面對檔案的利用，是檔案工作各業(yè)務環(huán)節(jié)的出發(fā)點，支配著檔案工作的全過程。檔案的收集、整理、鑒定、保管、編目等各項工作，都應以便于利用著眼，不能脫離系統(tǒng)總目標。4、便于社會各方面對檔案的利用，是檢驗檔案工作效果的主要標準。檔案工作做得是否有成效，最主要的要看它是否能為國家和社會作出貢獻，能否創(chuàng)造社會效益和經(jīng)濟效益。我國檔案工作基本原則的三個組成部分，是辯證統(tǒng)一的關(guān)系。A、統(tǒng)一領導、分級管理是核心，沒有統(tǒng)一領導、分級管理就不能維護檔案的安全與完整和全社會各方面的利用；B、離開維護檔案的完整與安全和便于社會各方面的利用，統(tǒng)一領導、分級管理就失去了它的意義。我國檔案工作基本原則把復雜的檔案工作現(xiàn)象，高度概括為三句話，文字簡明，但內(nèi)涵豐富，揭示了檔案工作的客觀規(guī)律。它不僅對指導我國檔案工作實踐具有重要意義，對檔案工作理論與實踐的發(fā)展有很大的貢獻。

解放軍文職招聘考試 第一節(jié)　檔案的起源與沿革-解放軍文職人員招聘-軍隊文職考試-紅師教育

發(fā)布時間：2017-05-22 19:47:06第一章檔案概論第一節(jié) 檔案的起源與沿革一、檔案的起源關(guān)于檔案的起源，主要有以下四種觀點：第一種觀點認為：在國家誕生以后，產(chǎn)生了文字，用文字記錄國家的各種事務，就形成了檔案。第二種觀點認為：在原始社會末期產(chǎn)生了原始的文字，國家產(chǎn)生后，用文字記錄國家的各種事務，形成了檔案。第三種觀點認為：在原始社會末期產(chǎn)生了原始的文字，原始部落用這種文字記錄各項事務，就形成了比較原始的檔案。國家形成后，形成了比較有條理的檔案。第四種觀點認為：原始社會的結(jié)繩、刻契，就是原始的檔案，文字、國家形成后，形成了比較有條理的檔案。1、2條又稱為階級社會產(chǎn)物論，又稱為文字、國家條件說。3、4條又稱為原始社會產(chǎn)物說。二、檔案的沿革檔案的沿革可以從以下分析：1、載體沿革檔案按載體可分為：甲骨檔案、金石檔案、簡牘檔案、縑帛檔案 、紙質(zhì)檔案、聲像檔案、電子檔案等。2、名稱的沿革A、 檔案 在商代稱為 冊 ；周代稱為 中 ；秦漢稱為 典籍 ；魏晉以后稱 文書 、 文案 ；唐、宋以來稱 文卷 、 案卷 、 案牘B、 檔案 一詞，一般認為初見于清代。a、順治十八年（1661年）的官府文書中，有 檔案 一詞的使用，即 查得順治十四年四月臣部題定檔案 。b、康熙十九年（1680年） 起居注 ： 上問馬哈喇之父與叔父皆歿于陣，部中無檔案。c、楊賓《柳邊紀略》(成書于1707年，康熙四十六年)說： 邊外文字，多書于木，往來傳遞者曰牌子，以削木若牌故也；存貯年久者曰檔案，曰檔子，以積累多貫皮條掛壁若檔故也。然今文之書于紙者，亦呼為牌子、檔子矣。檔，在《康熙字典》中解釋為：橫木框檔。案，在《說文解字》中解釋為：幾屬。由此引伸，把處理一個事件的有關(guān)文書作為一案。3、英文archive[`a:kaiv]，n.文件、記錄、檔案，相當于中文 檔案 一詞。復數(shù)archives[`a:kaivz], n.公文保管處、檔案處、公文。第二節(jié) 檔案的定義列寧: 定義可能有許多，因為對象有許多方面。下定義最常用的方法是： 屬 加 種差 。采用這種方法，可以給檔案下一個定義：檔案是機關(guān)、組織和個人在社會活動中形成的，作為歷史記錄保存起來以備查考的，文字、圖像、聲音及其它各種方式和載體的文件。也可簡便表述為：檔案是人們在社會活動中形成的保存起來以備查考的文件。除了這種表述外，還可以表述為：國家機構(gòu)、社會組織和個人在社會活動中形成的，保存?zhèn)洳榈奈淖?、圖像、聲音及其他各種形式的原始記錄。為了簡便起見，也可表述為：原始的歷史記錄。另外再介紹《檔案法》上的定義?！吨腥A人民共和國檔案法》于1987年9月5日第六屆全國人民代表大會常務委員會第二十二次會議通過，1996年7月5日第八屆全國人民代表大會常務委員會第二十次會議修正。第一章 總則 第二條 本法所稱的檔案，是指過去和現(xiàn)在的國家機構(gòu)、社會組織以及個人從事政治、軍事、經(jīng)濟、科學、技術(shù)、文化、宗教等活動直接形成的對國家和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。這幾種定義，在基本思想上是相同的，只不過表述方法不同而已。第一種定義是把 文件 作檔案所屬，第二種定義是把 原始記錄 (歷史記錄)作為檔案的所屬，這個原始記錄指的就是國內(nèi)外常用的較為廣義的文件。所謂廣義的文件，它不僅指常規(guī)的機關(guān)文書，也包括技術(shù)文件、文藝手稿以及其它各種文件材料。第三節(jié) 檔案定義的涵義一、檔案來源從形成者看來源，有三類：機構(gòu) 、組織、個人。中 國大陸以前不承認個人擁有檔案合法性，不重視個人檔案，因此許多個人保存的檔案，沒有集中到一個檔案館保管，相應地削弱了有些檔案的利用價值。而國外有些 國家則不同，一些檔案管理機構(gòu)承認個人擁有檔案，并鼓勵個人把檔案存入管理機構(gòu)，而管理機構(gòu)只起一種代為保管的作用。但是1996年公布的《中華人民共和國檔案法》規(guī)定檔案有三種所有形式：國家所有、集體所有、個人所有。二、檔案形成檔案是由文書轉(zhuǎn)化而來的。轉(zhuǎn)化條件有三：（一）辦理完畢的文件才能成為檔案所謂辦理完畢是相對而言的，主要是指完成了文書處理程序，不能理解為一切文件都要把文件中所說的事情全部辦完，才算辦理完畢。情況有以下三種：1、文件內(nèi)容要求馬上辦理完畢，并且已經(jīng)辦理完畢。2、文件內(nèi)容要求長期執(zhí)行（辦理），但只要完成了文書處理程序也算一種，如國家的法律、條約、契約、合同、經(jīng)濟遠景規(guī)劃等，只要經(jīng)過簽收、傳閱、研究討論和貫徹執(zhí)行也算辦理完畢。3、不需要具體辦理，只需完成文書處理程序就算辦理完畢從這個角度來看，可以說 文件是檔案的前身，檔案是文件的歸宿 。（二）具有一定查考利用價值的文件，才能成為檔案。從這個角度來看，可以說 文件是檔案的基礎，檔案是文件的精華 。（三）按照一定的規(guī)律保存起來的文件，才能最后成為檔案從這個角度來看，可以說 文件是檔案的因素，檔案是文件的組合。三、檔案的形式：檔案信息的記注方式很多，載體也多種多樣。從檔案的載體上來看，有甲骨、金石、紙張、膠片、磁帶、磁盤、光盤等。表達方式基本有三種：文字、圖像、聲音；從記錄方法來看，有手寫、刀刻、印刷、攝影、錄音、錄像等。從文件名稱上看，古代有詔、誥、題本、奏折、牌等，近代有令、布告、咨、呈。現(xiàn)代有計劃、報告、請示、批復、會議記錄等。從類型上說，有文書檔案、科技檔案、專門檔案。四、檔案內(nèi)容：檔案內(nèi)容反映了人們各種社會活動，即檔案內(nèi)容上的特征是：1、十分豐富，無所不包一個國家的全部檔案記載著國家的誕生和發(fā)展，政治、經(jīng)濟、軍事、文化等各種各樣的內(nèi)容；一個機關(guān)的檔案記載著機關(guān)開展工作和生產(chǎn)活動的信息。從古到今的檔案，數(shù)量浩如煙海，上至天文、下至地理、中至人事，無所不包。2、原始性檔案是歷史的原始記錄，或說是原始的歷史記錄，這是檔案的本質(zhì)屬性。檔案不是人們有意識編寫、加工的，而是為完成某項工作自然地形成的。對于后人來說，它是第一手的資料。因此，檔案具有很大的憑證作用。原始性和真實性的區(qū)別：從整體上看，檔案是比較可*的歷史記錄，但具體到每一份文件，大多數(shù)是真實的，部分檔案并非如此，主要有兩種情況：一是形成上不真實，是假造、偽造的檔案；二是檔案內(nèi)容失真，形成是真實的，但其內(nèi)容不真實；因此，我們應該辯證地看待這個問題。一方面我們不能百分之百地不加鑒定、不加分析地相信檔案的真實和可*性，但也不能懷疑一切。應當看到絕大部分的檔案是真實的、可*的，有部分檔案是假造的、不真實的，但這些也有保存價值，不能隨意銷毀、涂改。第四節(jié) 檔案與相關(guān)事物的比較一、檔案與圖書的比較1、不同方面A、檔案并非是有意識地編寫的、杜撰的，圖書是作者為了某種目的，有意識地撰寫的B、數(shù)量不同。檔案往往是原稿原件，一般只保存幾件或一件（孤本），失而不可復得，同一種圖書往往印刷成千上萬冊。C、作用不同。檔案是歷史的原始記錄（并非全是真實記錄），絕大多數(shù)檔案具有信證作用，同時在社會生活各個方面都產(chǎn)生重要作用，圖書一般沒有法律信證作用，在許多方面不如檔案作用重要，圖書的作用是傳播知識。D、保密性不同。少部分檔案含有一定的機密，不能向社會隨意開放（但并不排斥向某些人開放）；圖書基本上是公開發(fā)行，不需要保密。（但并不排斥有些 內(nèi)部交流 之類）。E、形式不同。檔案以單份和卷宗的形式為主，并且手寫體較多，而圖書主要是一本本裝訂完好的，印刷體占絕大多數(shù)。2、 相似之處A、兩者目前都以文字記錄為主B、都記載了人類社會的知識，都包含了一定的信息量，都是屬于信息資源的范疇。C、在一定條件下，兩者可以互相轉(zhuǎn)化，互相彌補。（如利用一些檔案資料寫成圖書，由于種種原因，原檔案不見了，就可用所寫的圖書代為檔案）。二、檔案與情報的比較1、情報的本質(zhì)屬性是：A、情報的根本屬性之一是知識。B、有一定利用價值的知識才具有情報價值。C、情報是知識運動的過程之一，即情報是傳遞著的知識。2、兩者的比較情報比檔案的內(nèi)涵豐富，涉及的范圍更廣；另一方面，它始終處于傳遞過程，是一種無形的東西，它的外在形式有圖書、資料、檔案等多種文獻。三、檔案與文物的比較文物是留存下來的具有歷史、藝術(shù)、科學價值的遺物。大多數(shù)文物和檔案屬于兩種不同的事物，如古文化遺址、建筑、工藝品、墓葬、圖書資料等，都是文物。有部分文物是重要的歷史檔案，如歷代手稿，部分石刻、 簡牘、甲骨文、契約、古代書信等，這些事物就具有雙重性，部分文物和檔案具有交*性。這些東西，明清以前的一般都保存在文博部門四、檔案和文獻的比較文獻的范圍相當廣，人類歷史留下的圖書、檔案、資料等都稱為文獻，檔案是文獻其中一部分或一種文獻，因此說 檔案文獻 是可以的。五、檔案與資料的比較資料一般具有參考性質(zhì)，起著推廣經(jīng)驗、傳播知識，提供某些信息的作用。與檔案有關(guān)的資料在沒有檔案原件的情況下，就更有參考作用。保存與館藏有關(guān)的資料，可以輔助檔案提供作用，補充檔案的不足，還可以為檔案館工作人員的政治、文化、業(yè)務的學習和工作提供參考資料。第五節(jié) 檔案的作用一、檔案的基本作用秦末，劉邦軍隊入咸陽，蕭何取秦之典籍，這些典籍對治理關(guān)中起到非常重要的作用。明內(nèi)閣大學士邱濬說檔案的作用: 今世賴之以知古，后世賴之以知今者也 。郭沫若同志在1960年寫下《題贈檔案館》一詩，盛贊檔案作用之的重要。前事不忘后事師，自來墳典萃先知。猶龍柱下窺藏史，呼鳳輿前聽誦詩。國步何由探軌跡，民情從以識端倪。上林春訊人間滿，剪出紅梅花萬枝。總之，檔案的作用可概括為：憑證作用和參考作用。檔案具有憑證作用，中國人常說： 空口無憑，立字為據(jù) 、 口為空，字為宗 。1981年3月，最高人民法院審判林彪、江青反革命集團主犯時，先后出示和宣讀檔案、信件、日記、筆記、講話記錄、錄音等書證和物證共651次。江青等人先是抵賴，但在證據(jù)面前，不得不供認犯罪事實。檔案具有參考作用，檔案被稱為 未摻水的史料 。波蘭起義者繳獲康斯坦丁大公在華沙的一批外交檔案，恩格斯認為它是揭露沙皇政府力圖分裂和統(tǒng)治西歐各國的那些陰謀的歷史的主要資料之一，至少是最可*的資料。二、檔案的主要作用1 、機關(guān)工作的查考憑據(jù)檔案記錄了各種機關(guān)、單位過去活動的狀況，其中包括行使行政職權(quán)的法律依據(jù)，處理行政事務的過程與結(jié)果以及管理活動的經(jīng)驗，它是任何一人政府、任何一個機關(guān)單位連續(xù)工作必須查考的憑據(jù)。自古以來，如《周禮》中即不乏執(zhí)掌王命典法令則， 以考政事 ， 以逆邦國都鄙官府之治 之類的記載。《現(xiàn)代檔案――原則與技術(shù)》認為檔案 是一個政府藉以完成其工作的基本行政工具 。 我們黨和國家歷來強調(diào)辦事要實事求是，各種機關(guān)單位為了有效地實行管理，必須切實地掌握材料。檔案可以為黨、政、軍等機關(guān)、企事業(yè)等單位的領導工作和業(yè)務 管理，提供證據(jù)和咨詢資料，借以熟悉情況、總結(jié)經(jīng)驗、制訂計劃、進行決策、處理各種問題。否則，只*記憶處理工作則有時無以為憑，或往往有失準確，對間隔 日久的事務難免被人遺忘。例如，許多機關(guān)在建立和健全工作制度、進行改革、落實各項政策和制訂規(guī)則等各種活動中，大量地查考了檔案，順利地推動了工作。有的地方檔案散失， 無案可查 ，則給工作造成許多困難。事實證明，大至制定黨和國家的方針政策，小至處理機關(guān)單位的具體事務，檔案乃是行政管理的一種工具，充分發(fā)揮檔案的作用有助于克服官僚主義，提高工作效率。2、生產(chǎn)建設的參考依據(jù)檔 案中記載了各種生產(chǎn)活動的情況、成果、經(jīng)驗和教訓。從自然資源、生產(chǎn)手段到生產(chǎn)過程以及計劃管理和生產(chǎn)技術(shù)等各方面的信息，可以作為工農(nóng)業(yè)生產(chǎn)和經(jīng)濟管理 的科學依據(jù)和參考材料。當今日益增多的科學技術(shù)檔案，更是進行現(xiàn)代化生產(chǎn)管理和科學技術(shù)管理的重要條件。但是，無論普通檔案，還是科學技術(shù)等專門檔案，總 的來說，都在不同程度上和不同的方面反映了經(jīng)濟活動的情況，都能為以經(jīng)濟建設為中心的現(xiàn)代化建設提供咨詢研究、統(tǒng)計監(jiān)督的情報信息，對制訂經(jīng)濟計劃，檢查 和總結(jié)生產(chǎn)情況，推廣先進生產(chǎn)技術(shù)和管理經(jīng)驗以及防止災害等等，都是重要的參考材料。比 如，有的地方為了切實規(guī)劃和組織農(nóng)業(yè)生產(chǎn)，查閱了幾十年作物種植面積、單產(chǎn)、總產(chǎn)、水利設施、生產(chǎn)建設、氣象雨量、管理措施、災情記錄，綜合分析研究，制 訂了適合地區(qū)特點、揚長避短、發(fā)揮地區(qū)優(yōu)勢的生產(chǎn)計劃，促進了大幅度的增產(chǎn)。有些地方，查閱歷年檔案，匯總分析，找出了本地區(qū)發(fā)生水旱冰雹災害的規(guī)律和防 止經(jīng)驗，據(jù)此采取相應措施，防止或減輕了災害，從而促進了生產(chǎn)，獲得了豐收。與此相反，有些地方因為沒有檔案可考，或 有案不查 ，以致生產(chǎn)計劃不當、管理混亂、重復勞動、返工浪費、甚至發(fā)生事故，給國家和人民造成很多損失。大量的實踐證明，充分利用有關(guān)的檔案，對加強經(jīng)濟管理，促進生產(chǎn)力發(fā)展，提高經(jīng)濟效益，具有直接的作用。3、政治斗爭的必要工具檔案中記載了社會、階級、經(jīng)濟、政治、法律等各方面的狀況，這些原始材料，歷來都成為階級統(tǒng)治和進行各種政治斗爭的工具。在奴隸制和封建社會中，統(tǒng)治階級把檔案看作 插入鞘中的劍 ，君主的 護衛(wèi) 。民國時期的檔案學著作中，也不斷載有檔案乃 政治之工具 方面的論述。我國現(xiàn)存的大量檔案，記有國內(nèi)外敵對勢力在中國所進行的許多罪惡活動以及中國人民進行革命斗爭的情況和有關(guān)的歷史事實。我們黨和國家，一向重視利用檔案，把它作為從事政治斗爭的可*根據(jù)和銳利武器。全國人民在粉碎林彪、 四人幫 幫 派體系的斗爭中，有關(guān)機關(guān)從檔案里查取了充分的材料，揭露他們反革命的歷史面貌和各種陰謀活動。同時，通過檔案也查證了許多同志的歷史情況，澄清了有關(guān)事 實，糾正了冤、假、錯案。在國際斗爭中，檔案也是維護我國主權(quán)、同霸權(quán)主義進行斗爭的一種有力工具。今后，政治斗爭還將在一定范圍內(nèi)長期存在，仍須正確發(fā) 揮檔案的政治作用。4、科學研究的可*資料無 論是自然科學，還是社會科學、思維科學的研究，都必須詳細地占有材料，才能據(jù)以潛心鉆研，探索事物發(fā)展的規(guī)律。檔案可以從兩方面為科學研究提供豐富的歷史 資料：一方面，專門進行科學研究的原始記錄，可供現(xiàn)實的研究工作直接借鑒；另一方面，從記錄的廣泛事實和經(jīng)驗中，為各項研究活動提供大量的實驗、觀察和理 論概括的基礎材料。所以，檔案是科學研究的必要條件。1956年，周恩來同志在《關(guān)于知識分子問題的報告》中指出： 為了實現(xiàn)向科學進軍的計劃，我們必須為發(fā)展科學準備一切必要的條件。在這里，具有首要意義的是要使科學家得到必要的圖書、檔案資料、技術(shù)資料和其他工作條件。 我 國水利、氣象、地震等方面取得的某些科研成果，也是利用幾百年來大量有關(guān)檔案材料經(jīng)過分析研究的結(jié)果。馬克思在撰寫《資本論》巨著的過程中，曾大量收集、 研究和利用過工廠視察員報告、皇家鐵道委員會記錄、證詞以及其他各種文件中有關(guān)工作勞動、童工、工資、生活、居住條件等大批原始的檔案材料，進行了創(chuàng)造性 的理論概括和闡發(fā)。所以人們常常比喻說，它是從事科學研究不可缺少的 食糧 。5、宣傳教育的生動素材檔案所以成為宣傳教育的生動素材，因為它以歷史性、直觀性和原始性等而見長。請看下面聲像檔案，你有何感想？6、 檔案能夠以其內(nèi)容、涵義和外形特征如實地說明歷史上的某些事實，作為證實國家、集體和個人正當利益的書面文件。因為檔案在反映社會各種具體活動的同時，也 反映了當事者應有的合法權(quán)益，其中包括立法性質(zhì)的文件，證明文件和相互交往的各種材料。例如法律、法規(guī)、協(xié)議、合同、名單、記錄、報告與批件、書信、賬 本、單據(jù)、存根等等，這些原始材料有的規(guī)定了各種社會關(guān)系、經(jīng)濟關(guān)系和政治關(guān)系的組成，有的記載了有關(guān)事件的過程，各方面承擔的權(quán)利和義務以及當事人具有 的資歷、待遇和榮譽。在這些方面發(fā)生疑問、爭執(zhí)或糾紛時，檔案最能有力地說明權(quán)益的歸屬，成為權(quán)威性的法律證書，并有一定的物證作用。長期以來，為了證實 國家、機關(guān)單位和個人的合法權(quán)益，檔案發(fā)揮了廣泛的作用。許多單位和個人以檔案為證據(jù)，解決了債務、產(chǎn)權(quán)和著作權(quán)等各種糾紛，證實了個人的學歷、經(jīng)歷以及 工資、福利待遇方面的諸多問題。三、檔案發(fā)揮作用的規(guī)律性1 、檔案對機關(guān)的作用和社會作用的雙重性2、 檔案機密性的遞減律3、 檔案科學文化作用的遞增律4 、實現(xiàn)檔案價值的條件A、受社會發(fā)展水平的限制B 、受公眾對檔案認識水平的限制C 、受檔案管理水平的限制第六節(jié) 國家檔案全宗國家檔案全宗是指國家所有的全部檔案的總和。按時期結(jié)合性質(zhì)，它可以分類如下：先以1949年10月1日為界，分為建國前檔案和建國后檔案，建國前檔案按政治性質(zhì)分為革命政權(quán)檔案和舊政權(quán)檔案。革命政權(quán)檔案，又稱為 革命歷史檔案 ，是指 五四 運動至建國期間中國共產(chǎn)黨領導的新民主主義革命的檔案，舊政權(quán)檔案是指國民黨政府、偽滿政權(quán)、北洋政府以及歷朝歷代封建制政權(quán)、奴隸制政權(quán)的檔案。第一節(jié) 檔案工作內(nèi)容和性質(zhì)一、檔案工作的內(nèi)容檔案工作的內(nèi)容有廣義和狹義兩種解釋。1、廣義上說，是指檔案事業(yè)所包括的檔案館工作、檔案室工作、檔案事業(yè)管理工作、檔案教育、檔案科學研究和出版工作等。2、狹義上說，是指檔案室和檔案館所從事檔案業(yè)務工作，即用科學原則和方法管理檔案，為黨和國家各項事業(yè)服務的工作。二、檔案業(yè)務工作內(nèi)容檔案業(yè)務工作內(nèi)容有六環(huán)節(jié)之說和八環(huán)節(jié)之說。1、六環(huán)節(jié)之說檔案業(yè)務工作內(nèi)容可分為：收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計、提供利用。其中前五環(huán)節(jié)為基礎工作，后一環(huán)節(jié)為提供利用的工作。2、檔案業(yè)務工作的劃分不是絕對的，隨著檔案工作的發(fā)展而發(fā)生變化，檢索和編研成為獨立的工作內(nèi)容，把它們加上去，六個環(huán)節(jié)就變成八個環(huán)節(jié)。三、檔案工作的性質(zhì)1、 檔案工作是一項管理性的工作A、檔案工作是專門負責管理檔案的一項業(yè)務工作B 、是某種管理工作的組成部分C、是專門管理檔案的科學性工作2、是一項服務性的工作3、是一項政治性的工作除此之外，還有 條件性、科學性 等提法。?檔案工作的基本原則1996年9月5日公布的《中華人民共和國檔案法》規(guī)定：檔案工作實行統(tǒng)一領導、分級管理的原則，維護檔案完整與完全，便于社會各方面的利用。這便是檔案工作的基本內(nèi)容。舊書上采用的是1950年4月16日國務院頒布的《關(guān)于加強國家檔案工作的決定》中規(guī)定：檔案工作的基本原則是 集中統(tǒng)一地管理國家檔案，維護檔案的完整與安全，便于國家各項工作的利用 。我們采用比較新的提法。它由三個部分組成：統(tǒng)一領導、分級管理維護檔案的完整與安全便于社會各方面的利用_一、統(tǒng)一領導、分級管理1、所謂統(tǒng)一領導，就是對全國檔案工作實行全面規(guī)劃和統(tǒng)籌安排，制定統(tǒng)一檔案法規(guī)和業(yè)務標準，提出統(tǒng)一的方針政策，實行統(tǒng)一的指導、監(jiān)督和檢查。2、所謂分級管理，是指全國檔案工作由各級檔案事業(yè)管理機關(guān)分層負責地進行管理。各地方檔案事業(yè)管理機關(guān)，要按照國家有關(guān)檔案工作，統(tǒng)一規(guī)定和要求，結(jié)合本地區(qū)情況，制定本地區(qū)的檔案工作規(guī)劃、制度和辦法，指導、監(jiān)督和檢查本地區(qū)檔案工作。3、所謂分專業(yè)管理，是指中央和地方專業(yè)主管機關(guān)，可按照國家關(guān)于檔案工作統(tǒng)一規(guī)定和要求，結(jié)合本專業(yè)系統(tǒng)情況，制定本專業(yè)的檔案工作規(guī)劃、制度和辦法，指導、監(jiān)督和檢查本系統(tǒng)各單位的檔案工作。4、實行黨政檔案和黨政檔案工作統(tǒng)一管理,關(guān)于黨政檔案統(tǒng)一管理，這是中國檔案工作的特點，全世界僅此一家。前蘇聯(lián)也是黨政檔案分開管理。1959年以前，我國的檔案工作也是黨政檔案分開管理，后來才高度集中在一起。其內(nèi)容是：a、一個機關(guān)黨政、工、團檔案，由機關(guān)檔案室集中管理；b、各級黨政機關(guān)形成具有長遠保存價值的檔案由中央檔案館和地方綜合性檔案館集中管理；c、黨的系統(tǒng)、政府系統(tǒng)的檔案工作，由檔案事業(yè)管理機關(guān)統(tǒng)一進行指導、監(jiān)督和檢查。黨政檔案工作統(tǒng)一管理的優(yōu)點是：黨政檔案都是在貫徹黨的路線、方針、政策中產(chǎn)生的，有著密切的聯(lián)系，統(tǒng)一管理便于利用，黨和政府的檔案工作在管理原則、制度和方法上沒有多大差別，統(tǒng)一管理，力量集中，指導統(tǒng)一，黨政檔案工作統(tǒng)一設置機構(gòu)，符合精簡原則。二、維護檔案的完整與安全這是檔案管理最起碼的基本要求。只有保證檔案的完整與安全，才能為檔案工作提供必要的物質(zhì)基礎。維護檔案的完整，有兩方面的含義：完整包括：1、從數(shù)量上，要保證檔案的齊全，保證應該集中和實際保存的檔案不致殘缺短少。2、另一方面，從質(zhì)量上，也就是從系統(tǒng)性方面要維護檔案的有機聯(lián)系，不能人為地割裂分散，或者零散的堆砌。安全包括：1、力求檔案本身不受損壞，質(zhì)量延長檔案壽命，即保證檔案管理物質(zhì)安全。2、要保護檔案免遭有意破壞，檔案機密不被盜竊，不失密，即保證檔案管理的政治安全。三、便于社會各方面對檔案的利用----根本目的。1、 便于社會各方面對檔案的利用，體現(xiàn)著檔案工作的服務性質(zhì)。檔案工作必須不斷地提高服務效率和服務質(zhì)量，為檔案利用者盡可能地創(chuàng)造方便條件；2、便于社會各方面對檔案的利用，是檔案工作系統(tǒng)的總目標。全部檔案管理活動的最終目的，都表現(xiàn)在提供檔案信息為各項社會實踐服務這個集中點上。作為一個系統(tǒng)，它的目的性必須明確。3、便于社會各方面對檔案的利用，是檔案工作各業(yè)務環(huán)節(jié)的出發(fā)點，支配著檔案工作的全過程。檔案的收集、整理、鑒定、保管、編目等各項工作，都應以便于利用著眼，不能脫離系統(tǒng)總目標。4、便于社會各方面對檔案的利用，是檢驗檔案工作效果的主要標準。檔案工作做得是否有成效，最主要的要看它是否能為國家和社會作出貢獻，能否創(chuàng)造社會效益和經(jīng)濟效益。我國檔案工作基本原則的三個組成部分，是辯證統(tǒng)一的關(guān)系。A、統(tǒng)一領導、分級管理是核心，沒有統(tǒng)一領導、分級管理就不能維護檔案的安全與完整和全社會各方面的利用；B、離開維護檔案的完整與安全和便于社會各方面的利用，統(tǒng)一領導、分級管理就失去了它的意義。我國檔案工作基本原則把復雜的檔案工作現(xiàn)象，高度概括為三句話，文字簡明，但內(nèi)涵豐富，揭示了檔案工作的客觀規(guī)律。它不僅對指導我國檔案工作實踐具有重要意義，對檔案工作理論與實踐的發(fā)展有很大的貢獻。第三節(jié) 檔案機構(gòu)一、檔案室與機關(guān)檔案工作１、關(guān)于機關(guān)檔案工作的性質(zhì)，歷來有不同提法。第一個提法：機關(guān)檔案室是機關(guān)秘書部門性質(zhì)的一種輔助機構(gòu)，機關(guān)檔案室工作一般是機關(guān)秘書工作的一部分。另一種的提法：機關(guān)檔案工作是一項機要工作或?qū)ｉT工作。第三種提法：A、是整個機關(guān)的組成部分，屬于機關(guān)管理和研究咨詢性質(zhì)的專業(yè)輔助機構(gòu)。B、黨、政、軍等機關(guān)單位的檔案室，又是機關(guān)的機要部門之一，具有機要部門性質(zhì)。C、從全國檔案工作來說，檔案室又是國家檔案工作組織體系中最普遍、最大量、最基層的業(yè)務機構(gòu)。第四種提法：A、檔案室是機關(guān)、團體、企業(yè)、事業(yè)單位統(tǒng)一管理本單位檔案的內(nèi)部機構(gòu)，主要為本單位工作、生產(chǎn)和科研服務。B、檔案室又是國家檔案事業(yè)組織體系基層組織，是檔案館工作的基礎。檔案室的上述雙重性質(zhì)，支配著檔案室的整個工作活動。２、基本任務（1）對機關(guān)和各部門形成的各種文件材料的收集、整理、立卷和歸檔工作進行指導和監(jiān)督。（機關(guān)檔案室不直接參加立卷工作，而由文書部門進行，同時也有根據(jù)具體情況而具體分析的。）（2）集中統(tǒng)一管理機關(guān)各種門類和載體的檔案，積極提供利用，為機關(guān)各項工作服務。（3）在統(tǒng)一領導、分級管理的原則下，各專業(yè)主管機關(guān)或所屬單位和對本專業(yè)的檔案工作進行監(jiān)督和指導。a、傳達和貫徹有關(guān)檔案工作的方針、政策、法規(guī)和國家行政管理部門和規(guī)定、辦法等。b、制定本機關(guān)、本系統(tǒng)和所屬單位檔案工作管理辦法等。c、對本專業(yè)體系所屬單位和本單位的檔案人員進行專業(yè)培訓。（4）按規(guī)定向檔案館移交應該進館的檔案。（5）辦理領導交辦的其他有關(guān)的檔案業(yè)務工作。3、檔案室的類型（1）機關(guān)檔案室，也稱為普通檔案室、文書檔案室。（2）科技檔案室（3）音像檔案室（4）人事檔案室（5）綜合檔案室（6）聯(lián)合檔案室，有些類似于檔案服務中心、文件中心。二、檔案館（一）檔案館的性質(zhì)根據(jù)《檔案法》和有關(guān)文件的規(guī)定，檔案館屬于黨和國家的科學文化事業(yè)機構(gòu)，是永久保管檔案的基地，是科學研究和各方面工作利用檔案史料的中心。我國多數(shù)檔案館是統(tǒng)一保管黨和政府機關(guān)檔案的管理部門，所以它既是黨的機構(gòu)，又是國家機構(gòu)。檔案館所保存的檔案，有些是有機密性的。檔案館又具有機要性。（二）檔案館的基本職責和具體任務檔案館的基本職責是：集中統(tǒng)一地管理黨和國家需要長遠保管的檔案和史料，維護歷史的真實面貌，為現(xiàn)實的社會主義現(xiàn)代化建設和歷史的長遠需要服務。檔案館的具體任務，主要有三個方面：1、接收和征集本級各機關(guān)、團體及其所屬單位具有長期和永久保存價值的檔案以及有關(guān)資料，科學地管理；2、通過多種方式，積極開展檔案資料的利用工作；3、參與編修史志工作。（三）檔案館的種類1、按地區(qū)可分為：A、中央級檔案館，如：中央檔案館、中國第一歷史檔案館、中國第二歷史檔案館、中國電影資料館等；B、地方檔案館，又有?。ㄗ灾螀^(qū)、直轄市）、地區(qū)（市、自治州）、縣級檔案館，如：北京市檔案館、新疆維吾爾自治區(qū)檔案館、柳州地區(qū)檔案館、桂林市檔案館、呼瑪縣檔案館。2、按專業(yè)可分為：A、綜合性檔案館，如中央檔案館、四川省檔案館等。B、專業(yè)檔案館，如中國人民解放軍檔案館、中國照片檔案館、各地城市建設檔案館等。3、按地區(qū)結(jié)合專業(yè)可分為：中央級綜合檔案館（如：中央檔案館）、中央級專業(yè)檔案（如：中國照片檔案館）、地方綜合性檔案館（如：天津市檔案館）、地方專業(yè)性檔案館（如：包頭市城市建設檔案館）。三、檔案行政管理機構(gòu)1、檔案行政管理機構(gòu)的性質(zhì)是黨和國家指導和管理檔案工作的行政部門。既是黨的機構(gòu)，也是政府機構(gòu)。2、檔案行政管理機構(gòu)的基本任務為：A、制定方針、法規(guī)性文件、規(guī)章制度。B、對檔案工作進行指導、監(jiān)督和檢查。C、制定發(fā)展規(guī)劃，籌建檔案館。D、提出鑒定檔案的原則和標準，研究和審查保存價值、保管期限等方面的問題，監(jiān)督銷毀。E、組織并指導理論和技術(shù)研究，提出方案。F、召開會議，研究問題，交流經(jīng)驗。G、發(fā)展檔案專業(yè)教育，評定職稱。H、組織檔案的利用工作I、黨和國家領導機關(guān)交辦的有關(guān)檔案工作的其它事宜。四、檔案機構(gòu)之間的關(guān)系各級檔案機構(gòu)之間的關(guān)系是：上級檔案行政管理機構(gòu)，對下級檔案行政管理機構(gòu)具有業(yè)務指導和監(jiān)督的關(guān)系；檔案行政管理機構(gòu)，對檔案館和檔案室等檔案業(yè)務機構(gòu)具有業(yè)務指導和監(jiān)督關(guān)系；機關(guān)檔案室和檔案館之間，具有檔案交接關(guān)系；各級檔案館（室）之間，均無隸屬關(guān)系，但有一定的協(xié)作關(guān)系。第一節(jié) 收集工作概述一、收集工作的內(nèi)容和意義（一）收集工作的內(nèi)容有1、檔案室對本單位需要歸檔的檔案的接收。2、檔案館對所轄區(qū)域內(nèi)現(xiàn)行機關(guān)和撤銷單位的具有永久、長期保存價值的檔案的接收。3、對歷史檔案的接收和征集工作。（二）收集工作的意義是1、、收集工作是檔案部門積累檔案的手段，它為檔案工作提供了物質(zhì)對象。因此它是檔案工作的起點及第一個環(huán)節(jié)。2、收集工作是檔案集中統(tǒng)一管理的重要內(nèi)容和一項首要的具體措施。3、收集工作質(zhì)量的高低直接影響到檔案的整理、鑒定和利用等工作。4、收集工作是檔案部門和社會各方面發(fā)生聯(lián)系的重要環(huán)節(jié)之一，因此它要求的政策性強，工作方法靈活多樣。二、應該注意的問題１、豐富館（室）藏，（１）我國檔案的平均值是相當少的從 國外比較來看，我國檔案數(shù)量是很少的，原因在于：很多機關(guān)保留有數(shù)量龐大的檔案，沒有歸檔或沒有向檔案館移交，另外，很多二級單位的檔案長期沒有歸宿，有 些檔案館的館藏結(jié)構(gòu)不合理，非常單一。（注意過去文書檔案和關(guān)于方針政策方面的檔案，忽略了收集各種專業(yè)檔案及歷史檔案)（２）豐富館藏的方法a、擴大收集范圍，檔案館不僅要接收一級單位的檔案，同時還應接收二級單位的檔案，如縣檔案館就應注意接收鄉(xiāng)級檔案，還應接收一些有代表性的生產(chǎn)村、生產(chǎn)組的檔案。b、注意接收機關(guān)的全部檔案，既要接收文書檔案，又要接收科技的、專門的檔案，既要接收有關(guān)黨組的檔案，又要接收人事、保衛(wèi)、財會和其他一些專門檔案。館藏結(jié)構(gòu)要全面、齊全。c、加強個人檔案的收集個 人檔案與人事檔案有區(qū)別又有聯(lián)系，檔案的個人所有權(quán)已經(jīng)被確認，從人事檔案看，對省級以上的干部的收集有一些工作。但總體來說重視不夠，人事檔案只局限于 高、中級干部的檔案，而對于學者、名人的檔案則沒有意識地接收。應重視個人檔案的接收，如民間的驗方，本單位著名人物的書信、手稿等。d 、要注意接收和檔案有關(guān)的資料，包括叢刊、舊著、文物、其他一些實物（主要指印章、錦旗、錦標、證件、樣品、標本等）。２、收集工作必須抓住重點：重點應是：反映本機關(guān)主要職能活動和基本歷史面貌的檔案。這類檔案不是以上級來文為主。如會議紀錄、總結(jié)報告等。一定要避免只保存上級來件而不保存本機關(guān)文件。要注意保存收集原稿原件。３、推行入館檔案的標準化1987年底頒發(fā)了文書檔案案卷格式標準，對于卡片、案卷目錄、卷皮都有具體規(guī)定。４、保持全宗和全宗群的不可分散性全宗群這個概念只在檔案館使用：檔案館經(jīng)過挑選。按性質(zhì)不同，把全宗分成若干全宗群進行管理。５、要注意處理局部與整體、當前和長遠的關(guān)系檔 案的保存時間應較準確，時間過長，有害于檔案的保護。按規(guī)定，省級以上的機關(guān)應將永久保管的檔案在本機關(guān)保存２０年左右，省轄市、州、盟和縣級以下的機關(guān) 應將永久保存和長期保存的檔案在本機關(guān)保存１０年左右，連同案卷目錄一式三份和有關(guān)的檢索工具、參考資料一并向有關(guān)的檔案館移交。第二節(jié) 檔案室的收集工作一、歸檔制度1、歸檔制度把檔案向檔案室移交，稱為歸檔。在我國歸檔成為一種制度，稱為歸檔制度。2、歸檔時間第二年六月份以前。也可靈活處理。3、歸檔范圍：《機關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》于2006年12月18日公布，在這一文件中有詳細規(guī)定。各單位可根據(jù)這一文件精神，結(jié)合本單位實際情況，制定本單位的文件材料歸檔與不歸檔的范圍。該歸檔范圍規(guī)定如下：第一條為便于各級黨政機關(guān)和人民團體（以下統(tǒng)稱機關(guān)）正確界定文件材料歸檔范圍，準確劃分檔案保管期限，使所保存的檔案既能反映機關(guān)主要職能活動情況，維護其歷史面貌，又便于保管和利用，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國檔案法實施辦法》，制定本規(guī)定。第二條本規(guī)定中的機關(guān)文件材料是指機關(guān)在其工作活動過程中形成的各種門類和載體的歷史記錄。第三條機關(guān)文件材料歸檔范圍是：（一）反映本機關(guān)主要職能活動和基本歷史面貌的，對本機關(guān)工作、國家建設和歷史研究具有利用價值的文件材料；（二）機關(guān)工作活動中形成的在維護國家、集體和公民權(quán)益等方面具有憑證價值的文件材料；（三）本機關(guān)需要貫徹執(zhí)行的上級機關(guān)、同級機關(guān)的文件材料；下級機關(guān)報送的重要文件材料；（四）其他對本機關(guān)工作具有查考價值的文件材料。第四條機關(guān)文件材料不歸檔范圍是：（二） 本機關(guān)文件材料中的重份文件，無查考利用價值的事務性、臨時性文件，一般性文件的歷次修改稿、各次校對稿，無特殊保存價值的信封，不需辦理的一般性人民來 信、電話記錄，機關(guān)內(nèi)部互相抄送的文件材料，本機關(guān)負責人兼任外單位職務形成的與本機關(guān)無關(guān)的文件材料，有關(guān)工作參考的文件材料；（三）同級機關(guān)的文件材料中，不需貫徹執(zhí)行的文件材料，不需辦理的抄送文件材料；（四）下級機關(guān)的文件材料中，供參閱的簡報、情況反映，抄報或越級抄報的文件材料。第五條凡屬機關(guān)歸檔范圍的文件材料，必須按有關(guān)規(guī)定向本機關(guān)負責檔案工作的部門移交，實行集中統(tǒng)一管理，任何個人不得據(jù)為己有或拒絕歸檔。第六條機關(guān)文書檔案的保管期限定為永久、定期兩種。定期一般分為30年、10年。第七條永久保管的文書檔案主要包括：(一)本機關(guān)制定的法規(guī)政策性文件材料；(二)本機關(guān)召開重要會議、舉辦重大活動等形成的主要文件材料；(三)本機關(guān)職能活動中形成的重要業(yè)務文件材料；(四)本機關(guān)關(guān)于重要問題的請示與上級機關(guān)的批復、批示，重要的報告、總結(jié)、綜合統(tǒng)計報表等；(五)本機關(guān)機構(gòu)演變、人事任免等文件材料；(六)本機關(guān)房屋買賣、土地征用，重要的合同協(xié)議、資產(chǎn)登記等憑證性文件材料；(七)上級機關(guān)制發(fā)的屬于本機關(guān)主管業(yè)務的重要文件材料；(八)同級機關(guān)、下級機關(guān)關(guān)于重要業(yè)務問題的來函、請示與本機關(guān)的復函、批復等文件材料。第八條定期保管的文書檔案主要包括：（一）本機關(guān)職能活動中形成的一般性業(yè)務文件材料；（二）本機關(guān)召開會議、舉辦活動等形成的一般性文件材料；（三）本機關(guān)人事管理工作形成的一般性文件材料；（四）本機關(guān)一般性事務管理文件材料；（五）本機關(guān)關(guān)于一般性問題的請示與上級機關(guān)的批復、批示，一般性工作報告、總結(jié)、統(tǒng)計報表等；（六）上級機關(guān)制發(fā)的屬于本機關(guān)主管業(yè)務的一般性文件材料；（七）上級機關(guān)和同級機關(guān)制發(fā)的非本機關(guān)主管業(yè)務但要貫徹執(zhí)行的文件材料；（八）同級機關(guān)、下級機關(guān)關(guān)于一般性業(yè)務問題的來函、請示與本機關(guān)的復函、批復等文件材料；（九）下級機關(guān)報送的年度或年度以上計劃、總結(jié)、統(tǒng)計、重要專題報告等文件材料。第九條機關(guān)形成的人事、基建、會計及其他專門文件材料的歸檔范圍和檔案保管期限，按國家有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。第十條機關(guān)對應歸檔電子文件的元數(shù)據(jù)、背景信息等要進行相應歸檔。機關(guān)應歸檔紙質(zhì)文件材料中，有文件發(fā)文稿紙、文件處理單的，應與文件正本、定稿一并歸檔。第十一條機關(guān)聯(lián)合召開會議、聯(lián)合行文所形成的文件材料原件由主辦機關(guān)歸檔，其他機關(guān)將相應的復制件或其他形式的副本歸檔。第十二條各機關(guān)應根據(jù)本規(guī)定，結(jié)合本機關(guān)職能和各部門工作實際，編制本機關(guān)的文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限表，經(jīng)同級檔案行政管理部門審查同意后執(zhí)行。有垂直領導關(guān)系的中央、國家機關(guān)應依據(jù)本規(guī)定，結(jié)合本系統(tǒng)工作實際，編制本系統(tǒng)的文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限表，并經(jīng)國家檔案局審查同意后執(zhí)行。第十三條在編制本機關(guān)或本系統(tǒng)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限表時，應全面分析和鑒別本機關(guān)或本系統(tǒng)文件材料的現(xiàn)實作用和歷史作用，準確界定文件材料的歸檔范圍和劃分檔案保管期限。第十四條本規(guī)定適用于各級黨政機關(guān)和人民團體。軍隊系統(tǒng)、民主黨派、企業(yè)事業(yè)單位可參照執(zhí)行。第十五條本規(guī)定自頒布之日起施行，1987年頒發(fā)的《國家檔案局關(guān)于機關(guān)檔案保管期限的規(guī)定》和《機關(guān)文件材料歸檔和不歸檔的范圍》同時廢止。4、歸檔案卷的質(zhì)量要求（１）歸檔案卷的質(zhì)量總的要求是：遵循文件材料形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)別不同的價值，便于保管和利用。（２）具體要求有：A、歸檔的文件材料種類、份數(shù)、頁數(shù)都應齊全完整B、在歸檔的文件材料中，應當將每份文件的正件與附件、印件與定稿、請示與批復、轉(zhuǎn)發(fā)文件與原文件、多種文字形成的同一文件，分別立在一起，不得分開；文電應合一立卷。C、不同年度的文件一般不得放在一起立卷，但跨年度的請示與批復，放在批復年立卷；跨年度的規(guī)劃放在針對的第一年立卷；跨年度的總結(jié)放在針對的最后一年立卷；跨年度的會議文件放在會議開幕年立卷；非訴訟案件放在結(jié)案年立卷；其它文件材料的立卷應按有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。D、 卷內(nèi)文件材料應區(qū)別不同情況進行排列，密不可分的文件材料應依序排列在一起，即批復在前，請示在后；正件在前，附件在后；印件有前，定稿在后；重要法規(guī)性 文件的歷次稿排在定稿之后；非訴訟案件卷結(jié)論、決定、判決性文件在前，依據(jù)性材料在后；其它文件材料依其形成規(guī)律或特點，按有關(guān)規(guī)定排列。E、卷內(nèi)文件應按排列順序，依次編寫頁號或件號。裝訂的案卷，應統(tǒng)一在有文字的每頁材料正面的右上角、背面的左上角填寫頁號；不裝訂的案卷，應在卷內(nèi)每份文件材料的右上方加蓋檔號章，并逐件編件號；圖表和聲像材料等也應在裝具上或聲像材料的背面逐件編號。F、 永久、長期和短期案卷必須按規(guī)定的格式逐件填寫卷內(nèi)文件目錄，對文件材料的題名不要隨意更改和簡化；沒有題名應擬寫題名，有的雖有題名但無實質(zhì)內(nèi)容的應重 新擬寫；沒有責任者、年、月、日的文件材料要考證清楚，填入有關(guān)項內(nèi)；會議記錄應填寫每次會議的時間和主要內(nèi)容；填寫的字跡要工整。卷內(nèi)文件目錄放在卷 首。G、聲像材料應用文字標出攝像或錄音的對象、時間、地點、中心內(nèi)容和責任者。H、有關(guān)卷內(nèi)文件材料的情況說明，都應逐項填寫在備考表內(nèi)，若無情況可說明，也應將立卷人、檢查人的姓名和時間填上以示負責。備考表應置卷尾。J、卷內(nèi)文件要去掉金屬物，對破損的文件材料的修裱。K、歸檔的文件材料保持它們之間的歷史聯(lián)系，區(qū)分保存價值，分類整理立卷，案卷標題簡明確切，便于保管和利用。案卷標題，如：關(guān)于＊＊＊＊＊＊等中央領導人的重要講話關(guān)于＊＊＊＊＊＊等地區(qū)糧食問題的報告等 字表示省略， 等 作為一個模糊的概念輸入計算機,利用查找不便，可以盡量把名字羅列出來，計算機才能顯示出來。另外， 本機關(guān) 、 我校 中的 本 、 我 也是模糊概念，同樣是不確定的，不要使用。（a ）三種保管期限的案卷必須按規(guī)定格式逐件填寫卷內(nèi)文件目錄。（b）對于文件題名不要隨意更改和簡化，標題不符內(nèi)容的，需要重寫，如無標題，就應加上。（c）如果文件無責任者（文件撰稿者、承辦者等）以及年月日的，要考證清楚并填入有關(guān)項目。（d）會議紀錄應當填寫時間、主要內(nèi)容。（e）聲像材料應當用文字標明聲像或錄相的時間、對象、中心內(nèi)容以及責任者（誰錄制、拍攝的）。（f）卷內(nèi)文件材料要去掉金屬物，對破損的文件要進行托裱。（３）歸檔中應注意的問題Ａ、電話答復重要問題、會議紀錄、一些高級領導人的即席講話應當記錄下來形成文字，并要標明作者（責任者）、時間、地點、辦理情況等。這種情況在全國很多地方都做得不夠好。Ｂ、注意基層單位的收集工作，一般收集會議紀錄、決議、請示 和報告、計劃總結(jié)、生產(chǎn)統(tǒng)計報表、分配方案、財會憑證和財務簿、單位的簡史等。Ｃ、要求歸檔制度的標準化，即用于檔案管理的各種圖表的外形尺寸、大小、用紙應當統(tǒng)一。需要注意的是，國家檔案行業(yè)標準 歸檔文件整理規(guī)則 已經(jīng)頒布，從2001年1月1月起施行。該規(guī)則如下：歸檔文件整理規(guī)則（DA/T 22-2000）中華人民共和國檔案行業(yè)標準 DA/T 22-20002000年12月6日國家檔案局發(fā)布，2001年1月1日起施行1. 范圍本標準規(guī)定了歸檔文件整理的原則和方法。本標準適用于各級機關(guān)、團體和其他社會組織。2.定義本標準采用下列定義。2.1 歸檔文件檔單位在其職能活動中形成的、辦理完畢的、應作為文書檔案保存的各種紙質(zhì)文件材料。2.2 歸檔文件整理將歸檔文件以件為單位進行裝訂、分類、排列、編號、編目、裝盒，使之有序化的過程。2.3 件歸檔文件的整理單位。一般以每份文件為一件，文件正本與定稿為一件，正文與附件為一件，原件與復制件為一件，轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文為一件，報表、名冊、圖冊等一冊（本）為一件，來文與復文可為一件。3. 整理原則遵循文件的形成規(guī)律，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用。4. 質(zhì)量要求4.1 歸檔文件應齊全完整。已破損的文件應予修整，字跡模糊或易退變的文件應予復制。4.2 整理歸檔文件所使用的書寫材料、紙張、裝訂材料等應符合檔案保護要求。5. 整理方法5.1 裝訂歸檔文件應按件裝訂。裝訂時，正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，復制在后；轉(zhuǎn)發(fā)文在前，被轉(zhuǎn)發(fā)在后；來文與復文作為一件時，復文在前，來文在后。5.2 分類歸檔文件可以采用年度 機構(gòu)（問題） 保管期限或保管期限 年度 機構(gòu)（問題）等方法進行分類。同一全宗應保持分類方案的穩(wěn)定。5.2.1 按年度分類將文件按其形成年度分類。5.2.2 按保管期限分類將文件按劃定的保管期限分類。5.2.3 按機構(gòu)（問題）分類將文件按其形成或承辦機構(gòu)（問題）分類（本項可以視情況予以取舍）5.3 排列歸檔文件應在分類方案的最低一級類目內(nèi)，按事由結(jié)合時間、重要程度等排列。會議文件、統(tǒng)計報表等成套性文件可集中排列。5.4 編號歸檔文件應依分類方案和排列順序逐件編號，在文件首頁上端的空白位置加蓋歸檔章并填寫相關(guān)內(nèi)容。歸檔章設置全宗號、年度、保管期限、件號等必備項，并可設置機構(gòu)（問題）等選擇項（見圖A1。圖中*號欄內(nèi)選擇項，不選用時無須設置。以下同）5.4.1 全宗號：檔案館給立檔單位編制的代號。5.4.2 年度：文件形成年度，以四位阿拉伯數(shù)字標注公元紀年，如1978。5.4.3 保管期限：歸檔文件保管期限的簡稱或代碼。5.4.4 件號：文件的排列順序號。件號包括室編件號和館編件號，分別在歸檔文件整理和檔案移交進館時編制。室編件號的編制方法為：在分類方案的最低一級類目內(nèi)，按文件排列順序從 1 開始標注。館編伯號按進館要求標注。5.4.5 機構(gòu)（問題）：作為分類方案類目的機構(gòu)（問題）名稱或規(guī)范化簡稱。5.5 編目歸檔文件應依據(jù)分類方案和室編件號順序編制歸檔文件目錄。5.5.1 歸檔文件應逐件編目。來文與復文作為一件時，只對復文進行編目。歸檔文件目錄設置件號、責任者、文號、題名、日期、頁數(shù)、備注等項目（見圖A2）。5.5.1.1 件號：填寫室編件號。5.5.1.2 責任者：制發(fā)文件的組織或個人，即文件的發(fā)文機關(guān)或署名者。5.5.1.3 文號：文件的發(fā)文字號。5.5.1.4 題名：文件標題。沒有標題或標題不規(guī)范的，可自擬標題，外加 [] 號。5.5.1.5 日期：文件的形成時間，以8位阿拉伯數(shù)字標注年月日，如19990909。5.5.1.6 頁數(shù)：每件歸檔文件的頁數(shù)。文件中有圖文的頁面為一頁。5.5.1.7 備注：注釋文件需說明的情況。5.5.2 歸檔文件目錄用紙幅面尺寸采用國際標準A4型（長 寬為297mm 210mm）。5.5.3 歸檔文件目錄應裝訂成冊并編制封面。歸檔文件目錄封面可以視需要設置全宗名稱、年度、保管期限、機構(gòu)（問題）等項目（見圖A3）。其中全宗名稱即立檔單位的名稱，填寫時應使用全稱或規(guī)范化簡稱。5.6 裝盒將歸檔文件按室編件號順序裝入檔案盒，并填寫檔案盒封面、盒脊及備考表項目。5.6.1 檔案盒5.6.1.1 檔案盒封面應標明全宗名稱。檔案盒的外形尺寸為310mm 220mm（長 寬），盒脊厚度可以根據(jù)需要設置為20mm、30mm、40mm等（見圖A4a）。5.6.1.2 檔案盒應根據(jù)擺放方式的不同，在盒脊或底邊設置全宗號、年度、保管期限、起止件號、盒號等必備項，并可設置機構(gòu)（問題）等選擇項（見圖A4b、圖A4c）。其中，起止件號填寫盒內(nèi)第一件文件和最后一件文件的件號，中間用 號連接；盒號即檔案盒的排列順序號，在檔案移交進館時按進館要求編制。5.6.1.3 檔案盒應采用無酸紙制作。5.6.2 備考表備考表置于盒內(nèi)文件之后，項目包括盒內(nèi)文件情況說明、整理人、檢查人和日期。5.6.2.1 盒內(nèi)文件情況說明：填寫盒內(nèi)文件缺損、修改、補充、移出、銷毀等情況。5.6.2.2 整理人：負責整理歸檔文件的人員姓名。5.6.2.3 檢查人：負責檢查歸檔文件整理質(zhì)量的人員姓名。5.6.2.4 日期：歸檔文件整理完畢的日期。第三節(jié) 檔案館的收集工作一、檔案館收集檔案的范圍和期限１、范圍（１）本級各機關(guān)、團體及所屬單位的具有永久保存價值的檔案，省轄市、州、盟和縣級檔案館同時接收長期保存的檔案。（２）屬于本館應當接收的撤銷機關(guān)、團體的檔案（３）屬于本館應當接收的中華人民共和國成立以前的各種檔案（４）檔案館之間交接檔案２、保管期限（１）省級以上檔案館接收立檔檔案單位保管20年左右的永久保存的檔案。（２）省轄市、州、盟和縣級檔案館接收立檔單位保管10年左右的檔案。二、現(xiàn)行機關(guān)和撤銷機關(guān)檔案的接收（一）現(xiàn)行機關(guān)檔案的接收１、對現(xiàn)行機關(guān)檔案的形成要進行預測，包括內(nèi)容、形成特點、檔案 現(xiàn)狀、數(shù)量、整理質(zhì)量、保管條件、利用情況。我國在這方面做得不夠，這是應當注意的。２、移交前的業(yè)務指導要統(tǒng)一內(nèi)容，各種做法要標準化和規(guī)范化。３、 交接雙方必須根據(jù)移交目標清點核對，并且在交接文據(jù)上簽名、蓋章，有關(guān)資料也應要向檔案館移交，但資料移交這項工作做得不夠好。曾經(jīng)有一個趨勢：追求案卷的厚度200-300頁。這種作法，不可取，主要應根據(jù)案卷內(nèi)容來立卷。４、實事求是地靈活掌握入館時間,除了１０年、２０年的原則要求外，還有例外。（１）在非和平環(huán)境、動亂（文革）期間的檔案，邊遠地區(qū)保管條件惡劣的檔案可以提前接收。（２）一些專門檔案可以在機關(guān)多保存一些時間，如國防檔案、外交檔案、公安檔案、法院訴訟檔案，人民銀行的財會檔案。（二）撤銷機關(guān)檔案的接收機關(guān)撤銷或合并必須將本機關(guān)的全部檔案進行認真清理，妥善保管，不得分散，并依照規(guī)定進行移交和適當?shù)奶幚怼?、由撤銷機關(guān)組織人力，負責整理好，然后再向有關(guān)的檔案館移交。2、撤銷機關(guān)的業(yè)務分別劃歸幾個機關(guān)的，其檔案材料不得隨之分散，仍作為原機關(guān)檔案的一部分，按全宗整體移交有關(guān)檔案館，或由其中一個機關(guān)完整地代管。一個機關(guān)交入另一個機關(guān)，或幾個機關(guān)合并為一個新的機關(guān)，其檔案材料仍按原全宗為單位向有關(guān)檔案館移交，或由新機關(guān)代管。一個機關(guān)內(nèi)一部分業(yè)務或者一一個部門劃給另一個機關(guān)接收，其檔案材料不得由原全宗中抽走而帶入接收機關(guān)；如果接收機關(guān)需要利用，可按手續(xù)借閱或者復制。3、機關(guān)撤銷或者合并時，如有尚未處理完畢的文件，移交應受理這些文件的新機關(guān)繼續(xù)處理，并作為新機關(guān)的檔案加以保存。三、各級國家檔案館收集檔案范圍的規(guī)定1986年2月7日國家檔案局發(fā)布的第２ 號文件《各級檔案館收集檔案范圍的規(guī)定》中規(guī)定：第三條：各級綜合性國家檔案館收集現(xiàn)行檔案的范圍1、 本級中共委員會的、顧問委員會的、紀檢委的、人大及其常設機構(gòu)、人民法院、人民檢察院、人民政府、人民政協(xié)、工會、共青團、婦聯(lián)等機構(gòu)及其工作部門和直屬 的臨時性單位形成的檔案。經(jīng)協(xié)商同意，接收或代存同級民主黨派機構(gòu)形成的檔案?？h級檔案館同時接收鄉(xiāng)、鎮(zhèn)黨委和政府及其工作部門形成的檔案。2、本級人民政府直屬工作部門的派出性單位形成的檔案，一般作為派出單位全宗的組成部分。3、 本級人民政府直屬工作部門所屬的獨立分管某一方面工作或從事某項事業(yè)的行政管理機關(guān)和企、事業(yè)單位。如水利工程局、種植公司、文化館、劇團、專門學校、專 科醫(yī)院、生產(chǎn)地方傳統(tǒng)名優(yōu)產(chǎn)品或者具體生產(chǎn)特種工藝的工廠等形成的單位。一般工廠、普通中小學校、商店以及村委會等單位可以選收其中若干代表性的單位形成 的檔案。4、屬于地方和上級主管部門雙重領導的單位形成的以反映地方某項事業(yè)或建設活動為主的檔案。5、經(jīng)協(xié)商同意、收集或代存集體所有制單位和典型的個體戶、專業(yè)戶形成的有進館價值的檔案和本級管理權(quán)限內(nèi)著名人物形成的檔案。6、撤銷單位的檔案。7、中國人民解放軍檔案館收集和保管解放前中共領導的紅軍、 八路軍、新四軍等軍事機關(guān)、部隊、院校形成的革命檔案。8、地方各級綜合性檔案館收集、保管建國前本地方革命歷史檔案及舊政權(quán)機關(guān)和其他單位形成的檔案。第三節(jié) 歷史檔案的接收與征集一、歷史檔案的概念習慣所稱的歷史檔案，是指在中華人民共和國成立以前的檔案。包括革命歷史檔案，以及民國時期檔案和歷代王朝的檔案。二、收集的歷史檔案意義1、收集歷史檔案是保護我們偉大祖國歷史文化遺產(chǎn)，維護黨和國家歷史面貌的重要措施。2、收集歷史檔案是黨和國家當前與長遠利用的需要。3、收集歷史檔案帶有搶救歷史文化遺產(chǎn)的性質(zhì)。三、征集途徑檔案征集的途徑有：1、向有關(guān)單位征集代管的建國以前的檔案和材料2、向兄弟檔案館征集3、向圖書館、博物館、紀念館征集4、向古舊書店、廢品收購部門征集5、向寺廟、古跡保管部門征集6、向個人征集7、少數(shù)民族地區(qū)歷史檔案的征集第一節(jié) 整理工作概述一、整理工作的意義檔案整理的質(zhì)量直接關(guān)系到檔案的利用。檔案整理工作，在檔案總體管理中具有重要意義。它是檔案利用、開放，發(fā)揮檔案作用的一項前提條件，是整個檔案工作中重要的基本建設。它是開發(fā)檔案信息資源的重要基礎，檔案整理科學化和標準化的提高，對于檔案管理工作的總體優(yōu)化具有直接和廣泛的影響。二、整理的內(nèi)容和步驟（一）內(nèi)容包括：區(qū)分全宗、分類、組卷、卷內(nèi)文件整理、編目、裝訂（或 裝盒 ）、排列案卷目錄的編制。（二）步驟可分為：１、了解情況，擬訂方案主要應了解立檔單位的情況（其成立、撤銷和變化的時間以及原因、職能、其隸屬關(guān)系、其內(nèi)部機構(gòu)、負責人情況、文檔工作情況、印章和標記），還應了解全宗的數(shù)量，所屬年代（形成時間），主要內(nèi)容、保管狀況、完整程度、混雜情況、整理質(zhì)量、提供利用時間。２、區(qū)分全宗和分類３、細分和組卷、草擬案卷標題４、初步排列案卷順序，檢查分類是否合理，弄進行適當調(diào)整。５、全面審查修改標題。６、固定排列位置、編制案卷目錄以及文件的張?zhí)枴㈨撎?、件號。對某些破損的文件進行裱糊。案卷的排列以全宗為單位，按照不同的分類、載體或保管期限分別排列。排列方法要統(tǒng)一，不能隨意變動。三、整理工作的原則是(一）充分利用原有基礎1、充分地重視和利用先前的整理基礎，以確定檔案整理的任務和要求，不要輕易打亂重整。2、在整理過程中，應該充分研究和利用原來整理的成果，不要輕易破壞以往整理和保存的歷史狀況。（二）保持文件之間的歷史聯(lián)系文件之間的歷史聯(lián)系，主要體現(xiàn)在文件的來源、時間、內(nèi)容和形式幾個方面。1、文件在來源方面的聯(lián)系。文件是以一定的機關(guān)及其內(nèi)部組織機構(gòu)或一定的個人為單位，有機地形成的。形成文件的這些單位，使文件構(gòu)成了來源方面不可分割的歷史聯(lián)系。2、文件在時間方面的聯(lián)系。形成檔案的機關(guān)和個人所進行的具體活動，都有一定的過程和階段性，因而使文件之間具有自然的時間聯(lián)系。3、文件在內(nèi)容方面的聯(lián)系。文件是機關(guān)或個人在履行一定職責的各種活動中，為了解決一定問題而產(chǎn)生的。它的形成者的特定活動，使文件之間在內(nèi)容上具有密切聯(lián)系。4、文件在形式方面的聯(lián)系。文件的內(nèi)容必然通過一定的形式表現(xiàn)出來。所謂文件形式，包括它的內(nèi)部形式和外部形式兩方面：種類、名稱和載體、記錄方式等。這也構(gòu)成了文件之間一定聯(lián)系。對于保持文件之間的聯(lián)系，應該辯證地看待和處理。四、便于保管和利用保持文件之間的歷史聯(lián)系，不是整理檔案的主要目的，所以不能為聯(lián)系而聯(lián)系，便于保管和查找檔案，才是檔案整理工作的基本出發(fā)點和最終要求。第二節(jié) 全宗和立檔單位的劃分一、全宗概念及含義（一）全宗定義全宗是一個獨立的機關(guān)、組織或個人在社會活動中形成的檔案有機整體。全宗解放初稱為 芬特 。1955年改為 全宗 。（二）全宗的含義1、全宗是一個有機整體同一全宗的檔案不能分散，不同全宗的檔案不能混雜。2、全宗是在一定歷史活動中形成的全宗的這種整體性具有客觀性，而不是純粹人為的（即任意的）。全宗的整體性，是由其內(nèi)部的歷史聯(lián)系所決定的。3、全宗是以一定的社會單位為基礎而構(gòu)成的全宗是以產(chǎn)生它的機關(guān)、組織和個人為單位而構(gòu)成的。這就為檔案全宗這種整體確定了一個時空范圍以及縱向和橫向間的區(qū)分標志。二、為什么要按全宗整理檔案？（一）這種方法符合檔案的形成規(guī)律和特點。同一個全宗教的檔案不能任意分散，不同國家的檔案不能隨意混雜，科學 理解文件的歷史聯(lián)系。檔案都是圍繞一個機關(guān)或個人的活動而形成的。此方法還便于保管利用。（二）全宗是組成國家全部檔案的基本單位。一個機關(guān)的活動體現(xiàn)著一定的職能，執(zhí)行一定的任務，發(fā)揮一定的功能。１、在我國，全部國家所有的檔案為國家檔案全宗，這是由于許多小全宗組成。另外，全宗也是檔案館的統(tǒng)計單位。２、全宗，也是一個相對的概念，據(jù)蘇聯(lián)理論，它包括全宗、檔案館全宗、國家檔案全宗三個概念，我國一般取第一、三個概念，第二個概念則很少提。一個檔案館收集的若干全宗數(shù)為檔案館全宗，我國則稱館藏。并且蘇聯(lián)的提法是若干檔案館全宗形成國家檔案全宗。（三）全宗在檔案整理上占有重要地位，是保證整理工作質(zhì)量的重要條件。區(qū)分全宗是整理工作的第一步。（四）全宗為檔案提供利用，奠定了科學基礎。如果全宗劃分準確，全宗檔案完整齊全，就會為利用帶來方便，準確研究每個機關(guān)的活動情況和歷史面貌。（五）全宗是對檔案進行科學管理必須遵循的重要原則。它不僅是一個單位和整理檔案的方法問題，而且是一個原則理論，蘇聯(lián)更把它稱為一種思想。三、立檔單位及其構(gòu)成條件立檔單位也稱為 全宗構(gòu)成者 。它的構(gòu)成條件是：A、可以獨立行使職權(quán)，并能主要以自己的名義對外行文；B、設有會計單位或經(jīng)濟核算單位，自己可以編造預算或財務計劃；C、設有管理人事機構(gòu)或人員，并有一定的人事任免權(quán)。三個條件中，第一條最重要。判斷一個單位是否立檔單位，不能只依單位人數(shù)、級別大小來確定的，而是以第一個條件來判定。四、立檔單位的變化和全宗劃分。（一）政權(quán)的變化和立檔單位的劃分１、政權(quán)發(fā)生了變化，同時社會性質(zhì)也發(fā)生了根本變化，就要另立全宗。（但在西藏，這方面分得不是很清楚）２、政權(quán)發(fā)生了變化，社會性質(zhì)沒有發(fā)生根本變化。如明、清朝更替、北洋軍閥和國民政府的更替等，雖然根本性質(zhì)沒有發(fā)生變化。但由于政權(quán)各自的領導人不同，歷史時期不同，歷史時期不同，具體的階段內(nèi)容不同。因此也應當另立全宗。各黨派、人民團體、宗教團體的全宗，只要其主旨和組織成分的基本構(gòu)成沒有發(fā)生根本性的變化，它們的檔案，無論在何時何地形成，應構(gòu)成一個全宗；地方割據(jù)政權(quán)的更替也不影響全宗的劃分。（二）生產(chǎn)關(guān)系的改變和全宗的劃分這 個方面主要是針對企、事業(yè)單位，如工廠、商店、學校、銀行等一個解放前后都存在的企事業(yè)單位，其性質(zhì)確有根本不同，但它們的檔案在工作生活中是有連續(xù)性 的，其任務沒有根本變化，它們在各個時期形成的檔案是不可分割的整體，從而能較完整地體現(xiàn)此單位的變化發(fā)展，也更有利于查考利用。（三）基本職能方面考慮在立檔單位的政治性質(zhì)無根本變化的情況下，主要是分析它的基本職能是否有根本變化。1、凡是新成立的并具有一定獨立性的機關(guān)，就是新的立檔單位，它的檔案構(gòu)成新的全宗。2、凡屬下列情形，均非機關(guān)基本職能的根本變化；機關(guān)職能與工作范圍的擴大或縮小，機關(guān)內(nèi)部組織機構(gòu)的調(diào)，機關(guān)工作地點的變更，領導關(guān)系的改變以及由于某種原因機關(guān)曾暫時停止一段時間的工作等。3、臨時機構(gòu)一般不單獨建立全宗，其檔案應納入其主管機關(guān)檔案全宗統(tǒng)一管理，但屬于黨委、政府直接領導，執(zhí)行全面性的任務，為期比較長的，應建立單獨全宗。4、如果兩個機關(guān)合署辦公，而文件是分別處理的，它們所形成的檔案，應該分別構(gòu)成全宗。而合署辦公前后各形成的檔案，一般應屬于一個全宗。五、人物全宗人物全宗是著名人物在其一生社會活動中形成的檔案整體。注意兩點：1、不得收入官方檔案原件2、一個人一生無論身分、政治立場如何變化，只構(gòu)成一個全宗。人物全宗的收集問題：個人全宗與公共全宗的關(guān)系問題。因為許多個人檔案都是在公務活動中形成的。個人在公務活動中形成的文件，原件應放在立檔單位全宗中，復印件或附件可歸入個人全宗；另外，個人在他非公務活動中形成的文件，原件應歸入個人全宗。六、全宗的補充形式（一）聯(lián)合全宗就是兩個或幾個關(guān)系密切的立檔單位形成的，難以區(qū)分而統(tǒng)一整理的檔案整體。1、密切繼承關(guān)系的機關(guān)，文件彼此混雜;2、職能互有密切聯(lián)系的機關(guān)，合署辦公， 一套機構(gòu)兩塊牌子 。如手工業(yè)局**省聯(lián)合全宗手工業(yè)聯(lián)社（二）全宗匯集是按照一定的特征組成的、檔案數(shù)量很少的若干全宗的集合體。1、從相同類型的基層單位選擇接收的，具有代表性的若干小全宗2、殘缺不全的一些全宗****時期**地區(qū)工礦企業(yè)全宗匯集_聯(lián)合全宗和全宗匯集的區(qū)別：１、它們的構(gòu)成不同聯(lián)合全宗的檔案之間有著密切的聯(lián)系，檔案難以區(qū)分，其組建的客觀依據(jù)較強；全宗匯集不一定富有聯(lián)系，而只是把數(shù)量少的小全宗匯集在一起，便于保管和統(tǒng)計，人為性相對地較大。２、它們的性質(zhì)不同聯(lián)合全宗是永久性的單位，整理之后再變動，而全宗匯集是暫時性的其中其個全宗增加了大量的檔案，就可從中分出去，另立全宗。七、判定檔案所屬全宗關(guān)鍵在于確定檔案的形成者――立檔單位。要區(qū)分兩個概念：檔案的形成者、文件的作者。（1） A、對內(nèi)部文件和發(fā)文， 檔案的形成者 就是 文件的作者 。B、對收文 ， 檔案的形成者 是 文件的實際收受者, 。（2）判定的對象是案卷時，要注意，卷皮上往往都標明了立檔單位。（3）沒有標明作者或收文者的，要分析和考證。（4）經(jīng)幾個立檔單位辦理，歸入最后承辦完畢的立檔單位的全宗。八、全宗群全宗群是具有某些歷史聯(lián)系的若干全宗的群體。如：黨群、行政工業(yè)交通系統(tǒng)農(nóng)林水利系統(tǒng)財糧商業(yè)貿(mào)易系統(tǒng)科學文化教育衛(wèi)生系統(tǒng)如：* *地區(qū)政法系統(tǒng)全宗群解放戰(zhàn)爭時期黨政機關(guān)全宗群第三節(jié) 分類一、分類的意義全宗內(nèi)檔案的分類，對于整個檔案整理工作的組織和質(zhì)量以及日常的檔案管理，都有重要的意義。首先，檔案經(jīng)過區(qū)分全宗之后，如不經(jīng)過分類，還不免是一堆雜亂無章的材料，只有對全宗內(nèi)檔案進行合理的分類，才能提示出它們之間的內(nèi)在聯(lián)系，真正使全宗成為一個有機整體，便于系統(tǒng)地提供利用。其次，就整個整理工作的程序而言，只有經(jīng)過分類，其后的一系列環(huán)節(jié)才易于著手和逐步深入。全宗內(nèi)檔案分類的優(yōu)化，可為檔案的全面管理創(chuàng)造有利條件。_二、分類的要求有１、分類方法要從檔案的形成特點和規(guī)律出發(fā)，符合文件的歷史狀況，保持它們之間的歷史聯(lián)系。２、分類應當具體科學性、思想性、統(tǒng)一性、排斥性、伸縮性（１）科學性：分類時，要按檔案本身的內(nèi)在聯(lián)系來進行，項目（類目）的設制力求合理，層次分明，層次一般分一層，大型機關(guān)可分到二層三層（層次不宜過多）（２）思想性：分類時注意政治思想性，體現(xiàn)有關(guān)的方針、政策，反對純客觀主義傾向和忽視政治內(nèi)容思想的傾向，對歷史檔案更要注意思想性、政治性和科學性。三、分類的一般方法有1、時間分類法Ａ、年度分類法Ｂ、時期分類法2、來源分類A、組織機構(gòu)分類法B、作者分類法C、通訊者分類法3、內(nèi)容分類法A、問題分類法B、實物分類法C、地理分類法4、形式分類法A、按文件種類分類B、按載體形態(tài)分類C、按形狀規(guī)格分類四、常用分類方法：分類方法很多，常用的主要有三種：（一）年度分類法（二）組織機構(gòu)分類法（三）問題分類法五、復式分類法的選擇和分類方案的編制（一）年度--組織機構(gòu)分類法適用于立檔單位內(nèi)部組織變化不復雜的單位。（二）組織機構(gòu)--年度分類法適用于撤銷機關(guān)檔案。（三）年度--問題分類法多用于組織變化復雜，或由于機構(gòu)之間分工不明確、文書工作不正規(guī)等原因難以區(qū)分文件所屬機構(gòu)，以及沒有內(nèi)部機構(gòu)或內(nèi)部機構(gòu)非常簡單而無必要按組織機構(gòu)分類等情況?？傊诓豢赡芎筒贿m于按組織機構(gòu)分類時，往往采用它。（四）問題--年度分類法多適用于撤銷機關(guān)檔案和歷史檔案。第四節(jié) 立卷立卷工作內(nèi)容包括：組成案卷單位擬寫案卷標題卷內(nèi)文件的排列與編號填寫卷內(nèi)文件目錄與備考表案卷封面的編目與案卷的裝訂(或 裝盒 ）一、立卷的方法文件六特征立卷法：按作者立卷按時間立卷按問題立卷按地區(qū)立卷按文件名稱立卷按收發(fā)文機關(guān)立卷二、案卷標題的擬制及封面編目（一）要求：1、歷史觀點和政治上的正確性。2、文字簡練，表達準確。3、題名基本結(jié)構(gòu)力求完整。題名的基本結(jié)構(gòu)包括文件的責任者（作者）、內(nèi)容（問題）和名稱（文種）三部分。必要時須標明地區(qū)、收發(fā)文機關(guān)和時間。（二）歷史檔案案卷封面的要求1、機關(guān)名稱。歷史上曾經(jīng)存在的過的某一個機關(guān)，是歷史事實的反映，不能隨意改動，應保留原來的名稱。2、人物職務、稱號。不宜改成現(xiàn)代的稱呼。3、歷法和紀元。在案卷封面的編目中，應以公歷和公元為標準。如果文件上使用的是其它歷法年號，則在公歷和公元年份日期之后用括號注明。4、文種。歷史上的文種，如奏、咨、指令、訓令等應保留原貌。5、地名。應照原文標寫地名，酌情在括號內(nèi)注明現(xiàn)地名或相當于現(xiàn)在地理范圍的地名。6、文件的內(nèi)容和其他用語。對統(tǒng)治階級誣蔑人民的一些內(nèi)容和詞語，不能機械地照搬。對非政治性的名詞、術(shù)語，應照原文沿用。如將薪俸改為工資，地籍整理法改為土地法令，是不必要的。需要說明的是：隨著檔案工作的發(fā)展，計算機技術(shù)的發(fā)展，立卷工作逐步由手工操作，向計算機輔助立卷發(fā)展。電子檔案是否要 立卷 ，學術(shù)界有爭議。請參考有關(guān)文獻。中華人民共和國檔案行業(yè)標準《歸檔文件整理規(guī)則》《廣西壯族自治區(qū)歸檔文件整理實施細則》GD2000檔案管理系統(tǒng) 簡介第五節(jié) 卷內(nèi)文件目錄、案卷目錄與檔號一、卷內(nèi)文件目錄1、卷內(nèi)文件排列時間、重要程度、作者、問題、地區(qū)、文件名稱2、卷內(nèi)目錄及備考表二、案卷目錄案卷目錄就是案卷的名冊，是著錄案卷內(nèi)容和成分并按一定次序排列的一覽表。三、檔號長期以來，我國許多檔案館不編檔號，或檔號殘缺不全，從而影響了檔案的查找利用。全宗號、目錄號、案卷號、頁號（件號）1、全宗號序時流水編號法按進館檔案的先后順序編號系統(tǒng)編號法如黨群、政法、工交、農(nóng)林、財貿(mào)按立檔單位重要程度編號系統(tǒng)流水編號法G002、J011、A024、X1362、目錄號3、案卷號4、件號或頁號第一節(jié) 鑒定工作的內(nèi)容和制度一、內(nèi)容1、制定標準2、確定期限3、找出無保存價值的檔案，銷毀。二、制度：包括兩方面內(nèi)容：（一）確定統(tǒng)一的檔案鑒定原則和標準鑒定標準是：1983年國家檔案局頒布《關(guān)于文書檔案保管期限的規(guī)定》和《文書檔案保管期限表》，次要的還有《機關(guān)檔案工作條例》等。1987年底又頒布一個《文書檔案保管期限表》，此表規(guī)定1983年的表作廢。2006年底公布了《機關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》，宣布1987年的《文書檔案保管期限表》作廢。軍隊系統(tǒng)、民主黨派、企（事）業(yè)單位可以參照新規(guī)定精神制定本系統(tǒng)、本單位的檔案保管期限。新的文書檔案保管期限表如下：文書檔案保管期限表1 本級黨的代表大會、人民代表大會、政治協(xié)商會議，工會、共青團、婦聯(lián)代表大會的文件材料1.1請示、批復、通知、名單、議程、報告、領導人講話、選舉結(jié)果、討論通過的文件、決議、紀要、公報、主席團會議記錄等文件材料永久1.2大會發(fā)言，人大代表建議和意見、人大議案及答復，政協(xié)委員提案及辦理結(jié)果，簡報，快報永久1.3重要的賀信、賀電，籌備工作、選舉過程中形成的文件，小組會議記錄、會議服務機構(gòu)的計劃、總結(jié)等文件材料30年1.4討論未通過的文件10年2 本級黨委、人民代表大會、政治協(xié)商會議、紀律檢查委員會、共青團、工會、婦聯(lián)的常委會、執(zhí)委會、主席團、全體委員會會議，政府常務會、辦公會議的文件材料2.1公報、決議、決定、記錄、紀要、議程、領導人講話、討論通過的文件、參加人員名冊永久2.2討論未通過的文件10年3 本機關(guān)黨組（或?qū)嵭悬h委制的黨委）會議和行政辦公會的紀要、會議記錄永久4 本機關(guān)召開工作會議、專題會議的文件材料4.1請示、批復、通知、名單、日程、報告、講話、總結(jié)、決議、決定、紀要永久4.2典型材料、代表發(fā)言材料、交流材料、簡報30年5 機關(guān)聯(lián)合召開會議的文件材料5.1本機關(guān)為主辦的5.1.1請示、批復、通知、名單、日程、報告、講話、總結(jié)、決議、決定、紀要永久5.1.2典型材料、代表發(fā)言材料、交流材料、簡報30年5.2本機關(guān)為協(xié)辦的5.2.1請示、批復、通知、名單、日程、報告、講話、總結(jié)、決議、決定、紀要的復制件或副本30年5.2.2典型材料、代表發(fā)言材料、交流材料、簡報的復制件或副10年6 本機關(guān)承辦國際性會議、大型展覽會、博覽會的文件材料6.1請示、批復、申辦和籌辦組委會主要活動安排、議程、名單、主報告（原文及譯文）、輔助報告（原文及譯文），上級領導人賀辭、題詞、講話，會徽設計永久6.2代表發(fā)言材料、交流材料、簡報、新聞報道30年6.3委員會、分會會議和學術(shù)會的討論記錄，會議代表登記表、接待安排10年7 上級機關(guān)、上級領導檢查、視察本地區(qū)、本機關(guān)工作時形成的文件材料7.1重要的永久7.2一般的30年7.3本地區(qū)、本機關(guān)工作匯報材料30年8 本機關(guān)業(yè)務文件材料8.1本機關(guān)制定的方針政策性、法規(guī)性、普發(fā)性業(yè)務文件，中長期規(guī)劃、綱要等文件材料永久8.2本機關(guān)的請示與上級機關(guān)的批復、批示8.2.1重要業(yè)務問題的永久8.2.2一般業(yè)務問題的30年8.3同級機關(guān)、下級機關(guān)的來函、請示與本機關(guān)的復函、批復等文件材料8.3.1重要業(yè)務問題的永久8.3.2一般業(yè)務問題的30年8.4本機關(guān)代上級機關(guān)起草并被采用的重要法規(guī)性文件、專項業(yè)務文件的最后草稿30年8.5機關(guān)聯(lián)合行文的文件材料8.5.1本機關(guān)為主辦的8.5.1.1重要業(yè)務問題的永久8.5.1.2一般業(yè)務問題的30年8.5.2本機關(guān)為協(xié)辦的8.5.2.1重要業(yè)務問題的30年8.5.2.2一般業(yè)務問題的10年8.6本機關(guān)編輯、編寫的文件材料8.6.1大事記、組織沿革等永久8.6.2簡報、情況反映、工作信息等10年8.7行政管理、執(zhí)法活動中形成的文件材料8.7.1行政管理工作制度、程序、規(guī)定等文件材料永久8.7.2執(zhí)法檢查情況匯總、通報，整改通知等永久8.7.3行政管理工作中形成的審批、審查、核準等文件材料8.7.3.1固定資產(chǎn)投資、科技計劃等項目的審批（核準）、管理、驗收（評估）等文件材料永久8.7.3.2不動產(chǎn)、自然資源的所有權(quán)、使用權(quán)確認的文件材料永久8.7.3.320年（含）以上有效或未注明有效期的許可證、執(zhí)照、資質(zhì)證、資格證等的審批、管理文件材料永久8.7.3.420年以下有效的許可證、執(zhí)照、資質(zhì)證、資格證等的審批、管理文件材料30年8.7.4行政管理工作中形成的備案文件材料10年8.7.5行政處罰、處分、復議、國家賠償?shù)裙ぷ髦行纬傻奈募牧?.7.5.1重要的永久8.7.5.2一般的30年8.8計劃、總結(jié)、統(tǒng)計、調(diào)研等方面的文件材料8.8.1年度和年度以上的計劃、總結(jié)、統(tǒng)計材料永久8.8.2年度以下的計劃、總結(jié)、統(tǒng)計材料10年8.8.3重要職能活動的總結(jié)、重要專題的調(diào)研材料永久8.8.4一般活動的總結(jié)、一般問題的調(diào)研材料10年8.9出國或出境訪問考察、參加國際會議，接待來訪等外事活動形成的文件材料8.9.1發(fā)表的公報，簽訂的協(xié)議、協(xié)定、備忘錄，重要的會談記錄、紀要等永久8.9.2出國審批手續(xù)、執(zhí)行日程、考察報告、一般性會談記錄30年9 本機關(guān)機構(gòu)編制、干部人事、黨、團、紀檢、工會、保衛(wèi)、信訪工作文件材料9.1機構(gòu)設置、機構(gòu)撤并、名稱更改、組織簡則、人員編制、印信啟用和作廢等文件材料永久9.2人事工作制度、規(guī)定、辦法等文件30年9.3人事任免文件永久9.4先進單位、勞動模范、先進工作者的文件材料9.4.1受縣級（含）以上表彰、獎勵的永久9.4.2受縣級以下表彰、獎勵的30年9.5對本機關(guān)有關(guān)人員的處分材料9.5.1受到警告（不含）以上處分的永久9.5.2受到警告處分的30年9.6職工錄用、轉(zhuǎn)正、聘任、調(diào)資、定級、停薪留職、辭職、離退休、死亡、撫恤等文件材料永久9.7人事考核、職稱評審工作文件材料永久9.8職工調(diào)動工作的行政、工資、黨團組織關(guān)系的介紹信及存根永久9.9職工名冊永久9.10黨、團、工會工作活動中形成的文件材料9.10.1工作報告、總結(jié)，換屆選舉結(jié)果永久9.10.2重要專項活動的報告、總結(jié)等永久9.10.3黨團員、工會會員名冊，批準加入黨團、工會組織的文件材料永久9.10.4情況反映、工作簡報10年9.11紀檢、監(jiān)察工作中形成的綜合性報告、調(diào)查材料9.11.1重要的永久9.11.2一般的30年9.12保衛(wèi)部門的安全檢查、調(diào)查記錄10年9.13本機關(guān)處理人民來信來訪的文件材料9.13.1有領導重要批示和處理結(jié)果的永久9.13.2其他有處理結(jié)果的30年10 本機關(guān)事務管理文件材料10.1房產(chǎn)、土地所有權(quán)和使用權(quán)的文件材料永久10.2與有關(guān)單位簽訂的合同、協(xié)定、協(xié)議、議定書等文件材料10.2.1重要的永久10.2.2一般的10年10.3接待工作的計劃、方案10.3.1重要的30年10.3.2一般的10年10.4機關(guān)財務預算30年10.5機關(guān)物資（辦公設備及用品、機動車等）采購計劃、審批手續(xù)、招標投標、購置等文件材料，機動車調(diào)撥、保險、事故、轉(zhuǎn)讓等文件材料30年10.6國有資產(chǎn)管理（登記、統(tǒng)計、核查清算、交接等）文件材料10.6.1重要的永久10.6.2一般的10年10.7職工承租、購置本單位住房的合同、協(xié)議和有關(guān)手續(xù)永久10.8職工住房分配、出售的規(guī)定、方案、細則，職工住房情況統(tǒng)計、調(diào)查表、職工住房申請30年11 上級機關(guān)制發(fā)的文件材料11.1上級機關(guān)制發(fā)的屬于本機關(guān)主管業(yè)務的文件材料11.1.1重要的永久11.1.2一般的10年11.2上級機關(guān)制發(fā)的非本機關(guān)主管業(yè)務但要貫徹執(zhí)行的文件材料10年11.3上級機關(guān)制發(fā)的關(guān)于本機關(guān)機構(gòu)設置、領導人任免、人員編制等文件材料永久12 同級機關(guān)制發(fā)的非本機關(guān)主管業(yè)務但要貫徹執(zhí)行的文件材料10年13 下級機關(guān)報送的文件材料13.1重大問題的專題報告30年13.2年度和年度以上的計劃、總結(jié)、統(tǒng)計材料10年（二）確定了鑒定工作的組織領導鑒定工作分工階段進行：1、機關(guān)文件歸檔時特別剔除一部分沒有保存價值的文件，剔除的文件主要參照2006年的《機關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》來執(zhí)行。不歸檔的范圍主要有：（2） 本機關(guān)文件材料中的重份文件，無查考利用價值的事務性、臨時性文件，一般性文件的歷次修改稿、各次校對稿，無特殊保存價值的信封，不需辦理的一般性人民來 信、電話記錄，機關(guān)內(nèi)部互相抄送的文件材料，本機關(guān)負責人兼任外單位職務形成的與本機關(guān)無關(guān)的文件材料，有關(guān)工作參考的文件材料；（3）同級機關(guān)的文件材料中，不需貫徹執(zhí)行的文件材料，不需辦理的抄送文件材料；（4）下級機關(guān)的文件材料中，供參閱的簡報、情況反映，抄報或越級抄報的文件材料。對 于不歸檔的文件處理是：各個機關(guān)每年在歸檔時應當清理不歸檔的文件材料，并且要加強保管，不要隨意堆放，以免造成匯密，需要銷毀的應即時銷毀（但具體那些 需及時銷毀并未明確規(guī)定），銷毀時對密級較高的文件應按照保密規(guī)定辦理；一般的文件材料可以采用簡便方法進行登記，經(jīng)過本部門有關(guān)領導人批準后即可銷毀。2、對歸檔文件要確立保管期限。應當根據(jù)2006年的期限表進行，對專門單位（地質(zhì)部、煤炭部、石油部等）就制定專門檔案保管期限表，或者結(jié)合本機關(guān)的實際情況，編制本機關(guān)或本系統(tǒng)的檔案保管期限表，此表要經(jīng)過本機關(guān)領導審批后執(zhí)行，并報同級檔案行政管理部門備案。3、保管期滿的檔案應當剔除銷毀。（三）檔案的銷毀機關(guān)銷毀失去保存價值的檔案，須由鑒定小組提出意見，登記造冊，經(jīng)機關(guān)分管負責人批準后，由二人在指定地點監(jiān)銷，并且在銷毀清冊上簽字，情況特殊的專門檔案，另有銷毀規(guī)定的按照有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。檔案的銷毀一定要慎重。第二節(jié) 檔案鑒定的方法一、決定檔案保存價值的因素1、檔案自身的特點和狀況檔案的內(nèi)容、來源、形式以及其他各種情況，影響著檔案是否有保存價值，有什么樣的保存價值。2、社會利用需求國家各項事業(yè)、黨和國家各項工作、廣大干部和人民群眾對各種檔案利用的需求，影響著檔案的保存價值。上述決定檔案保存價值的兩個方面的因素，是相互作用、辯證統(tǒng)一的。檔案客體，是檔案社會價值的物質(zhì)承擔者；利用檔案的需要，是檔案價值實現(xiàn)的社會條件，兩方面的因素，都是客觀存在的。二、鑒定檔案價值的基本觀點（一）全面的觀點1、在鑒定時，不僅要看到局部，也要看到整體，既要考慮到本單位的利用，也要考慮到社會的需求。機關(guān)檔案的鑒定存在的問題，往往只顧到本機關(guān)的利用。檔案的作用是多方面的，也就是我們對檔案的價值考慮時要從它的多個作用出發(fā)。2、從檔案之間的相互關(guān)系上分析價值。鑒定時，還要看到全宗之間及全宗群的聯(lián)系，甚至要考慮到國家全部檔案。3、要從把檔案移交到檔案館的角度來考慮，既要考慮到進館檔案的完整性，也要考慮避免館內(nèi)檔案的過多的重復。重復在檔案館是不可避免的和必要的，允許少量的重復、必要合理的重復。（二）歷史的觀點檔案本身就是歷史的記錄，它是在一定的歷史條件下產(chǎn)生的，因此鑒定時應當用歷史唯物主義的觀點來分析檔案的價值。根據(jù)檔案產(chǎn)生的時代背景、具體的事件、本身的歷史作用等方面來預測檔案的歷史價值、反對狹隘的實用主義觀點。（三）發(fā)展的觀點社會不斷向前發(fā)展，這決定了檔案的價值不斷發(fā)生變化。在鑒定時，不僅要看到檔案在當前的作用，并要估計和預測檔案在將來的作用，為子孫后代利用檔案著想。（現(xiàn)在我們應以怎樣的眼光來預測檔案的價值呢？國外出現(xiàn)了檔案成為大眾的文化中（媒）介的功能，而不僅局限于學術(shù)的利用了）三、分析檔案價值的具體方法：總方法：檔案保存價值的確定應當以反映本機關(guān)的主要職能活動為出發(fā)點，以分析檔案內(nèi)容為中心，結(jié)合考慮檔案的作者，形成時間，名稱，完整程度、可*性、有效性以及外型特點等因素。研究過去檔案的被利用情況，全面地估計和預測對檔案的利用需求，正確判定檔案的保存價值。方法：直接鑒定法 要求鑒定人員逐件逐張地審查檔案材料的價值，從它的內(nèi)容、作者、名稱、可*程度等方面，去全面考查它的價值。四、鑒定檔案價值的標準（也有的書上稱為 方法 ）1、來源標準檔案的來源是指檔案的形成者。檔案形成者在社會上以及機關(guān)內(nèi)的地位、作用和職能要影響甚至決定檔案的價值。2、內(nèi)容標準檔案內(nèi)容是決定檔案價值最重要、最本質(zhì)的因素。對檔案內(nèi)容的分析可著眼于以下四個方面：A、檔案內(nèi)容的重要性；B、檔案內(nèi)容的獨特性；C、檔案內(nèi)容的時效性；D、除上之外，對檔案內(nèi)容的真實性、完備性等也要加以考察，以準確地把握檔案的價值。3、形式特征標準檔案的形式特征是文件的名稱、責任者、形成時間、載體形態(tài)、記錄方式等。在某種情況下，這些形式特征也可能對檔案的價值發(fā)生影響。4、相對價值標準在一定的情況下，某些文件的保存價值和保管期限可以相對地提升或降低。通常的方法是分析全宗和全宗內(nèi)檔案的完整程度。在根據(jù)上述標準分析檔案價值的時候，要始終堅持辯證的思維方法，切忌機械、片面地強調(diào)某一方面，忽略其他。五、方法論問題1、研究利用規(guī)律，預測未來利用需要2、研究檔案保存的效益3、重要性與保管期限長短的關(guān)系4、彈性原則保存從寬，銷毀從嚴；孤本從寬，復本從嚴；本機關(guān)從寬，外機關(guān)從嚴；兩可之間的，就高不就低；暫緩銷毀歷史檔案從寬，現(xiàn)行檔案從嚴；解放前檔案從寬，解放后檔案從嚴；首腦機關(guān)從寬，一般機關(guān)從嚴；上機機關(guān)從寬，下級機關(guān)從嚴；撤銷機關(guān)從寬，現(xiàn)行機關(guān)從嚴；六、在鑒定工作中需要注意的問題（一）應當以全國統(tǒng)一規(guī)定的鑒定原則和標準作為依據(jù)，不能夠自行其事。（二）應當考慮各方面的作用。這里主要指出應當考慮憑證作用和參考作用，正面作用和反面作用，內(nèi)容上的作用和形式上的作用。（三）對重要的設備的檔案和基建檔案應當由使用設備和建筑物的機關(guān)檔案部門保存復制件，原件移交到檔案館保存。（四）寬嚴問題： 寬 ：指鑒定的標準放寬，多保存一些； 嚴 指標準嚴格一些，少保存一些。第三節(jié) 檔案保管期限表一、作用（一）能夠統(tǒng)一鑒定認識，避免人為的局限性和片面性，使鑒定有章可循。（表雖是主觀制度，但較接近于客觀）（二）能夠保證鑒定工作質(zhì)量。（表是通過長期實踐總結(jié)出來的）（三）能夠提高鑒定工作的效率，加快檔案鑒定速度。（根據(jù)表把檔案對號入座，較為方便，速度又較快）（四）可以防止任意銷毀檔案文件，維護檔案的完整與安全。（有保管價值的文件一般都歸入了保管期限表）（五）立卷時可以據(jù)此考慮文件的價值，把具有相同價值、聯(lián)系密切的文件材料組合在一起，不同價值的文件材料分開組卷，保證案卷質(zhì)量，為日后進館復查打下了基礎。二、類型1、通用檔案保管期限表2、專門檔案保管期限表3、同系統(tǒng)機關(guān)檔案保管期限表4、同類型機關(guān)檔案保管期限表5、機關(guān)檔案保管期限表三、保管期限（一）過去曾經(jīng)用過的方法：永久、長期、短期（二）專門檔案的保管期限1、人民法院的訴訟檔案分為永久、長期（60年）、短期（30年），刑事案件的證物不宜長期保管的至少也要保存十五（證物有些是檔案，有些則不是）；案件的結(jié)案時間是終審判決結(jié)案后的第二年算起；檔案的銷毀是將其中的判決書、裁定書、調(diào)解書取了一份，按年度審判級別整理立卷、永久保管。2、書稿檔案其保管期限與文書檔案一致。3、會計檔案其保管期限分為兩種：定期（三年、五年、十年、十五年、二十五年）、永久其保管時間是從會計年度終了后的第一天算起，會計檔案中的預算、計劃、制度等文件材料的保管期限是和文書檔案一致的。三、保管期限的劃分原則機關(guān)文書檔案的保管期限定為永久、定期兩種。定期一般分為30年、10年。永久保管的文書檔案主要包括：(一)本機關(guān)制定的法規(guī)政策性文件材料；(二)本機關(guān)召開重要會議、舉辦重大活動等形成的主要文件材料；(三)本機關(guān)職能活動中形成的重要業(yè)務文件材料；(四)本機關(guān)關(guān)于重要問題的請示與上級機關(guān)的批復、批示，重要的報告、總結(jié)、綜合統(tǒng)計報表等；(五)本機關(guān)機構(gòu)演變、人事任免等文件材料；(六)本機關(guān)房屋買賣、土地征用，重要的合同協(xié)議、資產(chǎn)登記等憑證性文件材料；(七)上級機關(guān)制發(fā)的屬于本機關(guān)主管業(yè)務的重要文件材料；(八)同級機關(guān)、下級機關(guān)關(guān)于重要業(yè)務問題的來函、請示與本機關(guān)的復函、批復等文件材料。定期保管的文書檔案主要包括：（一）本機關(guān)職能活動中形成的一般性業(yè)務文件材料；（二）本機關(guān)召開會議、舉辦活動等形成的一般性文件材料；（三）本機關(guān)人事管理工作形成的一般性文件材料；（四）本機關(guān)一般性事務管理文件材料；（五）本機關(guān)關(guān)于一般性問題的請示與上級機關(guān)的批復、批示，一般性工作報告、總結(jié)、統(tǒng)計報表等；（六）上級機關(guān)制發(fā)的屬于本機關(guān)主管業(yè)務的一般性文件材料；（七）上級機關(guān)和同級機關(guān)制發(fā)的非本機關(guān)主管業(yè)務但要貫徹執(zhí)行的文件材料；（八）同級機關(guān)、下級機關(guān)關(guān)于一般性業(yè)務問題的來函、請示與本機關(guān)的復函、批復等文件材料；（九）下級機關(guān)報送的年度或年度以上計劃、總結(jié)、統(tǒng)計、重要專題報告等文件材料。四、應當注意的問題（一）要以保存本機關(guān)形成的文件材料為重點，永久和長期卷中上、下級文件也應有一定比重，全面估計和預測對檔案的需要，不能硬性劃分上、本、下級文件幾種保管期限的百分比。（實際工作中的有的作法是極形式主義的，不可取，不合理。）（二）正確處理完整與精煉的關(guān)系：在完整的基礎上求精煉，不必過于強調(diào)少而精。（三）對檔案的鑒定要相對穩(wěn)定，不宜反復進行。即文件鑒定之后，不到期則不再次鑒定。（四）保管期限不宜劃分很精確的年度。第四節(jié) 檔案鑒定工作制度和組織一、檔案室工作制度和組織成立鑒定小組二、檔案館工作制度和組織成立鑒定委員會三、銷毀檔案的批準和監(jiān)銷制度機關(guān)領導批準主管領導機關(guān)批準銷毀1949年前的檔案，須報國家檔案局。兩人以上監(jiān)銷四、銷毀1、編制銷毀清冊二、三份2、立檔單位和全宗簡要說明3、銷毀方法 火燒 或 打成紙漿第一節(jié) 檔案保管工作概述一、保管工作的含義為：1、庫房管理2、檔案流動過程中的保護3、保護檔案的專門措施二、保管工作的任務有：1、防治檔案的損壞；包括自然損壞和人為損壞。2、延長檔案的壽命；3、維護檔案的政治安全 ，防止泄密 。三、基本要求1、以防為主，防治結(jié)合2、加強重點，照顧一般3、自力更生，勤儉節(jié)約4、立足長遠，保證當前四、意義檔案保管工作在整個檔案工作中具有重要意義。檔案保管工作質(zhì)量的高低，對提高檔案管理工作水平具有重大的影響，甚至在一定條件下具有決定性的影響。為檔案管理工作提供物質(zhì)對象，提供一個最起碼、最基本的前提。第二節(jié) 檔案保管的基本物質(zhì)條件一、檔案庫房二、檔案裝具有1、檔案箱2、檔案架3、檔案柜等三、包裝材料有1、卷皮2、卷盒3、包裝紙等第三節(jié) 檔案庫房管理一、 庫房編號有兩種方法：1、為所有庫房編一總的順序號2、分區(qū)編號二、排架和編號1、整齊一致2、避光通風3、空間利用4、統(tǒng)一編號，順序是從左到右、從上到下。三、全宗的排列和檔案的存放1、全宗的排列一個全宗的檔案放在一起按全宗號流水排列法和全宗分類排列法兩種按全宗群排列的方法全宗編號和在庫房的實際排列順序2、存放方式豎放和平放四、檔案存放位置索引五、檔案代理卡為了便于庫房管理員掌握流動情況和安全檢查，可以填制一種卡片放在檔案原來存放的位置上，這就是 代卷卡 或 代理卡 。六、全宗卷全宗卷是在管理某全宗過程中形成的，以全宗為單位組成的說明全宗歷史情況的文件材料專卷。通常包括：移交和接收全宗的文據(jù)，立檔單位和全宗歷史考證，全宗整理工作方案，立卷說明，全宗內(nèi)檔案數(shù)量和狀況的檢查登記和報告，檔案鑒定的報告和銷毀清冊，全宗指南、檔案利用的重要登記等。全宗卷應單獨集中，按全宗順序保管。當全宗轉(zhuǎn)交給另一檔案館（室）保管時，其相應的全宗卷也隨同全宗移交。七、溫濕度調(diào)節(jié)和清潔衛(wèi)生請詳見《檔案保護技術(shù)學》。八、保衛(wèi)和保密九、防火十、檔案在搬運中的保護十一、安全檢查第一節(jié) 檔案檢索工作的地位一、檢索工作在整個檔案工作中的地位1、檢索是提供利用的先期工作檔案館（室）為提供利用所作的直接的準備工作，具體解決每個案卷或每一份文件的查找，是通過檢索來實現(xiàn)的。2、檢索是提高檔案館（室）工作水平的重要手段3、檢索形成了檔案業(yè)務工作中一個獨立的重要環(huán)節(jié)二、編制檔案檢索工具的基本要求是1、全，指信息存儲豐富。2、準，指檢索準確。3、快，指迅速。4、便，指檢索要方便 。三、應當注意的問題：要在重要的檔案上下功夫，不要平均使用人力物力。1、一般的可著錄到案卷級，重要檔案則可著錄到文件級。2、強調(diào)檢索工具 按照一定的方法排列起來以供查找咨詢。三、排檢方法（一）分類法：以科學的分類為基礎，結(jié)合檔案的內(nèi)容和特點，運用概念劃分的方法，把性質(zhì)相同的檔案線索匯集在一起，分門別類地組成一個檢索體系。優(yōu)點：同一個問題或同一個專業(yè)的檔案線索匯集在一起，便于查找利用。（二）按作者排檢法：現(xiàn)又稱責任者把同一個作者形成的文件線索集中在一起。此法一般在機關(guān)檔案室用得較多。（三）按文號排檢法：即按照文號的先后順序進行排列，一般有文號目錄、文號對照表。在機關(guān)檔案室此法也較受歡迎，而在檔案館卻用得不多。但對一此歷史文件或文號不全的文件檔案進行文號排檢則有困難。（四）按字序排檢法編制人名、地名之類的檢索工具，一般采用部首偏旁、四角號碼、筆數(shù)、筆形與筆數(shù)結(jié)合使用這幾種方法。1、部首偏旁法：采用不多，因為它在排列上有相當難度，很多偏旁難以掌握。2、筆數(shù)、筆形法：其困難在于繁，簡字的問題。3、四角號碼法：全國的人名、地名卡片采用此法較多。但此法的普及面不廣。4、音序法：按漢語拼音順序進行排列。多用于以作者、文件名稱、地區(qū)為編制對象的檢索工具。此法較簡便，但對于年紀較大的人卻有不便之處。（五）按地序排檢法按照文件形成的地區(qū)排列。此法在歷史檔案和一些專業(yè)檔案的檢索工具中采用較多。如清代的奏折、地質(zhì)檔案、農(nóng)業(yè)檔案等。（六）主題法按主題排檢一般是編有主題詞的檢索工具采用的。嚴格來說，此法與第（四）種方法是一致的，是按主題詞的字序進行排檢。對于外文檔案，一般是按外文字母進行排檢。目前在檔案界，比較推崇的是分類法和主題法，兩者各有優(yōu)缺點。第三節(jié) 中國檔案分類法1987年出版《中國檔案分類法》第一版。1996年出版《中國檔案分類法》第二版?！吨袊鴻n案分類法》由編制說明和中華人民共和國檔案分類表、新民主主義檔案分類表、民國檔案分類表、清代檔案分類表組成。中華人民共和國檔案分類表，由主表和輔助表（綜合復分表、世界各國和地區(qū)表、中國地區(qū)表、中國民族表以及科技檔案復分表等）組成。《中國檔案分類法》雖然設有檢索方法，但手工翻閱，檢索速度不快?？衫糜嬎銠C容量大、速度快、檢索途徑多的特點，制作一部電子版的《中國檔案分類法》。第四節(jié) 中國檔案主題詞表1989年8月出版了《中國檔案主題詞表》試行本。1995年11月出版《中國檔案主題詞表》正式版本。《中國檔案主題詞表》主要由主表及詞族索引、范疇索引、首筆畫檢字表和附表組成。主表主題詞款目如下例：Renmindaibiaodahui 款目主題詞及漢語拼音人民代表大會 [BB] 范疇號D 人代大會 代項F 地方各級人民代表大會 分項全國人民代表大會S國家權(quán)力機關(guān) 屬項會議*Z國家機構(gòu)* 族項C人民代表大會制 參項《中國檔案主題詞表》詞間關(guān)系表詞間關(guān)系含義簡稱符號等同關(guān)系正式主題詞用項Y非正式主題詞代項D屬分關(guān)系下位詞分項F上位詞屬項S族首詞族詞Z相關(guān)詞相關(guān)關(guān)系參項C族首主題詞注以 * 符號。需要指出的是：傳統(tǒng)紙質(zhì)詞典式《中國檔案主題詞表》，雖然設有幾種檢索方法，但檢索效率仍不高?？衫糜嬎銠C容量大、速度快、檢索途徑多的特點，制作一部電子版的《中國檔案主題詞表》。需要指出的是：傳統(tǒng)紙質(zhì)詞典式《中國檔案主題詞表》，雖然設有幾種檢索方法，但檢索效率仍不高?？衫糜嬎銠C容量大、速度快、檢索途徑多的特點，制作一部電子版的《中國檔案主題詞表》。第五節(jié) 檔案著錄檔案著錄是對檔案的內(nèi)容和形式特征進行分析、選擇、和記錄的過程。賦予其分類標識的過程，稱為分類標引。賦予其主題標識的過程，稱為主題標引。表格式著錄格式直觀，易于掌握，用計算機著錄一般都用表格式。練習：文件名稱：關(guān)于印發(fā)《檔案館開放檔案暫行辦法》的通知文件內(nèi)容： 經(jīng)請示內(nèi)容國務院，現(xiàn)將《檔案館開放政策檔案的辦法》發(fā)給你們，請按照本地區(qū)、本單位實際情況積極貫徹執(zhí)行。有關(guān)數(shù)據(jù)：分類號：A-236檔號：2-1-3-3文號：國檔發(fā)（1986）2號；保管期限：長期文本：正本發(fā)文日期：1986年2月7日附件：《檔案館開放檔案暫行辦法》規(guī)格：16開，3頁第六節(jié) 檔案檢索工具一、作用檔案檢索工具是記錄、報道和查找檔案的工具。它的基本職能有兩個方面：1）存儲。即把檔案的有特征著錄下來，按照一定的順序加以排列或進行客觀的描述，以二次文獻或三次文獻的形式將檔案信息集中起來；2）查檢。即向利用者提供檔案的線索，借利用者了解和查詢檔案時使用。檔案檢索工具既是存儲結(jié)果的最終體現(xiàn)，又是查檢活動的必要條件，對檢索效率具有重要的甚至可以說是決定性的影響。檔案檢索工具在檔案管理中具體表現(xiàn)為以下作用。（一）橋梁作用檔案的數(shù)量龐大，并隨著時間的推移而增加，內(nèi)容繁雜，涉及社會實踐活動的各個方面，對于利用者來說猶如檔案之海，如果不借助于科學的方法和手段，便無法從中獲取所需檔案。檔案檢索工具在檔案和利用者的特定需要之間架設了一道 橋梁 ，溝通了二者的借需關(guān)系，利用者借助檢索工具便可以較為迅速準確地獲取所需檔案。也有人將這種橋梁作用比喻為 打開信息寶庫的鑰匙 ，使用它才可以開戶檔案信息寶庫之門，滿足特定的需求。（二）交流作用檔案檢索工具中存儲了大量的檔案信息，它不僅可以提供查詢，同時可成為檔案館（室）與利用者、檔案館（室）之間的交流工具。利用者借助它可以了解檔案的分布、內(nèi)容、價值等信息，檔案館（室）借助它可以互相了解館藏情況，互通有無，提高服務質(zhì)量。（三）管理作用檔 案檢索工具記錄了檔案的主要內(nèi)容和形式特征，集中、濃縮地揭示了館藏情況，檔案工作人員可以通過檢索工具概要了解館藏檔案的內(nèi)容、形式、數(shù)量等情況，為檔 案管理業(yè)務活動提供一定的依據(jù)。尤其是館藏性檢索工具反映檔案實體順序，在庫房管理、檔案數(shù)量統(tǒng)計等管理活動中直接發(fā)揮作用。各種檢索工具還是檔案工作人 員查找檔案、提供咨詢、開展檔案編研工作的必要手段。上述3個方面的作用是就檔案檢索工具的整體而言的，某一種檢索工具可側(cè)重于其中一個或兩個方面。二、檔案檢索工具的分類檔案檢索工具的種類較多，根據(jù)不同的標準可進行不同的分類。目前比較常見的分類方法有以下幾種。1、按編制方式分為目錄、索引、指南。2、按載體形式分為書本式檢索工具卡片式檢索工具縮微檢索工具機讀式檢索工具3、按檢索范圍分為全宗范圍檢索工具檔案館范圍檢索工具專題范圍檢索工具館際檢索工具4、按功能分館藏性檢索工具查檢性檢索工具介紹性檢索工具需要特別指出的是，隨著計算機技術(shù)在檔案工作中的應用，很多傳統(tǒng)的手工式的目錄被計算機數(shù)據(jù)庫形式所取代，它們已經(jīng)或即將退出歷史舞臺，不需要單獨編制了。但了解一下傳統(tǒng)的目錄，對建立數(shù)據(jù)庫還是有幫助的。三、常見檔案檢索工具1、案卷目錄案卷目錄是以案卷為單位，依據(jù)檔案整理順序編排的檢索工具。案卷目錄一般采用書本式，其目錄表包括：順序號（案卷號）、案卷標題、年度、卷內(nèi)文件頁數(shù)、保管期限、備注等。表中的備注是用來記載案卷中某些需要特殊說明的問題，如移出、銷毀、卷內(nèi)文件的增減、霉爛、字跡模糊等。2、全引目錄案卷文件目錄亦稱 卷內(nèi)文件目錄匯集 或 全引目錄 。它將一全宗內(nèi)的案卷目錄和卷內(nèi)文件目錄匯編成冊，兼有案卷目錄和卷內(nèi)文件目錄之功能。3、全宗目錄全宗目錄是一種介紹檔案館所有全宗狀況的檢索工具，它的內(nèi)容包括全宗的名稱、全宗號、全宗內(nèi)案卷數(shù)量及起止年代。其編制目的是向利用者概要地揭示本館所藏檔案的范圍，以及用于檔案的統(tǒng)計和保管工作。全宗目錄適合于檔案數(shù)量較大，全宗較多的大中型檔案館。4、分類目錄分類目錄是根據(jù)體系分類法的原理，以分類號為排檢項，依據(jù)檔案分類表的體系組織起來的一種檢索工具。分類目錄的主要特點是系統(tǒng)地揭示檔案的主題內(nèi)容，具有較強的族性檢索功能。各檔案館的手工檢索分類目錄大多采用卡片式。5、主題目錄主題目錄是根據(jù)主題法的原理，將檔案的主題按字順序排列的一種目錄。主題目錄的主要特點是能夠集中地揭示有關(guān)同一事物的檔案的內(nèi)容，具有較好的特性檢索功能。6、專題目錄專題目錄是集中、系統(tǒng)地揭示檔案館內(nèi)有關(guān)某一專門事物、某一專門內(nèi)容檔案的檢索工具。7、文號索引文號索引是揭示檔案的文號和檔號之間對應關(guān)系的一種檢索工具，它提供了一條按文號檢索檔案的途徑。文號索引一般采用表格形式，所以通常稱之為文、檔案對照表。也有的檔案室以文號為檢索項設置較為全面的項目，形成文號目錄。8、人名索引人名索引是揭示檔案中所涉及的人物并指明出處的一種檢索工具。在檔案利用中檢索人物占有相當?shù)谋戎兀捎谠跇祟}中很少反映人名，以所只有編制專門的人名索引才能解決這個問題。人名索引包括人名和檔號兩部分，即把人名引向所在檔案的檔號，利用者通過索引的指引，可以查到某一人物的材料。人名索引可以分為綜合性和專題性兩種。綜合性人名索引是將館藏檔案中所涉及到的全部人名編成索引，專題性人名索引是根據(jù)所列專題范圍，如任免、獎勵、處分等對涉及該專題的人名編制索引。9、地名索引地名索引是揭示檔案中所涉及的地名并指明出處的一種檢索工具。以編史修志為目的的利用者往往需要反映某一地區(qū)各方面情況的檔案材料，地名索引可較好地滿足這一類利用需求，從地區(qū)角度提供較為全面的檔案線索。10、檔案館指南檔案館指南是一種全面、系統(tǒng)介紹館藏檔案情況的工具書，又稱檔案館介紹。它是檔案館面對社會的一種宣傳、報道性工具，借助這種工具，利用者可以較為全面地了解館藏檔案情況及利用檔案過程中所需的各種信息。檔案館指南從揭示館藏的詳簡程度上可分為簡明指南和詳細指南，從揭示檔案館的范圍上可分為單一檔案館指南。檔案館指南一般應包括6部分內(nèi)容。．說明或序言．目錄．檔案館概況．館藏檔案情況介紹．館藏資料情況介紹．附錄11、全宗指南全宗指南是揭示檔案館內(nèi)某一全宗檔案情況的工具書，又稱全宗介紹。全宗指南的內(nèi)容主要包括以下3個部分。Ａ．立檔單位和全宗的歷史概況在 檔案利用活動中，對立檔單位歷史的了解直接關(guān)系到對檔案內(nèi)容的理解。因為檔案是歷史的記錄，不了解檔案產(chǎn)生單位的性質(zhì)、職能及機構(gòu)設置情況，就難以全面認 識該機關(guān)檔案的價值。這一困難尤其發(fā)生在后代人利用前代人形成的檔案，同代人利用其他機關(guān)形成的檔案等情況中。對立檔單位情況的介紹主要包括單位名稱、隸 屬關(guān)系、性質(zhì)、任務、內(nèi)部組織機構(gòu)、主要領導人等方面的情況和沿革。Ｂ．全宗內(nèi)檔案概況主要包括檔案的來源、數(shù)量、進館日期、整理、保管、鑒定情況、完整程度、所編制的檢索工具等。Ｃ．檔案的內(nèi)容與成分一般依原整理體系加以介紹，如果是按組織機構(gòu)分類的，可按照機構(gòu)逐一介紹，如果是按問題分類的，可按原劃分的類目逐一介紹，這樣介紹起來比較方便，而且由 于與整理情況相對應，也比較清晰。介紹檔案內(nèi)容時原則上是以案卷為單位，亦可視實際情況靈活掌握，對于若干個問題相近或相同的案卷可合并介紹；對有特色和 價值較大的文件可單獨介紹。12、專題指南專題指南是介紹報道檔案館中反映某一特定題目檔案的工具書，又稱專題介紹。專題指南的基本結(jié)構(gòu)可由以下3部分組成。．序言．檔案內(nèi)容介紹．附錄第一節(jié) 檔案編研工作概述一、編研工作的內(nèi)容1、歷史檔案和現(xiàn)行文件的編纂2、編寫檔案參考資料3、參考編史修志工作二、編研工作的意義檔案館（室）編研工作對整個檔案工作具有重要的意義。1、積極提供利用服務的有效方式2、提高工作水平的重要途徑3、有利用檔案原件的保管和流傳三、特點1、研究性檔案編研工作中 編 與 研 不是兩個各自獨立的概念，而是互相統(tǒng)一的，即編中有研，研中有編。2、思想性檔案編研不僅是對檔案原件的簡單照錄，它必然反映編研人員的觀點和認識，具有明顯的思想性。3、政策性檔案編成果通常要在一定范圍內(nèi)公開使用，從而涉及到許多政策和法律方面的問題需要認真注意。第二節(jié) 檔案參考資料一、大事記１、大事記的種類有Ａ、機關(guān)工作大事記如：《中共北京市委大事記》《北京第一機床廠大事記》Ｂ、國家和地區(qū)大事記如：《中華人民共和國大事記》《解放后西藏大事記》Ｃ、專題大事記如：《大革命時期統(tǒng)一戰(zhàn)線大事記》《中華人民共和國教育大事記》Ｄ、個人生平大事記 也稱為年譜如：《李大釗年譜》《張?zhí)啄曜V》大事記的名稱較靈活，有的稱：大事年表、大事紀要、大事輯要、紀年、月表、日志等。２、編制大事記由兩部分組成:大事時間和大事記述。一般按時間順序排列。大事突出、要事不漏，小事、瑣事不取。二、組織沿革１、種類有A、機關(guān)組織沿革如：《遼寧省人民政府組織沿革》B、地區(qū)組織沿革如：《內(nèi)江地區(qū)直屬機關(guān)機構(gòu)演變》C、專業(yè)系統(tǒng)組織沿革如：《中國人民解放軍組織沿革和各級領導成員名錄》2、內(nèi)容有A、機關(guān)、地區(qū)或?qū)I(yè)系統(tǒng)的歷史概況、行政區(qū)劃、建制變更情況；B、機關(guān)的性質(zhì)、任務、職權(quán)范圍、隸屬關(guān)系；C、機關(guān)內(nèi)部組織機構(gòu)的設置和人員編制的變化情況；D、機關(guān)領導人的任免情況；E、機關(guān)名稱的變更、印信的啟用與作廢、機關(guān)辦公地點的遷移等。3、體例有A、編年法即按年度記述某一機關(guān)（地區(qū)、專業(yè)系統(tǒng)）的組織機構(gòu)。B、系列法即以組織機構(gòu)或問題形成系列，分別記述其沿襲變化的始末概況。C、階段法即根據(jù)機關(guān)（地區(qū)、專業(yè)系統(tǒng)）發(fā)展變化的特點劃分為若干個歷史階段。三、專題概要《廣西壯族自治區(qū)歷屆黨代會簡介》《＊＊大學獲獎科研成果簡介》《嫩江縣中小學教育概要》《吉林省克山病概況》四、會議簡介1、會議簡介是簡要敘述會議過程和基本情況的參考資料。2、內(nèi)容包括A、會議名稱及屆次。如《廣西壯族自治區(qū)歷屆黨代會簡介》。B、會議的時間、地點及主持人。C、會議參加人員。D、會議的主要議程及內(nèi)容。五、統(tǒng)計數(shù)字匯集統(tǒng)計數(shù)字匯集又稱 基礎數(shù)字匯集 。如：《＊＊縣基礎數(shù)字匯編》《舒蘭縣農(nóng)業(yè)基礎數(shù)字匯集》《萊蕪縣牲畜和家禽變化情況匯集一、 檔案統(tǒng)計工作的內(nèi)容和任務１、檔案統(tǒng)計，就是以表冊、數(shù)字的形式，揭示檔案和檔案工作的有關(guān)情況。內(nèi)容很多。包括檔案的基本登記和綜合統(tǒng)計兩部分。從統(tǒng)計的對象來看，分為兩方面：Ａ、對檔案實體及其管理狀況的統(tǒng)計；Ｂ、對檔案事業(yè)的組織與管理狀況的統(tǒng)計；目前，我國檔案工作的基本情況統(tǒng)計，分為四個層次：其一，全國檔案工作基本情況統(tǒng)計；其二，專業(yè)系統(tǒng)檔案工作情況統(tǒng)計；其三，地方（包括省、市、地、縣各級）檔案工作基本情況統(tǒng)計；其四，檔案館、檔案室檔案工作情況統(tǒng)計。２、任務是對檔案和檔案工作的發(fā)展情況進行統(tǒng)計調(diào)查、統(tǒng)計分析， 提供統(tǒng)計資料，實行統(tǒng)計監(jiān)督。二、 檔案統(tǒng)計工作的意義、要求和步驟１、 意義是Ａ、是認識檔案工作的一種重要手段；Ｂ、可以把定性分析和定量分析結(jié)合起來；Ｃ、是檔案事業(yè)建設的一項重要的基礎工作；Ｄ、可以為制定檔案工作的方針、政策和編制檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃提供提供依據(jù)。２、 要求為Ａ、準確性、客觀性、科學性Ｂ、遵循全國統(tǒng)計工作現(xiàn)代化的要求，須達到：統(tǒng)計指標體系完整化，統(tǒng)計分類標準化，統(tǒng)計調(diào)查工作科學化，統(tǒng)計基礎工作規(guī)范化，統(tǒng)計計算和數(shù)據(jù)傳輸技術(shù)現(xiàn)代化，統(tǒng)計服務優(yōu)質(zhì)化。３、 步驟包括Ａ、統(tǒng)計調(diào)查Ｂ、統(tǒng)計整理Ｃ、統(tǒng)計分析三、 檔案統(tǒng)計調(diào)查１、 統(tǒng)計表報２、 專門調(diào)查四、 檔案統(tǒng)計資料的整理統(tǒng)計分組：簡單分組和復雜分組五、 統(tǒng)計表六、 綜合指標１、 絕對數(shù)２、 相對數(shù)第二節(jié) 檔案的登記?檔案數(shù)量和狀況登記?案卷目錄與卷內(nèi)文件目錄?檔案收進登記簿這是專門記錄檔案進入檔案機構(gòu)情況的一種登記形式。主要應用于檔案館和規(guī)模較大的檔案室。其具體形式一般為簿冊式。其基本登記進以檔案進入檔案機構(gòu)的次數(shù)為單位進行登記，即每收進一次檔案，無論其數(shù)量及全宗所屬情況如何，都要在收進登記簿上登記為一個條目。（三）全宗名冊檔案館和規(guī)模較大且保管了多個全宗的檔案室，對其所管全宗進行逐個登記的一種形式。（四）全宗單詳細登記每一全宗情況的登記形式。主要應用于檔案館和保存了較多全宗的檔案室。其形式為單頁式。每一張全宗單登記一個全宗的詳細情況。其登記內(nèi)容比全宗名冊要詳細得多，一般分為3個部分。（五）全宗卡片它是檔案行政機關(guān)要求檔案館報送的一種形式。其作用和目的是為了隨時掌握各檔案館中所存檔案全宗的基本情況，且與 檔案成分和數(shù)量變化情況報道表 結(jié)合使用。（六）檔案成分和數(shù)量變化情況報道表檔案成分和數(shù)量變化情況報道表是檔案館按要求向檔案行政機關(guān)報送的一種登記形式，旨在隨時報告其所管檔案（以全宗為單位）的變化情況。檔案行政機關(guān)根據(jù)報道內(nèi)容，隨時在全宗卡片上進行補充性登記。（七）案卷目錄登記簿案卷目錄登記簿是對所有案卷目錄進行登記的一種登記形式。主要應用于檔案館和案卷目錄數(shù)量較多的檔案室。其登記方法是以案卷目錄的本冊為單位進行登記，每一本（冊）案卷目錄登記為一個條目。（八）總登記簿總登記簿是全面系統(tǒng)地記錄反映檔案的收進、移出情況及檔案數(shù)量變化情況的一種登記形式。主要應用于檔案室。?檔案工作狀況登記簿（一）工作日志工 作日志是許多重要的社會行業(yè)中普遍采用的一種基本的工作登記形式。其作用與目的在于逐日記錄每一天的工作內(nèi)容及其進程問題，積累詳盡的工作原始記錄，為日 后的查考和總結(jié)提供素材。一般應包括日期（年、月、日、星期），時間（上午、下午或具體時刻），工作內(nèi)容，工作量與進度，工作中的問題及處置情況，每周或 每月的統(tǒng)計、小結(jié)等。（二）人員進出庫房登記人員進出庫房登記是庫房管理的一種具體手段。一般采用登記本形式。登記本一般應放置在庫房入口處。工作人員及其他人員每次進出庫房均應在登記本上登記。登記項目一般應包括日期、進出庫房人員姓名、進入庫房時間（時刻）、進庫事由、出庫時間（時刻）等。（三）檔案出入庫登記檔案出入庫登記這也是庫房管理的一種具體手段。一般也采用登記本形式。其具體的登記項目一般應包括檔案出庫的日期、時間（時刻）、檔號及數(shù)量、原因（即用途），歸入日（四）檔案清點、檢查登記檔案清點、檢查登記是對檔案進行定期或不定期的清點、檢查過程中及清點、檢查完畢之后所進行的登記。其登記內(nèi)容應涉及清點、檢查的日期，原因，清點、檢查過程所發(fā)現(xiàn)的情況及問題，清點、檢查的結(jié)果（結(jié)論），從事清點、檢查的工作人員姓名。（五）檔案利用登記簿它是一種全面、系統(tǒng)地記錄檔案提供利用情況的綜合性登記形式。它既是檔案機構(gòu)記錄、掌握提供利用情況的一種登記形式，同時又是檔案機構(gòu)向利用者具體提供檔案時履行交接手續(xù)的一種交接憑據(jù)。（六）利用者登記卡利用者登記卡是檔案館和規(guī)模較大的檔案室對利用者進行記錄、掌握的一種登記形式。（七）檔案借出登記簿檔案借出登記簿是專用于對檔案被借出檔案機構(gòu)之外的情況進行登記的一種登記形式，檔案館和檔案室均可使用。（八）檔案復制、摘抄登記檔案復制、摘抄登記是專用于對在利用中被復制、摘抄情況進行登記的一種登記形式。同時具有提出復制、摘抄申請，履行批準手續(xù)和確認復制、摘抄事實的憑據(jù)性質(zhì)。（九）利用效果登記利用效果登記實質(zhì)上是檔案機構(gòu)對每一次利用的成效結(jié)果所進行的跟蹤調(diào)查。這種跟蹤調(diào)查性質(zhì)的登記，對于檔案機構(gòu)調(diào)整、改進自己的工作具有重要意義。第三節(jié) 檔案行政管理機關(guān)和檔案館的基本統(tǒng)計一、檔案構(gòu)成統(tǒng)計總的說來，檔案構(gòu)成統(tǒng)計是檔案館全部檔案材料現(xiàn)有數(shù)量和狀況的一種統(tǒng)計。要求將檔案館內(nèi)的全部檔案以其來源性質(zhì)分組，即分成：建國后檔案、革命歷史檔案、清代以前檔案、民國檔案等部分，并以此說明現(xiàn)有檔案數(shù)量和狀況。二、檔案利用統(tǒng)計檔案利用統(tǒng)計它是一種對各種類型檔案被各機關(guān)、各項工作利用的情況和程度的統(tǒng)計。三、檔案工作人員情況統(tǒng)計檔案工作人員情況統(tǒng)計是它對于研究檔案館工作售貨員的需要量，各種干部的比例，各檔案館干部的對比分析和平衡，培訓工作的安排等，具有重要的作用。四、檔案館建設狀況統(tǒng)計檔案館建設狀況統(tǒng)計是檔案行政管理機關(guān)的任務之一，負責檔案館網(wǎng)的規(guī)劃與籌建。這種統(tǒng)計對研究我國檔案事業(yè)的發(fā)展，是一種很有意義的資料。五、檔案室建立情況統(tǒng)計檔案室是機關(guān)工作的重要組成部分，是現(xiàn)行機關(guān)檔案集中保管的機構(gòu)。檔案行政管理機構(gòu)及時了解檔案室建設的情況是非常必要的。這就要對檔案室的建設情況進行統(tǒng)計。第一節(jié) 檔案提供利用工作概述一、含義檔案工作的總目的，是提供檔案為社會主義事業(yè)服務。為了實現(xiàn)這個目的必須做一系列的工作，其中直接傳遞檔案信息為黨和國家各項工作服務的環(huán)節(jié)，稱為 檔案的利用服務工作 ，或簡稱 檔案利用工作 ，又稱 提供利用 。檔案利用工作的基本內(nèi)容，就是介紹和報道館（室）藏檔案的內(nèi)容和成分，通過各種方式為利用者實際提供文獻材料和情報信息，進行咨詢服務。二、利用工作的地位檔案的提供利用是檔案工作為社會主義事業(yè)服務的直接手段，它是兼承檔案工作內(nèi)外關(guān)系的一個重要環(huán)節(jié)，在檔案工作中占有突出地位。它是檔案工作聯(lián)系社會的一個窗口，是衡量檔案工作好壞的主要標志。它在一定程度上體現(xiàn)了外界利用檔案的需要，對整個檔案工作具有一定的檢驗和推動作用。總之，它是檔案工作中最富有活力的一個環(huán)節(jié)。三、注意問題1、服務思想A、全面地為檔案用戶服務B、及時地為檔案用戶服務C、準確地為檔案用戶服務D、有效地為檔案用戶服務2、正確處理提供利用與保密之間的關(guān)系提供利用和保密，從根本上來說是一致的。提供利用時要注意保密，保密是限定了利用的對象和范圍，是為了更好地利用。澄清 利用危險，保密保險 以及 歷史檔案無密可保 的錯誤思想。要認真深入地審定檔案內(nèi)容，根據(jù)時間、地點和條件的變化情況，調(diào)整檔案的密級，逐步擴大開放范圍，減少煩瑣的批準手續(xù)，方便廣大利用者的正常利用。第二節(jié) 檔案提供利用的途徑與方式一、基本途徑有1、提供檔案原件2、提供復制品3、提供檔案信息加工品二、幾種主要的方法有1、檔案閱覽服務2、外借服務3、制發(fā)復本4、展覽與陳列服務5、制發(fā)檔案證明服務6、檔案目錄信息服務7、檔案咨詢第三節(jié) 檔案用戶調(diào)研工作檔案用戶需求分析是通過一定的方式與方法，在深入調(diào)查、掌握用戶利用需求的基礎上，揭示各類用戶的需求特點與規(guī)律的一項業(yè)務活動。一、檔案用戶需求調(diào)研的原則包括1、客觀性原則2、針對性原則3、全面性原則4、服務性原則二、影響檔案用戶的主、客觀因素有（一）社會因素1、社會政治因素2、社會經(jīng)濟因素3、科學文化因素（二）檔案工作因素1、檔案工作的方針和政策2、檔案管理工作的水平3、檔案利用服務工作的質(zhì)量（三）檔案用戶自身因素對其利用需求的影響1、檔案用戶的職業(yè)因素2、檔案用戶的知識水平3、檔案用戶的工作經(jīng)驗三、檔案用戶需求的構(gòu)成1、學術(shù)用戶需求2、實際利用需求3、普遍利用需求解決自身的社會或生活問題，如學歷、身份、工齡、工資、土地使用權(quán)及所有權(quán)、房產(chǎn)、山林、家世等方面的問題。四、幾點帶規(guī)律性的問題1、受社會因素的影響2、宣傳報道對檔案用戶需求的影響3、檔案用戶需求心理的求便心理4、檔案用戶利用檔案的行為結(jié)果對其以后需求行為的影響第四節(jié) 開放檔案工作一、開放檔案的含義開放檔案就是將一般可以公開和保密期限滿的檔案，解除 禁閉 ，向社會開放，允許檔案用戶在履行簡便的手續(xù)后，即可通過一定的方式，進行開發(fā)利用?！吨腥A人民共和國檔案法》規(guī)定：國家檔案館保管的檔案，一般應當自形成之日起滿30年向社會開放。經(jīng)濟、科學、技術(shù)、文化等類的檔案向社會開放的期限，可以少于30年，涉及國家安全或者重大利益經(jīng)及其他到期不宜開放的檔案向社會開放的期限，可以多于30年。二、開放的意義是1、開放檔案是有得于社會進步的新方針，是加快我國政治民主化的一個新步驟。2、開放檔案也是現(xiàn)代檔案館自身發(fā)展的一項重大措施。3、開放檔案可以促進檔案館的各項業(yè)務建設。三、開放檔案的條件有1、物質(zhì)條件2、檢索條件3、制度條件4、社會檔案意識條件四、開放檔案的鑒別1、確定開放期2、開放檔案鑒別工作的組織領導成立鑒定小組，經(jīng)鑒定后，報本級檔案行政部門批準后開放；把握不定的檔案，鑒定小組應報本級人民政府審批。3、檔案的解密、降密依照 各級國家檔案館館藏檔案解密和劃分控制范圍的暫行規(guī)定 ：各級檔案館保存的涉密檔案，其解密工作，由各級國家檔案館負責進行。一般原則和辦法是：A、未進館的1991年1月1日前形成的涉密檔案，由各檔案形成機關(guān)、單位負責解密；對館藏將滿30年的涉密檔案，原檔案形成者認為仍屬國家機密的，應當自該檔案屆滿30年之日前6個月，以文件形式通知有關(guān)的檔案行政機關(guān)或檔案館；過期未通知的，由檔案館進行處置；B、1991年1月1日以后形成的涉密檔案，未接到保密期限變更通知的，自保密期限屆滿之日起，即自行解密；C、各檔案館保存的經(jīng)濟、科學、文化類的涉密檔案，有必要提前向社會開放的，應向檔案形成機關(guān)發(fā)出要求提前解密的通知，有關(guān)機關(guān)接到通知的半年內(nèi)應予以答復，否則，檔案館可根據(jù)有關(guān)辦理；D、撤銷機關(guān)的，由承擔其職能的單位負責；如無，則由檔案館負責處理。凡涉及下屬內(nèi)容的檔案，均應控制使用，不可開放。--凡對社會開放會影響黨內(nèi)團結(jié)、黨和國家機關(guān)工作正常開展，危害國家安全、社會安定，損害國家利益的檔案。--凡對社會開放有損于個人形象、尊嚴、聲譽、人身安全的檔案。--凡對社會開放會影響兩黨、兩國政黨關(guān)系及其他對外關(guān)系的檔案。--凡對社會開放會削弱我國經(jīng)濟實力、科技實力的檔案。--機關(guān)、單位及個人移交、捐贈、寄存檔案時明確提出不能開放的檔案。--其他會影響黨和國家利益的，不宜對社會開放使用的檔案。五、開放檔案公布1、開放檔案的公布權(quán)《中華人民共和國檔案法》規(guī)定：屬于國家所有的檔案，由國家授權(quán)的檔案館或者個人公布；未經(jīng)檔案館或者有關(guān)機關(guān)同意，任何組織和個人無權(quán)公布。集體和個人所有的檔案，檔案的所有者有權(quán)公布，但必須遵守國家有關(guān)規(guī)定，不得損害國家安全和利益，不得侵犯他人的合法權(quán)益。2、公布檔案的方式《中華人民共和國檔案法實施辦法》中規(guī)定：通過報紙、刊物、圖書等出版物發(fā)表；通過電臺、電視臺播放；陳列、展覽檔案或其復制件；出版發(fā)行檔案史料；公開出售復制件；散發(fā)或者張貼檔案復制件；在公開場合宣讀、播放檔案原文等。期及時間（時刻）、經(jīng)手人，等等。文書檔案保管期限表 (點擊數(shù):1811 發(fā)布時間:2005-08-11)1. 本級黨的代表大會、代表會議、人民代表大會、人民代表會、政治協(xié)商會議，工會、共青團、婦女聯(lián)合會代表會會議的文件材料。1.1通知、名單、議程、報告、領導人講話、大會發(fā)言、提案、選舉結(jié)果、討論通過的文件、決議、紀要、公報、主席團會議記錄、簡報、重要的照片、錄音(像)帶等文件材料 永久1.2 賀信、賀電、討論未通過的文件 長期1.3 小組會議記錄、 參考文件、會議服務機構(gòu)的計劃、總結(jié)等文件材料 短期2. 本級黨委、人民代表大會、政治協(xié)商會議、工會、共青團、婦女聯(lián)合會的常委會、全體委員會，政府常務會、辦公會議的文件材料2.1 公報、 決議、決定、記錄、紀要、領導人講話、討論通過的文件材料 永久2.2 討論未通過的文件材料等 短期3. 上級機關(guān)召開的重要會議文件材料3.1 主要文件材料 長期3.2 其它文件材料 短期4. 上級機關(guān)頒發(fā)的文件材料4.1 直屬上級機關(guān)頒發(fā)的，屬本機關(guān)主管業(yè)務的，和非直屬上級機關(guān)頒發(fā)的針對本機關(guān)主管業(yè)務并要執(zhí)行的重要的文件材料永久4.2 直屬上級機關(guān)頒發(fā)的屬本機關(guān)主管業(yè)務并要執(zhí)行的一般文件材料 長期4.3 其它需要執(zhí)行的文件材料 短期5. 黨和國家領導人、上級機關(guān)視察、檢查本地區(qū)、本機關(guān)工作時形成的題詞、講話、聲像等重要文件材料 永久6. 本機關(guān)黨組(包括實行黨委制的黨委)和行政辦公會的記錄、紀要、討論通過的文件 永久7. 本機關(guān)召開會議的文件材料7.1 本機關(guān)召開的工作會議和重要的專業(yè)會議文件材料7.1.1 通知、名單、日程、報告、講話、決議、決定、紀要、重要的聲像材料 永久7.1.2 典型材料、代表發(fā)言、簡報 長期7.1.3 小組會議記錄、參考材料 短期7.2 一般專業(yè)會議文件材料7.2.1 紀要、通知、總結(jié)、講話、報告、重要的聲像材料 長期7.2.2 典型材料、代表發(fā)言、簡報 短期8. 本機關(guān)制發(fā)的(包括與其它機關(guān)聯(lián)合制發(fā)的)文件材料8.1 方針、政策法規(guī)性的，重要業(yè)務問題的 永久8.2 一般業(yè)務問題的 長期8.3 事務性有參考價值的 短期9. 代上級機關(guān)起草并被采用的文件的最后草稿9.1 重要的法規(guī)性的 長期9.2 其它的 短期10. 本機關(guān)各種普查工作形成的文件材料10.1 綜合成果、專題成果、方案、總結(jié)、報告 永久10.2 原始記錄 長期11. 本機關(guān)專題、典型的調(diào)查報告11.1 重要的 永久11.2 一般的 短期12. 本機關(guān)的請示與上級機關(guān)的批復,下級機關(guān)的請示、報告與本機關(guān)的批復、批示12.1 方針政策性的重要問題的 永久12.2 一般事務性問題的 短期13. 本機關(guān)工作活動的工作總結(jié)、報告13.1 主要職能活動年度和年度以上的、重要專題的 永久13.2 半年的、季度的、一般專題的 長期14. 本機關(guān)計劃、規(guī)劃、控制數(shù)字14.1 年度和年度以上的 永久14.2 季度的、月份的 短期15. 本機關(guān)統(tǒng)計報表15.1 匯總的、年度和年度以上的、專題的 永久15.2 季度、月份的 短期16. 本機關(guān)機構(gòu)設置、撤并、名稱更改、組織簡則、工作條例、人員編制、啟用印信文件材料 永久17. 干部任免的文件材料17.1 本機關(guān)領導人，本機關(guān)對直屬單位領導人任免的文件材料永久17.2 本機關(guān)內(nèi)部機構(gòu)負責人的任免材料 長期18. 本機關(guān)勞動模范、先進工作者等的文件材料18.1 省級以上的 永久18.2 地、縣級以下的 長期19. 本機關(guān)對有關(guān)人員的處分材料19.1 影響大、問題嚴重的 永久19.2 一般的 長期20. 干部職工錄用、轉(zhuǎn)正、調(diào)資、定級、離退休、職務聘任、復轉(zhuǎn)、撫恤、死亡等文件材料 長期21.本機關(guān)職工調(diào)動工作的行政、工資、黨團組織關(guān)系的介紹信及存根 長期22. 本機關(guān)職工、黨員名冊 永久23.本機關(guān)中黨、團、工會的基層組織形成的工作報告、總結(jié)、會議文件和團員名冊等文件材料 長期24. 本機關(guān)組織沿革、大事記 永久25. 本機關(guān)及本機關(guān)批準的有關(guān)區(qū)域變化和解決邊界糾紛、征用土地的文件材料 永久26. 本機關(guān)財產(chǎn)、物資、檔案等的交接憑證 長期27. 本機關(guān)編輯的并反映主要職能活動的出版物定稿和樣本永久28. 本機關(guān)與國內(nèi)外有關(guān)單位簽訂的合同、協(xié)定、協(xié)議書等文件材料28.1 有歷史意義和長遠利用價值的 永久28.2 重要的 長期28.3 一般的 短期29. 本機關(guān)關(guān)于出國考察、友好往來、參加會議等外事活動形成的文件材料29.1 重大活動的主要文件 永久29.2 一般活動的審批手續(xù)、考察報告 長期29.3 其它文件材料 短期30. 機關(guān)之間協(xié)商工作的往來文件材料 短期31. 同級機關(guān)和非隸屬機關(guān)制發(fā)的非本機關(guān)主管業(yè)務但要貫徹執(zhí)行的文件材料 短期32. 本機關(guān)處理人民來信來訪的文件材料32.1 有省以上領導人重要批示和處理結(jié)果的 永久32.2 有上級機關(guān)或本機關(guān)領導人重要批示和處理結(jié)果的 長期32.3 其它有重要處理結(jié)果的 短期32.4 沒有處理結(jié)果的 短期33. 下級機關(guān)報送的總結(jié)、報告、統(tǒng)計報表33.1 年度和年度以上的總結(jié)、統(tǒng)計報表，重大問題的專題報告長期33.2 年度以下的總結(jié)、統(tǒng)計報表，一般專題的報告和備案的短期文件材料歸檔范圍與保管期限表（一）黨群黨務綜合序號 類目名稱 保管期限l 上級黨組織關(guān)于黨的建設的指示、決定、決議、通報、通知、條例、規(guī)定、辦法等文件材料 長期(如文件是針對本校的，則永久保存)2 上級機關(guān)召開的會議的文件材料(1) 本校領導人在會上的重要發(fā)言 永久(2) 會議的報告、總結(jié)、決議等 長期(3) 簡報、參考資料 短期3 校黨委向上級機關(guān)的請示、報告及上級機關(guān)的批復、批示 永久4 校黨代會文件材料(1) 大會計劃、通知、工作報告、議程、決議、 總結(jié)、記錄、發(fā)言稿、領導講話稿、照片、錄音；大會主席團、秘書長和代表、列席代表名單；候選人登記表和情況介紹；大會選舉辦法，選舉結(jié)果和上級批復等 永久(2) 提案及辦理情況；會議簡報、會議情況、反映記錄、小組會議記錄等 長期(3) 參考文件，工作人員名單，工作證、代表 證、列席證及選票式樣 短期5 校黨委會、黨委擴大會、黨委常委會、常委擴大會、書記辦公會、書記校長碰頭會、總支書記會議記錄、紀要、決議及會議討論的文件 永久6 校黨委召開的全校性大會、黨員干部會和黨員大會的講話稿、會議記錄 長期7 以黨委名義召開的工作會議材料 永久8 本校參加各級黨代會的代表名單、登記表及有關(guān)材料 永久 9 校黨委工作計劃、報告(包括調(diào)查報告)、總結(jié)(包括經(jīng)驗總結(jié)) 永久 10 校黨委在貫徹中央重大方針政策中形成的文件材料 長期l l 校黨委和上級黨委調(diào)研、檢查、巡視學校工作形成的文件材料 永久12 校黨委頒布的決定、條例、規(guī)定、辦法、指示、批轉(zhuǎn)、通報和通知 永久13 校黨委工作簡報、情況反映 永久14 校黨委大事記 永久15 黨群系統(tǒng)啟用印章的文件和印模 永久16 黨群系統(tǒng)重要統(tǒng)計材料 永久17 黨委各部、委、各分黨委、總支、直屬支部給黨委的報告、請示及批復、批示 長期18 黨委關(guān)于保密、秘書工作的文件 長期19 重要的群眾來信來訪及處理材料 長期20 黨委與有關(guān)機關(guān)聯(lián)系、協(xié)商工作的來往文件 長期21 分黨委、總支、直屬支部工作計劃、總結(jié)、重要報告、經(jīng)驗介紹、調(diào)查材料、會議記錄和統(tǒng)計表 長期22 分黨委、總支、直屬支部黨建工作及有關(guān)材料 長期23 分黨委、總支、直屬支部人員獎勵及有關(guān)材料 長期紀 檢序號 類目名稱 保管期限1 上級紀委關(guān)于紀檢工作的指示、決定、規(guī)定、通知 長期2 校紀委工作規(guī)章制度 長期3 校紀委工作計劃、報告、總結(jié)、調(diào)查材料及重要統(tǒng)計 永久4 關(guān)于校紀委工作的請示、報告及批復、批示(1) 重要的 永久(2) 一般的 長期5 校紀委會議記錄、紀要、決定 長期6 關(guān)于黨員違紀案件調(diào)查處理的材料 長期7 對黨員申訴的復查材料、結(jié)論、撤銷處分決定 長期8 群眾來信來訪及處理意見 短期9 參加上級召開的紀檢工作會議所帶回的重要文件材料 長期組 織序號 類目名稱 保管期限l 上級關(guān)于組織工作的指示、決定、規(guī)定、通知 長期2 本校組織工作計劃、總結(jié)、決定、報告、調(diào)查材料 永久3 校組織工作會議記錄、紀要、決定 永久4 本校組織工作條例、規(guī)章制度 永久5 本校組織機構(gòu)設置、變動的報告及決定、批復、通知 永久6 關(guān)于本校干部任免的報告、決定、批復、通知 永久7 科以上干部名冊 永久8 科以上干部考核材料 長期9 分黨委、總支、直屬支部改選報告、審批材料 永久10 分黨委、總支、直屬支部委員名冊 永久11 黨員名冊、發(fā)展新黨員、預備黨員轉(zhuǎn)正名冊 長期12 關(guān)于吸收新黨員、預備黨員轉(zhuǎn)正或取消資格、黨員退黨的報告、決定、批復、通知書等材料 長期13 黨員轉(zhuǎn)移組織關(guān)系介紹信、介紹信存根 長期14 黨員、組織機構(gòu)統(tǒng)計年報表 永久15 黨費收繳與開支情況統(tǒng)計 長期16 表彰優(yōu)秀黨員和先進集體的通知、決定及典型事跡材料(1) 省、部級以上的 永久(2) 其他的 長期17 干部離休報告及審批材料 長期18 落實政策的有關(guān)材料 永久19 關(guān)于黨校工作的請示、報告、批復、批示 長期20 黨校工作計劃、總結(jié) 長期21 黨課教育計劃 長期22 黨校學員名單 長期23 參加上級召開的組織工作會議所帶回的重要文件材料 長期宣傳教育序號 類目名稱 保管期限1 上級關(guān)于宣傳工作的指示、意見、通知 長期2 本校宣傳工作計劃、決定、報告、通知和總結(jié) 永久3 宣傳教育工作會議記錄、紀要 長期4 反映學校重要會議、重大活動的剪報、圖表及有關(guān)文件材料 永久5 教職工政治思想工作動態(tài)及調(diào)查材料 長期6 理論學習的決定、通知、計劃、總結(jié) 長期7 上級有關(guān)學生思想政治工作的指示、意見、通知 長期8 本校關(guān)于學生思想政治工作的決定、通知、條例 永久9 學生思想政治工作計劃、報告、總結(jié) 永久10 學生思想政治工作典型調(diào)查材料和統(tǒng)計 長期11 關(guān)于學生政治工作隊伍建設的文件材料 長期12 學生政治工作人員名單 長期13 參加上級召開的宣傳工作會議所帶回的重要文件材料 長期統(tǒng) 戰(zhàn)序號 類目名稱 保管期限1 上級關(guān)于統(tǒng)戰(zhàn)工作的指示、意見、規(guī)定、通知 長期2 本校統(tǒng)戰(zhàn)工作計劃、決定、報告、總結(jié) 永久3 統(tǒng)戰(zhàn)工作重要會議記錄 長期4 關(guān)于本校統(tǒng)戰(zhàn)工作重要問題的請示與批復 長期5 統(tǒng)戰(zhàn)工作情況調(diào)查、典型材料、統(tǒng)計報表 永久6 本校各民主黨派、著名黨外人士及其他統(tǒng)戰(zhàn)對象情況登記表、名冊 永久7 本校各級人大代表、政協(xié)委員名單及審批材料 永久8 臺、港、澳和僑務工作形成的文件材料 長期9 本校統(tǒng)戰(zhàn)工作情況簡報 長期工 會序號 類目名稱 保管期限1 上級關(guān)于工會工作的指示、意見、通知等 長期2 工會工作計劃、報告、決定、重要通知、總結(jié) 永久3 會員代表大會的通知、名單、工作報告、決議選舉結(jié)果、領導講話、大會發(fā)言、討論通過的文件、向上級組織的報告及批復等材料 永久4 關(guān)于工會工作的重要請示與批復 長期5 工會委員會會議記錄、紀要 長期6 基層工會干部名冊 長期7 會員名冊 長期8 會員轉(zhuǎn)移關(guān)系介紹信、介紹信存根 短期9 表彰工會先進集體、個人的材料、名單(1)省、部級以上的 永久(2)校級 長期10 處分會員的有關(guān)材料 長期11 開展文體活動、宣傳工作、福利工作的文件材料 短期12 關(guān)于校工會工作的規(guī)章制度 長期13 關(guān)于本校婦女工作的文件材料 短期團 委序號 類目名稱 保管期限1 上級關(guān)于團的工作的指示、意見、通知 長期2 校團代會、學代會通知、名單、工作報告、決議、選舉結(jié)果、領導講話、大會發(fā)言、討論通過的文件、向上級組織的報告及批復 永久3 團委工作計劃、報告、總結(jié) 永久4 關(guān)于本校團的工作的請示及批復 長期5 團委會會議記錄 長期6 本校團的工作的規(guī)章制度 長期7 批準入團、離團材料及名單 長期8 團干部、團員名冊 長期9 團員轉(zhuǎn)移關(guān)系介紹信、介紹信存根 長期10 團組織統(tǒng)計報表永久 永久11 表彰先進團支部、優(yōu)秀團員的材料(1)省、部級以上的 永久(2)校級的 長期12 對團員的處分、取消處分的決定及材料 長期13 學生會文件材料 長期14 本校學生組織參與的各種學會、社團的有關(guān)材料 長期15 各分團委、團總支的有關(guān)材料 長期16 研究生會的有關(guān)材料 長期17 團委牽頭進行的重大活動的有關(guān)材料 長期18 社團活動、勤工儉學、社會實踐的有關(guān)材料 長期（二）行政綜 合序號 類目名稱 保管期限1 上級關(guān)于高校行政管理的綜合性指示、意見、決定、條例、規(guī)定、辦法等文件材料 長期2 校務委員會、校長辦公室、校長書記碰頭會決定、會議記錄、紀要及討論通過的文件 永久3 全校性的工作會議，座談會文件 長期4 校領導在全校性大會上的講話稿和會議記錄 長期5 上級機關(guān)召開的會議的文件材料(1) 本校領導在會上的重要發(fā)言材料 永久(2) 會議的報告、總結(jié)、決議 長期6 教職工代表大會的文件材料 永久7 本校教育事業(yè)規(guī)劃、計劃及上級批復 永久8 學校年度、學期工作計劃、報告、總結(jié) 永久9 全校性的規(guī)章制度 永久10 學校評估材料 永久11 本校向上級的請示、報告及批復、批示 永久或長期12 本校各單位的請示及學校的批復(分類立卷) 長期13 有關(guān)全校性工作的調(diào)查材料和經(jīng)驗總結(jié) 永久14 上級或有關(guān)部門對本校工作檢查形成的文件材料 永久或長期15 啟用和廢止印章的文件及印模 永久16 學年報表及綜合統(tǒng)計 永久17 校慶活動形成的文件材料(1) 重要的報告、講話、總結(jié)、紀念冊、校友名單、會議記錄 永久(2) 重要賀電、賀信、禮品清單等 長期18 學校大事記、歷史沿革、情況介紹、情況簡報、信息動態(tài)等 永久19 校史工作材料 永久20 校友工作材料 長期21 本校重大活動形成的文件材料、剪報 永久22 重要的群眾來信來訪材料 長期23 普選工作材料 短期24 上級關(guān)于本校院、所、中心等的來文 長期25 院、系、所會議記錄、紀要、簡報 長期26 院、系、所工作計劃、總結(jié)、報告 長期27 院、系、所開展學術(shù)活動的文件 長期28 院、系、所與國內(nèi)單位協(xié)作的材料 長期29 院、系、所統(tǒng)計年報及重要資料 長期30 校辦制定的崗位責任制及目標管理責任制 長期人 事序號 類目名稱 保管期限1 上級關(guān)于人事工作的指示、規(guī)定、通知 長期2 本校關(guān)于人事工作的請示、報告及批復、批示(1) 重要的 永久(2) 一般的 長期或短期3 本校人事工作的規(guī)章制度 長期4 人事工作會議記錄、紀要 永久5 人事工作計劃、報告、總結(jié)、調(diào)查材料 永久6 本校機構(gòu)、編制規(guī)劃、計劃報告及上級批復 永久7 關(guān)于校內(nèi)機構(gòu)設置、變化的文件材料 永久8 表彰和獎勵先進集體、先進教職工的文件材料(I) 省、部級以上的 永久(2) 校級的 長期9 處分教職工和復查、撤銷處分的文件材料 長期10 學校人事統(tǒng)計報表 永久11 教職工名冊(分單位的總冊、分類名冊)、登記表 永久12 教研室、研究室正副主任名冊 長期13 教職工的錄用、聘用材料 長期14 教職工轉(zhuǎn)正、定級材料 長期15 教職工的起薪、停薪材料 長期16 教職工調(diào)進、調(diào)出轉(zhuǎn)移行政、工資關(guān)系介紹信、介紹信存根、報到證、商調(diào)函 長期17 教職工退職、離職和出國的有關(guān)材料 長期18 關(guān)于離休、退休工作的請示及上級批復 長期19 教職工離休、退休及有關(guān)榮譽證書授予工作的材料 長期20 離休、退休人員情況登記表、名冊 長期21 教職工援外和支援邊遠地區(qū)材料 短期22 教職工動態(tài)月報 長期23 參加上級召開的人事工作會議帶回的重要文件材料 長期24 教職工評定、聘任專業(yè)技術(shù)職務材料及上級批復(按類立卷，要求附審批表) 長期25 校職稱評定委員會工作形成的文件材料 長期26 教職工工資調(diào)整材料及名冊 長期27 關(guān)于教職工勞保、困難補助及其它福利工作的材料 長期28 處理教職工傷殘、死亡、撫恤等材料 長期29 關(guān)于使用臨時工的材料 長期30 臨時工名冊 長期31 師資培養(yǎng)計劃、總結(jié) 永久32 師資培養(yǎng)、管理工作規(guī)定 長期33 教師進修計劃、安排、總結(jié) 長期34 教師工作量的規(guī)定及執(zhí)行情況 長期35 教師業(yè)務考核材料 長期36 重要的來信來訪材料 長期37 本校人事工作簡報 長期監(jiān)察、審計序號 類目名稱 保管期限1 上級關(guān)于監(jiān)察、審計工作的意見、規(guī)定、通知 長期2 本校關(guān)于監(jiān)察、審計工作的規(guī)章制度 長期3 監(jiān)察、審計工作計劃、總結(jié) 永久4 關(guān)于本校監(jiān)察、審計工作的請示、報告及批復、批示(I) 重要的 永久 (2) 一般的 長期或短期5 關(guān)于違紀案件的結(jié)論、處理決定及有關(guān)材料(1) 問題嚴重的 永久或長期(2) 一般的 短期6 關(guān)于監(jiān)察、審計對象的申訴材料、復查材料及結(jié)論(1) 影響大的 永久或長期(2) 一般的 短期7 監(jiān)察、審計工作統(tǒng)計年報及其它重要報表 永久8 參加上級召開監(jiān)察、審計重要工作會議帶回的文件材料 長期武裝、保衛(wèi)序號 類目名稱 保管期限1 上級有關(guān)武裝、人防、民兵、軍訓工作的意見、規(guī)定、通知 長期2 關(guān)于本校武裝、人防、民兵、軍訓工作的請示及上級批復 長期或短期3 武裝部工作計劃、總結(jié)、調(diào)查報告 長期4 武裝部職責范圍內(nèi)的規(guī)章制度 長期5 武裝部工作統(tǒng)計年報及重要報表 長期6 復員、轉(zhuǎn)業(yè)、退伍軍人、軍烈屬名冊及登記表 長期7 學生軍訓工作計劃、總結(jié) 長期8 上級有關(guān)公安、保衛(wèi)工作的規(guī)定、意見、通知等 長期9 本校關(guān)于治安、保衛(wèi)工作的請示及上級批復 永久或長期10 本校治安、保衛(wèi)工作計劃、總結(jié) 永久11 本校治安、保衛(wèi)工作條例、規(guī)章制度 長期12 專題調(diào)查報告與經(jīng)驗總結(jié)材料 長期13 師生員工案件的偵察、調(diào)查、處理結(jié)論材料及上級的批復、判決書 長期14 師生員工案件的平反、復查處理結(jié)論及上級批復 長期15 要害部門的保衛(wèi)、消防工作材料 長期16 本校保衛(wèi)工作情況反映、簡報 長期17 保衛(wèi)工作情況統(tǒng)計報表 永久后勤(總務)序號 類目名稱 保管期限1 上級關(guān)于總務、后勤、醫(yī)療衛(wèi)生、計劃生育等工作的規(guī)定、通知 長期2 本校關(guān)于總務、后勤、醫(yī)療衛(wèi)生、計劃生育等工作的請示、報告及上級的批復、批示(1) 重要的 永久或長期(2) 一般的 短期3 本校后勤(總務)工作規(guī)章制度 長期4 后勤(總務)工作計劃、總結(jié) 長期5 校分房委員會工作形成的文件材料(1) 重要的 長期(2) 一般的 短期6 房屋管理、調(diào)配、使用、轉(zhuǎn)移等的規(guī)定、計劃、總結(jié) 長期7 愛國衛(wèi)生、三廢治理工作形成的文件材料 長期8 伙食、水電、車輛和校園綠化工作形成的文件材料 短期9 后勤(總務)工作情況統(tǒng)計報表 永久10 公費醫(yī)療、保健工作計劃、總結(jié)、規(guī)定 長期11 師生員工健康狀況調(diào)查材料 永久12 醫(yī)療、保健工作情況統(tǒng)計報表 永久13 校計劃生育委員會工作形成的文件材料(1) 重要的 長期(2) 一般的 短期14 領取獨生子女證名冊檔案、文博序號 類目名稱 保管期限1 上級有關(guān)文檔文博工作的文件 長期2 檔案文博工作計劃、總結(jié) 永久3 檔案文博工作規(guī)章制度 永久4 檔案文博工作統(tǒng)計報表 永久5 檔案編研成果 永久6 檔案立卷說明、移交目錄、利用情況登記材料 長期7 與校外交流的有關(guān)材料 長期圖書情報序號 類目名稱 保管期限1 上級有關(guān)圖書、情報工作的規(guī)定、通知 長期2 本校關(guān)于圖書、情報工作的請示及上級批復 長期3 圖書、情報工作規(guī)章制度 長期4 圖書、情報工作計劃、總結(jié) 長期5 圖書、情報概況、發(fā)展規(guī)劃、藏品目錄、統(tǒng)計及統(tǒng)計年報 永久6 圖書與校外交流的有關(guān)材料 長期（三）教學綜 合序號 類目名稱 保管期限1 上級有關(guān)教學工作的規(guī)定及指令性、指導性文件 長期2 本校關(guān)于教學工作的請示、報告及批復、批示(1) 重要的 永久(2) 一般的 長期或短期3 學校發(fā)展規(guī)劃、實施計劃、教學工作計劃、總結(jié)及論證材料 永久4 有關(guān)教學的規(guī)章制度、辦法、條例、規(guī)定 永久5 教學改革方案、改革經(jīng)驗、總結(jié)及改革成果驗 收材料 永久6 教學工作會議記錄、紀要 永久7 有關(guān)教學工作的調(diào)研報告、教學情況簡報 永久8 教學檢查評估和各級優(yōu)秀教學質(zhì)量評獎材料 長期9 非學歷教育的培訓班，進修班材料 長期10 教學情況統(tǒng)計報表 永久11 學生運動會材料 長期學科與實驗室建設序號 類目名稱 保管期限1 上級有關(guān)學科、專業(yè)設置及實驗室建設的文件材料 長期2 學科、專業(yè)、實驗室論證、評估、申報、審批材料 永久3 學科、專業(yè)、實驗室設置與調(diào)整材料 永久4 重點學科、專業(yè)、實驗室建設材料 永久5 學科、專業(yè)、實驗室建設計劃、總結(jié) 長期6 學科、專業(yè)、實驗室建設統(tǒng)計報表 永久招 生序號 類目名稱 保管期限1 上級有關(guān)招生工作的文件材料 長期2 招生工作計劃 、規(guī)定、生源計劃 長期3 上級下達的招生計劃、方案及學校上報的招生計劃、方案 長期4 本校關(guān)于招生工作的請示、報告及上級的批復、批示(1) 重要的 長期(2) 一般的 短期5 新生錄取材料及新生名冊 長期6 招生宣傳（招生簡章、專業(yè)介紹）、招生工作總結(jié) 短期7 委培、代培、自費生計劃、合同及名單 長期8 研究生入學試題及指導教師名冊 長期學 籍 管 理序號 類目名稱 保管期限1新生入學登記表 永久2學生學籍卡片 永久3學生成績冊 永久4在校學生名冊 永久5學生學籍變更材料（升級、留級、休學、復學、轉(zhuǎn)學、退學） 長期6學生的獎勵決定及有關(guān)材料(1) 省、部級以上的 永久(2) 校級的 長期7 學生的處分、撤銷處分決定及有關(guān)材料 長期課堂教學與教學實踐課序號 類目名稱 保管期限1 各專業(yè)教學計劃、教學大綱 永久2 課程建設要求及安排、校歷表、課表 長期3 課程設置與調(diào)整 長期4 教師任課安排(教學任務通知書、實踐教學任務通知) 長期5 各系各專業(yè)課程考試試題、題庫 長期6 典型教案、重要備課記錄 長期7 教學實習、生產(chǎn)實習計劃、總結(jié)及有關(guān)材料 短期8 社會調(diào)查、社會實踐計劃、總結(jié)及有關(guān)材料 短期學 位序號 類目名稱 保管期限1 上級關(guān)于學位工作的文件材料 長期2 本校建立碩士、博士點等的申報材料及上級的批復 永久3 本校學位評定條例、辦法及實施細則 長期4 學位評定工作計劃、總結(jié) 長期5 學位委員會會議記錄、紀要、決定 長期6 授予各層次學位清冊 永久7 頒發(fā)學位證書存根 長期8 評為校級以上的本科生優(yōu)秀學士學位論文 長期9 博士、碩士研究生學位論文及評審材料 長期畢業(yè)生序號 類目名稱 保管期限1 上級有關(guān)畢業(yè)分配的文件材料 長期2 本校有關(guān)畢業(yè)分配的規(guī)定 長期3 畢業(yè)生工作計劃、總結(jié) 長期4 上級下達的畢業(yè)生分配計劃、方案 長期5 本校有關(guān)畢業(yè)分配工作的請示、報告及批復、批示(1) 重要的 永久或長期（2) 一般的 短期6 畢業(yè)生供需統(tǒng)計、計劃、合同 長期7 畢業(yè)生正式分配方案及調(diào)配派遣名冊 永久8 畢業(yè)證、派遣證存根及領取簽收冊 長期9 畢業(yè)生質(zhì)量跟蹤調(diào)查和信息反饋材料 長期教 材序號 類目名稱 保管期限1自編、主編教材的正本 長欺2各專業(yè)使用教材目錄 長期3自編、主編教學指導書、實習指導書和習題集 長期4有保存價值的自編參考資料 短期附錄：存系教學類檔案序號 類目名稱 保管期限1 本科生畢業(yè)論文及評審意見 長期2 課堂教學材料．課程進度表 短期3 教師任課安排、教案 長期4 優(yōu)秀實習報告 短期5 本專業(yè)教學檢查、調(diào)查材料及總結(jié) 短期6 教師工作量核算、登記材料 短期(四)科學研究綜 合序號 類目名稱 保管期限1 上級關(guān)于科研工作的規(guī)定、意見、通知 長期2 本校有關(guān)科研工作的請示、報告及上級的批復、批示(1) 重要的 永久或長期(2) 一般的 短期3 本?？蒲泄芾砉ぷ鞯囊?guī)章制度 長期4 科研工作計劃、總結(jié) 長期5 本校及上級下達的科研項目計劃、任務及執(zhí)行情況 永久6 科技成果報表、鑒定及受獎情況 永久7 科學基金的申報及有關(guān)批復 長期8 科研工作情況統(tǒng)計報表 永久9 學術(shù)委員會工作形成的文件材料(1)重要的 永久或長期(2)一般的 短期10 學會工作(學術(shù)活動)材料 短期11 科研行政管理、計劃管理、成果管理、經(jīng)費管理等工作中形成的其它有關(guān)文件材料 長期科研項目序號 類目名稱 保管期限1 科研準備階段1.1 開題報告與課題調(diào)研論證材料 長期1.2 任務書、合同、協(xié)議書 永久1.3 課題研究計劃、設計 長期1.4 計劃執(zhí)行隋況、計劃調(diào)整或撤銷報告 短期1.5 課題投資和預決算材料、經(jīng)費申報及批復 短期2 研究實驗階段2.1 實驗、測試、觀測、調(diào)查、考察的各種原始記 永久錄(含關(guān)鍵配方、工藝流程及綜合分析材料) 永久2.2 數(shù)據(jù)處理材料(包括計算機處理材料、如程序設計說明、框圖、計算結(jié)果) 永久2.3 設計的文字說明和圖紙(底圖、藍圖、機械設計圖、電子線路圖等) 永久2.4 研究工作階段小結(jié)；年度報告 長期2.5 配套的照片、底片、錄音帶、錄像帶、幻燈片、 影片拷貝等 永久2.6 樣品、標本等實物的目錄 永久3 總結(jié)鑒定階段3.1 研究報告、研制報告 永久3.2 論文專著 永久3.3 工藝技術(shù)報告 永久3.4 技術(shù)訣竅報告 永久3.5 專家評審意見 永久3.6 鑒定會材料(鑒定代表名單、會議記錄、鑒定意見) 長期3.7 鑒定證書． 永久3.8 推廣應用意見 長期3.9 課題工作總結(jié) 長期4 申報獎勵階段4.1 科研成果登記表 永久4.2 科研成果報告表 永久4.3 科研成果獎勵申報與審批材料 永久4.4 科研成果獲獎材料(獎狀、獎章、證書)原件或影印件 永久4.5 專利申請書、證書原件或影印件 永久5 推廣應用階段5.1 轉(zhuǎn)讓合同、協(xié)議書 永久5.2 生產(chǎn)定型鑒定材料 永久5.3 成果被引用或投產(chǎn)后反饋意見 短期5.4 推廣應用方案及實施情況 長期5.5 擴大試生產(chǎn)的設計文件、工藝文件 長期5.6 成果宣傳報導材料 短期5.7 對外學術(shù)交流材料 長期（五）產(chǎn)品生產(chǎn)與科技開發(fā)綜 合序號 類目名稱 保管期限1 上級關(guān)于產(chǎn)品生產(chǎn)與科技開發(fā)管理的文件 長期2 本校關(guān)于產(chǎn)品生產(chǎn)與科技開發(fā)的各種規(guī)定、條例、辦法、制度 長期3 本校產(chǎn)品生產(chǎn)與科技開發(fā)的手冊、圖表 長期4 關(guān)于產(chǎn)品生產(chǎn)與科技開發(fā)工作的請示、報告及上級的批復、批示(1) 重要的 永久或長期(2) 一般的 短期5 產(chǎn)品生產(chǎn)與科技開發(fā)規(guī)劃、計劃及執(zhí)行情況、統(tǒng)計報表 永久6 產(chǎn)品生產(chǎn)與科技開發(fā)、管理同專業(yè)協(xié)作單位有關(guān)技術(shù)性方面來往的文件材料 長期7 產(chǎn)品生產(chǎn)與科技開發(fā)、年度工作計劃、總結(jié) 永久產(chǎn)品生產(chǎn)與科技開發(fā)項目序號 類目名稱 保管期限1 銷售管理1.1 產(chǎn)品用戶清冊 長期1.2 產(chǎn)品銷售合同、協(xié)議書、重要洽談會議記錄 長期1.3 用戶反饋的產(chǎn)品技術(shù)文件材料 長期1.4 產(chǎn)品說明書、宣傳品、廣告樣張 短期1.5 產(chǎn)品用戶交驗協(xié)議 短期2 產(chǎn)品計劃準備階段2.1 任務書、調(diào)查材料、方案論證材料、技術(shù)協(xié)議與委托書、發(fā)展建議書、上級指示、批文 長期3 產(chǎn)品生產(chǎn)設計(研制)階段3.1 總體方案設計材料 長期3.2 全套設計定型圖紙 長期3.3 技術(shù)設計說明書、計算手稿、實驗數(shù)據(jù)和實驗記錄及分析報告 長期3.4 通用件、標準件、外購件、外協(xié)件明細表、圖樣目錄 長期3.5 階段性技術(shù)總結(jié)、產(chǎn)品設計工作總結(jié)、設計定型報告及批復 長期3.6 產(chǎn)品說明書、技術(shù)條件、標準、產(chǎn)品證明書等 長期4 產(chǎn)品生產(chǎn)試制與鑒定階段4.1 試驗大綱、試驗記錄及試驗工作總結(jié) 長期4.2 鑒定大綱、產(chǎn)品鑒定證書、產(chǎn)品證明書、產(chǎn)品合格證 長期4.3 試驗規(guī)程和記錄、樣機底片、照片等 長期4.4 得獎材料、專利材料 長期4.5 論文、專著 長期5 產(chǎn)品生產(chǎn)階段5.1 生產(chǎn)任務書及上級有關(guān)指示文件、生產(chǎn)方案計劃 長期5.2 全套工藝定型圖紙、技術(shù)條件說明書 長期5.3 工藝說明書、工藝規(guī)程、工藝路線、工藝實驗記錄、分析和鑒定材料等全部工藝文件材料 長期5.4 材料定額和代用單、工時定額 短期5.5 生產(chǎn)定型報告及批復 長期5.6 重大質(zhì)量事故分析、重要聯(lián)席會議記錄 長期5.7 各種更改單及技術(shù)通知等 長期5.8 生產(chǎn)工作總結(jié)報告、技術(shù)工作總結(jié)報告 長期（六）基建綜 合序號 類目名稱 保管期限1 上級關(guān)于基建工作的規(guī)定、通知 長期2 本校關(guān)于基建工作的規(guī)章制度 長期3 本校關(guān)于基建工作的請示及上級的批示（1）重要的 永久或長期（2）一般的 短期4 關(guān)于新建、擴建、維修、加固各類用房等基建問題的請示與批復 長期5 基建工作計劃、總結(jié) 長期6 基建計劃及上級批復 永久7 基建計劃執(zhí)行情況、年度總結(jié)、統(tǒng)計報表 永久8 基建工程財務預、決算 長期9 全校性總體規(guī)劃、設計總平面圖 永久10 全校水電管線分布圖 永久11 地質(zhì)勘探、地形測量材料 永久12 校區(qū)紅線圖、土地使用證及關(guān)于土地問題同外單位簽訂的協(xié)議、合同 永久工程項目序號 類目名稱 保管期限1 可行性研究1.1 項目建議書及上級批復 永久1.2 可行性研究報告 永久1.3 項目評估 永久1.4 環(huán)境預測、調(diào)查報告 永久1.5 設計任務書及計劃任務書 永久2 設計基礎2.1 工程地質(zhì)、水文地質(zhì)、勘察設計、勘察報告、地質(zhì)圖、勘察記錄、化驗、試驗報告、重要土 巖樣及說明 永久2.2 地形、地貌、控制點、建筑物、構(gòu)筑物及重要設備及安裝測量定位、觀測記錄 永久2.3 水文、氣象、地震等其它設計基礎材料 永久3 設計文件3.1 初步設計 永久3.2 技術(shù)設計 永久3.3 施工圖設計 短期3.4 技術(shù)秘密材料、專利文件 永久3.5 設計計算書 長期3.6 關(guān)鍵技術(shù)實驗 永久3.7 總體規(guī)劃設計 永久3.8 設計評價、鑒定及審批材料 永久4 工程管理文件4.1 征用土地批準文件及紅線圖、拆遷、補償協(xié)議書 永久4.2 承發(fā)包合同、協(xié)議書、招標、投標、租賃文件 永久4.3 施工執(zhí)照 永久4.4 環(huán)保三同時、消防、衛(wèi)生等文件，水、電氣、暖供應協(xié)議書 永久4.5 產(chǎn)權(quán)證書 永久5 施工5.1 土地施工文件5.1.1 開工報告、工程技術(shù)要求、技術(shù)交底、圖紙會審紀要 短期5.1.2 施工組織設計、施工方案、施工計劃、施工技術(shù)措施、施工安全措施、施工工藝 長期5.1.3 原材料及構(gòu)件出廠證明、質(zhì)量鑒定 長期5.1.4 建筑材料實驗報告 長期5.1.5 設計變更、工程更改洽商單、材料代用核定審批 永久5.1.6 土地施工定位測量、地質(zhì)勘察 永久5.1.7 土、巖試驗報告、基礎處理、基礎工程施工圖 永久5.1.8 隱蔽工程驗收記錄 永久5.1.9 工程記錄及測試、沉陷、位移、變形觀測記錄、事故處理報告 永久5.1.10 分項、分部、單位工程質(zhì)量檢查、評定 長期5.1.11 交工驗收記錄證明 長期5.1.12 竣工報告、竣工驗收報告 永久5.2 設備及管線安裝施工文件5.2.1 開工報告、工程技術(shù)要求、技術(shù)交底、圖紙會審紀要 短期5.2.2 設計變更、工程更改洽商單、材料、零部件、設備代用審批 長期5.2.3 焊接試驗記錄、報告、施工檢驗、探傷記錄 長期5.2.4 隱蔽工程檢查驗收記錄 長期5.2.5 強度、密閉性試驗報告 長期5.2.6 設備調(diào)試記錄 短期5.2.7 施工安裝記錄、安裝質(zhì)量檢查、評定、事故處理報告 長期5.2.8 系統(tǒng)調(diào)試、試驗記錄 長期5.2.9 管線清洗、通水、消毒記錄 短期5.2.10 管線標高、位置、坡度測量記錄 長期5.2.11 中間交工驗收記錄證明、工程質(zhì)量評定 長期5.2.12 竣工報告、竣工驗收報告 長期5.3.1 電氣、儀表安裝施工文件5.3. 1 開工報告、工程技術(shù)要求、技術(shù)交底、圖紙會審紀要 短期5.3.2 設計變更、工程更改洽商單、材料、零部件、設備代用審批 長期5.3.3 調(diào)試、整定記錄 長期5.3.4 性能測試和校核 長期5.3.5 施工安裝記錄、質(zhì)量檢查評定、事故處理報告 長期5.3.6 操作、聯(lián)動試驗 短期5.3.7 電氣裝置交接記錄 短期5.3.8 中間交工驗收記錄、工程質(zhì)量評定 長期5.3.9 竣工報告、竣工驗收報告 長期6 竣工驗收6.1 竣工驗收報告 永久6.2 全部竣工圖紙 永久6.3 質(zhì)量評審材料 永久6.4 工程現(xiàn)場聲像材料 永久6.5 竣工驗收會議決議文件 永久7 基建財務、器材管理7.1 財務計劃、年度計劃 短期7.2 工程概算、預算、決算 永久7.3 主要材料消耗、器材管理 短期7.4 交付使用的固定資產(chǎn) 永久8 生產(chǎn)技術(shù)準備、試生產(chǎn) 短期8.1 技術(shù)準備計劃 短期8.2 試生產(chǎn)管理、技術(shù)責任制 短期8.3 開、停車方案 長期8.4 設備試車、驗收、運轉(zhuǎn)、維護記錄 短期8.5 試生產(chǎn)產(chǎn)品質(zhì)量鑒定報告 長期8.6 安全操作規(guī)程、事故分析報告 短期8.7 運行記錄 短期8.8 技術(shù)培訓材料 長期8.9 產(chǎn)品技術(shù)參數(shù)、性能、圖紙 永久8.10 工業(yè)衛(wèi)生、勞動保護材料 短期（七）儀器設備綜 合序號 類目名稱 保管期限1 上級有關(guān)儀器、設備的政策、業(yè)務管理工作文件 長期2 本校關(guān)于儀器、設備工作的請示、報告、批復、批示 長期或短期3 本校儀器、設備管理的規(guī)章制度 長期4 儀器、設備工作計劃、報告、總結(jié)、調(diào)查材料 長期5 儀器、設備購置計劃、報告、經(jīng)費分配方案及執(zhí)行情況 長期6 儀器、設備移交清冊及設備報廢、調(diào)撥報告和審批材料 長期7 清產(chǎn)核資工作報告及有關(guān)材料 長期8 關(guān)于儀器、設備業(yè)務工作的綜合性統(tǒng)計材料 永久儀器設備項目序號 類目名稱 保管期限1 申購報告、計劃、論證報告(論證會文件、記錄等) 長期2 上級或主管領導批復和準購批示 長期3 訂購合同(復印件)和會談紀要、記錄等 長期4 進口設備過程中有關(guān)的技術(shù)商務文件 長期5 開箱記錄及裝箱單 長期6 安裝、調(diào)試記錄和雙方簽字移交文件、保修單 長期7 驗收報告及文件材料 長期8 索賠來往函件及結(jié)果文件 長期9 設備說明書及全套隨機文件材料 與設備共存10 使用、檢修、故障、事故記錄(設備履行書) 與設備共存11 重大事故的調(diào)查分析及處理意見 與設備共存12 技術(shù)改造和開發(fā)過程中形成的技術(shù)文件材料 與設備共存（八）出版綜 合序號 類目名稱 保管期限1 上級有關(guān)編輯、出版工作的指示、規(guī)定、通知 長期2 本校編輯出版工作規(guī)劃、計劃、報告、總結(jié) 永久3 本校編輯出版重要會議記錄、紀要和工作簡報 永久4 本校關(guān)于編輯出版工作的重要請示、報告和上 級批復、批示 永久或長期5 本校編輯出版工作規(guī)章制度 永久6 編輯出版工作統(tǒng)計報表 永久7 本校編輯出版管理工作的文件 短期出版物項目序號 類目名稱 保管期限1 編輯出版合同、協(xié)議書 長期2 出版請示及批復 長期3 原稿(含照片、手跡原件)或復制件(退還作者后應有原稿簽收單) 長期4 各級審稿單或歷次審稿意見與作者的來往信件 長期5 封面設計圖樣 短期6 出版通知單、書刊、音像出版物樣品 永久7 出版發(fā)行記錄、發(fā)稿后的變動情況、稿酬、版稅通知單 短期8 獲獎或受查處情況的文件材料 長期9 有參考價值的讀者來信、重要評論 短期l0 再版修改意見 短期注：上述項目主要針對書稿、音像出版物而言，報紙、刊物據(jù)實酌減（九）外 事綜 合序號 類目名稱 保管期限1 上級有關(guān)外事工作的規(guī)定、通知 長期2 本校關(guān)于外事工作的請示、報告及批復、批示(1) 重要的 永久或長期(2) 一般的 短期3 本校外事工作計劃、總結(jié)、簡報 長期4 外事工作統(tǒng)計報表 永久5 本校外事工作規(guī)章制度 長期6 外事工作會議材料 長期出國（境）序號 類目名稱 保管期限1 關(guān)于本校人員出國(境)的請示、報告及上級的批復、批示 長期2 本校人員參加國際學術(shù)會議的論文 長期3 投寄國外的學術(shù)論文 長期4 出國(境)人員考察、訪問材料 長期5 出國(境)講學、研究人員有關(guān)材料 長期6 出國(境)進修、留學取得學位及研究成果論文和各類證書（影印件） 永久7 參加國際比賽、競賽的文件材料 長期來 校序號 類目名稱 保管期限1 邀請、聘請外籍人士的計劃、請示、報告、批示和來往函件長期2 外國黨政官員、各界人士來校參觀訪問的文件材料 長期3 外籍教師、專家、學者及友好人士來校講學的講稿、教材等 永久4 來校進修、期培訓、研究的外籍人士有關(guān)材料 長期5 參加國際比賽、競賽的文件材料 長期國際合作與會議序號 類目名稱 保管期限1 中外合作校際交流協(xié)議、合同、項目紀要、備忘錄 永久2 本校完成的國際合作項目，成果等材料 永久3 合作項目中國外單位完成項目、成果等材料 長期4 授予外籍人員名譽稱號的材料 永久5 雙方互贈的禮品、紀念品及處理情況 長期6 國際會議的有關(guān)材料 長期外國留學生工作序號 類目名稱 保管期限1 錄取審批材料 永久2 學籍登記表、學籍卡片 永久3 教學計劃、大綱、安排 長期4 學習情況、成績及評語 永久5 學位論文及學位證書復印件 長期6 學生名冊 永久7 學生去向及有關(guān)材料 長期（十）財會綜 合序號 類目名稱 保管期限1 上級關(guān)于財務會計工作的規(guī)定、通知 長期2 本校關(guān)于財務會計工作的請示、報告及上級的批復、批示 永久或長期3 本校財務管理的規(guī)章制度 長期4 本校財務工作計劃、總結(jié) 長期5 學校基金管理工作形成的文件材料 長期或短期6 有關(guān)財務管理方面的其它文件材料 短期7 會計移交清冊 長期8 財務檔案移交保管清冊 永久9 財會檔案銷毀清冊 長期會計報表序號 類目名稱 保管期限1 決算報表（含基建綜合決算） 永久2 預算會計報表 短期3 年度以上規(guī)劃表、分配計劃、測算表 長期4 年度以上各種統(tǒng)計報表（含工資報表） 長期5 季度以下各種計劃、統(tǒng)計報表 短期會計帳簿序號 類目名稱 保管期限1涉及外事會計帳簿 永久2總帳 長期3預算內(nèi)帳簿（含明細帳、分戶或登記帳） 短期4預算外帳簿（含明細帳、分戶或登記帳） 短期5學校專項基金帳簿 短期6目記帳 短期其中：現(xiàn)金、銀行存款日記帳 長期7固定資產(chǎn)明細帳（卡片） 短期（固定資產(chǎn)報廢清理后保管五年）會計憑證序號 類目名稱 保管期限1 涉及外事的會計憑證 永久2 預算內(nèi)各種原始憑證、記帳憑證 短期3 預算外各種原始憑證、記帳憑證 短期4 學校基金各種原始憑證、記帳憑證 短期5 銀行存款余額調(diào)節(jié)表 短期6 會計撥款憑證及其它會計憑證 短期7 銀行對帳單 短期8 涉及債權(quán)、債務及未清理完畢的憑證 長期工資清冊序號 類目名稱 保管期限1 工資發(fā)放名冊、卡片 永久2 工資轉(zhuǎn)移、證明、通知存根 長期3 各種獎金、獎學金、貸學金、助學金名冊、卡片等 短期（十一）聲 像綜合序號 類目名稱 保管期限1 上級有關(guān)聲像工作的文件 長期2 本校聲像工作計劃、總結(jié) 長期3 本校聲像工作規(guī)章制度 長期4 聲像工作統(tǒng)計表 長期5 制作項目的申請報告及批復 長期6 制作任務書、制作計劃 長期7 創(chuàng)作設計、劇本及文字說明 長期8 完成項目的總結(jié)及評審鑒定 長期9 出版、發(fā)行或相互交流的協(xié)定書、合同書 長期10 聲像工作財務預決算 長期11 聲像學術(shù)活動有關(guān)文件材料 長期黨政管理序號 類目名稱 保管期限1 歷屆黨代會、團代會、學代會、教代會、婦代會、先代會及黨政重大會議的各種聲像材料 永久2 校慶、教師節(jié)、重大紀念日形成的各種重要聲像材料 長期3 民主黨派組織的重大活動 長期4 少數(shù)民族、港澳同胞、歸僑的重要活動 長期5 省級以上領導和社會名流來校視察工作、參觀訪問 永久6 學校黨政領導任職期間的重要工作照及聲像材料 永久7 授予校外知名人士名譽稱號聲像材料 永久教學工作序號 類目名稱 保管期限1 迎新及開學典禮的聲像材料 長期2 知名教授、專家和在學術(shù)上造詣較深的中、老年教師講課、學生聽課、論文答辯、實驗、電化教學等聲像材料 永久3 師生實習、野外考察、社會實踐等材料 長期4 學生參加各種知識競賽的照相、錄相等 短期5 歷屆畢業(yè)生照片、畢業(yè)典禮的材料 永久6 評選優(yōu)秀教學質(zhì)量獎、優(yōu)秀教材及發(fā)獎大會材料 長期7 蘇本校編的聲像教學、教學參考材料 長期科研工作序號 類目名稱 保管期限1 重點、大型科研課題評審鑒定會 長期2 用聲像手段完成課題所形成的聲像材料和重點科研項目關(guān)鍵階段的聲像材料（入科研檔案） 長期3 科研成果及頒獎儀式的聲像材料 長期4 主持召開的大型學術(shù)性會議的聲像材料 長期5 本校科研報告會的聲像材料 短期6 著名專家來校作學術(shù)報告的聲像材料 長期7 參加市級以上科研項目成果展覽的聲像材料 長期外事工作序號 類目名稱 保管期限1 外國領導人、友好人士及各種代表團來校參觀訪問 長期2 與外國簽訂合同的全過程聲像材料 長期3 外籍友人贈送的禮品照片及其它聲像記錄材料 長期4 外籍學生、工作人員在校學習、生活、工作的聲像材料 長期5 本校派出國外進行友好訪問、考察、進修、留學所獲得的聲像材料 長期文體活動序號 類目名稱 保管期限1 歷屆校級運動會的重要聲像材料 長期2 校運動代表隊參加市級以上運動會的聲像材料 長期3 歷屆校級文藝調(diào)演材料 長期4 校級書法、攝影、畫展 短期5 參加市級以文藝調(diào)演、藝術(shù)節(jié)、書畫展的聲像材料 長期其它序號 類目名稱 保管期限1 校園重要建筑、基本風貌的聲像材料 永久2 重要產(chǎn)品、儀器設備的聲像材料 長期（十二）人物序號 類目名稱 保管期限1 人物生平、傳記 永久2 外界有關(guān)個人先進事跡的報道及對個人學術(shù)成果的評價材料 永久3 日記、筆記、手稿、書法、篆刻手跡及其它有意義的紀念品 永久4 論文、譯文、專著、譯著 永久5 主編或參編的正式采用或出版的教材、講義、教學參考書 永久6 科研報告、總結(jié)及有關(guān)材料 永久7 獲獎證書、榮譽證書、聘書、任命書、畢業(yè)、待業(yè)證書、獎章紀念章 永久8 已故人物的訃告、悼詞、唁函、唁電等 永久（十三）實 物歸檔范圍及保管期限，視實際情況定。西北農(nóng)林科技大學各類檔案歸檔范圍及保管期限黨群類檔案歸檔范圍及保管期限表DQ 黨群工作DQ11黨務綜合1. 上級黨組織有關(guān)黨的建設的文件材料(如果文件是針對本校的列為永久) 長期2. 本校黨代會文件材料(1) 黨代會通知、工作報告、議程、決議、總結(jié)、記錄、發(fā)言稿、領導講話稿、照片、錄音、大會主席團、秘書長和代表、列席代表名單、候選人登記表、情況介紹、大會選舉辦法、選舉結(jié)果和上級批復等 永久(2) 提案及辦理情況、會議簡報、會議情況、小組會議記錄等 長期(3) 參考文件、工作人員名單、工作證、代表證、列席證及選票式樣 短期3. 校黨委會、常委、黨委擴大會、書記校長碰頭會的會議記錄、紀要、決議等文件 永久4. 黨委工作計劃、報告 (包括調(diào)查報告) 、總結(jié)(包括經(jīng)驗總結(jié)) 永久5. 黨委發(fā)布的決定、辦法、指示、批轉(zhuǎn)、通報和通知 永久6. 以黨委名義召開的工作會議材科 永久7. 校黨委和上級組織調(diào)研、檢查、巡視學校工作形成的文件材料 永久8. 黨委負責同志在校內(nèi)的重要講話稿和參加上級有關(guān)會議的發(fā)言稿 永久9. 黨委工作簡報 永久10. 黨委大事記 永久11. 黨群系統(tǒng)啟用印章的文件和印模 永久12. 黨群系統(tǒng)重要統(tǒng)計材料 永久13. 黨委各部 (室) 、各總支工作計劃、總結(jié)、報告、請示及校黨委的批復、總支會議記錄 長期14. 黨委保密、秘書工作的有關(guān)文件 長期15. 重要的群眾來信來訪及處理材料 長期16. 黨委與有關(guān)部門、協(xié)商工作的來往文件 長期17. 黨委及上級表彰的優(yōu)秀黨員、先進支部材料 長期DQl2 紀檢、監(jiān)察、審計1. 上級紀委關(guān)于紀檢工作的文件 長期2. 紀委工作規(guī)章制度 長期3. 紀委工作計劃、報告、總結(jié)、調(diào)查材料及重要統(tǒng)計 永久4. 校紀委會議記錄 長期5. 黨員處分、復查材料 長期6. 群眾來信來訪及處理意見 短期7. 上級有關(guān)監(jiān)察、審計工作的文件 長期8. 本校監(jiān)察、審計工作方面的規(guī)章制度 長期9. 監(jiān)察、審計工作計劃、總結(jié)、報告 長期10. 監(jiān)察、審計工作統(tǒng)計年報及重要報表 長期12. 有關(guān)學校產(chǎn)權(quán)的訴訟， 永久13. 有關(guān)法律案例的訴訟 永久DQ13 組織1. 上級關(guān)于組織工作的指示、決定、通知、簡報 長期2. 本校組織工作計劃、總結(jié)、決定、報告、調(diào)查材料 永久3. 本校組織機構(gòu)設置、變動的報告及決定、批復、通知 永久4. 落實政策的有關(guān)材料 長期5. 干部任免、調(diào)動和離休報告、決定、批復、通知等(包括上級批準的，要附任免呈報表) 永久6. 副處級以上干部名單 永久7. 總支、支部改選報告、審批材料 長期8. 各總支、支部委員名冊 長期9. 黨員名冊 長期10. 關(guān)于吸收新黨員、預備黨員轉(zhuǎn)正或取消資格、黨員退黨的文件材料 長期11. 發(fā)展新黨員、預備黨員轉(zhuǎn)正的名冊 長期DQl4 宣傳教育1. 上級關(guān)于宣傳工作的文件 長期2. 本校宣傳工作計劃、決定、報告、通知和總結(jié) 永久3. 教職工政治思想工作動態(tài)及調(diào)查材料 長期4. 理論學習的決定、通知、計劃、總結(jié) 長期5. 反映本校重大活動的剪報及圖表 永久DQ15統(tǒng)戰(zhàn)1. 上級關(guān)于統(tǒng)戰(zhàn)工作的文件 長期2. 本校統(tǒng)戰(zhàn)工作計劃、決定、報告、通告、總結(jié) 永久3. 統(tǒng)戰(zhàn)工作情況調(diào)查、典型材料、統(tǒng)計報表 永久4. 本校各級人大代表、政協(xié)委員名單 (冊) 及審批材料 永久5. 臺、港、澳和僑務工作材料 長期6. 各民主黨派成員和負責人名冊及有關(guān)材料 長期7. 統(tǒng)戰(zhàn)工作重要會議記錄 長期DQl6工會1. 上級有關(guān)工會工作的文件 長期2. 工會工作計劃、報告、決定、重要通知、總結(jié)、統(tǒng)計 永久3. 教職工代表大會文件材料 長期4. 會員代表大會的有關(guān)文件 (通知、名單、報告、決議、選舉結(jié)果、領導講話、大會發(fā)言等文件) 長期5. 表彰工會先進集體個人的材料、名單 (包括三育人材料) 長期6. 處分會員的有關(guān)材料 長期7. 工會委員會議記錄、紀要 短期8. 基層工會干部名單 長期9. 會員名冊 長期10. 會員會費、福利費管理、 長期11. 工會活動 短期12. 婦女工作材料 長期13. 校居民委員會工作材料 長期DQl7 團委1. 上級關(guān)于團的工作文件 長期2. 本校團代會文件 (通知、名單、工作報告、決議、選舉結(jié)果、領導講話、大會發(fā)言以及大會通過的文件) 永久3. 本校學代會文件 (通知、名單、工作報告、決議、選舉結(jié)果、領導講話、大會發(fā)言和文件) 永久4. 團委工作計劃、報告、總結(jié)及規(guī)章制度 永久5. 團委工作典型調(diào)查材料、優(yōu)秀團員的材料 長期6. 表彰和獎勵先進團支部、優(yōu)秀團員的材料 長期7. 處分團員的材料及復查材料 長期8. 批準入團、離團材料及名單 長期9. 團干部名單 長期10. 團員名冊 長期11. 團委會議記錄 長期12. 學生會文件、材料 長期13. 本校學生組織參與的各種學會、社團的有關(guān)材料 長期14. 各團總支的有關(guān)材料 長期15. 研究生會的有關(guān)材料 長期16. 團委牽頭進行的重大活動的有關(guān)材料 長期17. 社團活動、勤工儉學、社會實踐的有關(guān)材料 長期18. 團內(nèi)情況統(tǒng)計年報表 永久行政類檔案歸檔范圍和保管期限表XZ 行政管理XZll行政綜合1. 上級有關(guān)學校行政管理的綜合性文件 長期2. 全校性的規(guī)章制度 永久3. 學校年度、學期工作計劃、報告、總結(jié) 永久4. 校長辦公會、書記校長碰頭會議記錄、紀要 永久5. 校務委員會委員名單、會議記錄、紀要 永久6. 各學院的工作計劃、報告、總結(jié)和會議記錄 長期7. 校領導的重要講話和參加校外會議發(fā)言稿 長期8. 本校教育事業(yè)規(guī)劃、計劃及上級批復 永久9. 學校評估材料 永久10. 本校向上級的請示及其批復 永久或長期11. 本校各單位的請示及學校的批復 長期12. 有關(guān)全校性工作的調(diào)查材料和經(jīng)驗總結(jié) 永久13. 學年報表及綜合統(tǒng)計 永久14. 啟用印章的文件及印模 永久15. 本歷史沿革、情況介紹 永久16. 本校大事記、簡報、信息、動態(tài)等 永久17. 校史工作材料 永久18. 校友工作材料 長期19. 校慶工作材料 長期20. 群眾來信來訪文件材料 長期21. 普選工作材料 短期XZ12 人事1. 上級機關(guān)有關(guān)人事工作的文件 長期2. 本校人事工作的規(guī)章制度 長期3. 人事工作計劃、報告總結(jié)、調(diào)查材料、會議記錄 永久4. 關(guān)于機構(gòu)編制規(guī)劃、計劃報告、上級批復 永久5. 關(guān)于校內(nèi)機構(gòu)設置、變化的文件材料 永久6. 表彰和獎勵先進集體、先進教職工的材料 長期7. 處分教職工的材料和復查、撤銷處分的材料 長期8. 師資培養(yǎng)、管理工作計劃、規(guī)定、總結(jié) 永久9. 教師進修計劃、安排、總結(jié) 長期10. 教師工作量的規(guī)定和執(zhí)行情況 長期11. 教師業(yè)務考核材料 長期12. 人事統(tǒng)計報表 永久13. 教職工名冊 (分單位的總冊、分類名冊)登記表 永久14. 教職工評定、聘任專業(yè)技術(shù)職稱材料及上級批復 長期15. 教職工工資調(diào)整材料、名冊 長期16. 教職工轉(zhuǎn)正定級材料 長期17. 教職工校內(nèi)調(diào)動材料 長期18. 教職工的錄用、調(diào)入的有關(guān)材料 (包括轉(zhuǎn)移行政、工資關(guān)系介紹信) 長期19. 教職工調(diào)出的有關(guān)材料 (包括轉(zhuǎn)移行政、工資關(guān)系介紹信存根) 長期20. 教職工援外和支援邊遠地區(qū)材料 短期21. 教職工離休、退休、退職、離職等及有關(guān)榮譽證書 授予工作的材料 長期22. 教職工福利工作 長期23. 教職工商調(diào)函件 長期24. 群眾來信來訪材料 長期XZ13武裝、保衛(wèi)1. 上級有關(guān)公安保衛(wèi)工作的文件 長期2. 本校公安保衛(wèi)保密工作方面的規(guī)章制度 長期3. 本校公安保衛(wèi)工作計劃、總結(jié)、報告、調(diào)查材料、統(tǒng)計報表 永久4. 本校師生員工案件的偵察、調(diào)查、處分結(jié)論材料及上級的批復、判決書 長期5. 本校師生員工案件的平反、復查處理結(jié)論及上級的批復 長期6. 要害部門的公安保衛(wèi)、消防工作 長期7. 上級有關(guān)武裝、人防、民兵、軍訓工作的文件 長期8. 本校武裝部職責范圍內(nèi)的規(guī)章制度 長期9. 武裝部工作計劃、總結(jié)、調(diào)查報告 長期10. 武裝部工作統(tǒng)計年報及重要報表 長期11. 復員、轉(zhuǎn)業(yè)、退伍軍人、軍烈屬名冊和登記表(卡) 長期12. 軍訓活動安排等有關(guān)材料 長期XZ14后勤1. 上級有關(guān)后勤工作的文件 短期2. 本校后勤管理處及各科規(guī)章制度 長期3. 本校后勤工作計劃、總結(jié)報告、調(diào)查材料 長期4. 房屋管理、調(diào)配使用、轉(zhuǎn)戶等的規(guī)定、總結(jié) 長期5. 防震、防汛、環(huán)保、節(jié)能工作的文件材料 長期6. 愛國衛(wèi)生、公費醫(yī)療、保健工作計劃、總結(jié)、規(guī)定、通知等文件 長期7. 師生員工健康狀況調(diào)查材料及統(tǒng)計表 永久8. 本校計劃生育工作文件及領取獨生子女證名冊 長期9. 伙食、車輛、校園綠化等 短期XZl5檔案、圖書情報1. 上級有關(guān)檔案、圖書情報工作的文件 長期2. 檔案、圖書情報規(guī)章制度 長期3. 檔案、圖書情報工作計劃、報告、總結(jié) 長期4. 檔案、圖書情報工作概況、發(fā)展規(guī)劃、統(tǒng)計及統(tǒng)計年報 永久5. 檔案、圖書與校外交流的有關(guān)材料 長期6. 檔案館指南、全宗索引 永久XZ16農(nóng)場1. 上級關(guān)于農(nóng)場工作的有關(guān)文件 長期2. 農(nóng)場工作計劃、總結(jié) 長期3. 農(nóng)場下發(fā)的有關(guān)規(guī)章制度 長期華南農(nóng)業(yè)大學文件材料歸檔范圍及保管期限表（一）黨群類檔案歸檔范圍和保管期限表DQ11 黨務綜合序號類目名稱保管期限1上級黨組織有關(guān)黨的建設的文件材料（如文件是針對本校的，則永久保存）長期2本校黨代會文件（1）大會計劃、通知、工作報告、議程、總結(jié)、記錄、發(fā)言稿、領導講話稿、照片、錄音、大會主席團、秘書長和代表、列席代表名單；候選人登記表和情況介紹；大會選舉辦法，選舉結(jié)果和上級批復等。（2）提案及辦理情況；會議簡報、會議情況、反映記錄、小組會議記錄等。（3）參考文件；工作人員名單；工作證、代表證、列席證及選票式樣。短期3本校黨委會、常委、黨委擴大會、書記校長碰頭會、總支書記會、黨委中心組會議記錄、紀要、決議及會議討論的文件永久4黨委工作計劃、報告（包括調(diào)查報告）、總結(jié)（包括經(jīng)驗總結(jié)） 永久5黨委發(fā)布的決定、辦法、指示、批轉(zhuǎn)、通報和通知永久6以黨委名義召開的工作會議材料永久7校黨委和上級黨委調(diào)研、檢查、巡視學校工作形成的文件材料永久8黨委負責同志在校內(nèi)的重要講話稿和參加上級召開會議發(fā)言稿永久9黨委工作簡報永久10黨委大事記永久11黨群系統(tǒng)啟用印章的文件和印模永久12黨群系統(tǒng)重要統(tǒng)計材料永久13黨委各部、委、各總支報黨委的工作計劃、總結(jié)、報告、請示及批復長期14黨委保密、秘書工作的有關(guān)文件長期15重要的群眾來信來訪及處理材料長期16黨委與有關(guān)機關(guān)聯(lián)系、協(xié)商工作的來往文件長期17黨總支、直屬支部工作計劃、總結(jié)、重要報告、經(jīng)驗介紹、調(diào)查材料、會議記錄和統(tǒng)計表長期18黨總支、直屬支部建黨工作有關(guān)材料長期19黨總支、直屬支部人員獎勵及有關(guān)材料長期DQ12 紀檢序號類目名稱保管期限1上級紀委關(guān)于紀檢工作的文件長期2紀委工作規(guī)章制度長期3紀委工作計劃、報告、總結(jié)、調(diào)查材料及重要統(tǒng)計永久4校紀委會議記錄長期5黨員處分、復查材料長期6群眾來信來訪及處理意見短期DQ13 組織序號類目名稱保管期限1上級關(guān)于組織工作的指示、決定、通知簡報長期2本校關(guān)于組織工作計劃、總結(jié)、決定、報告、調(diào)查材料永久3本校組織機構(gòu)設置、變動的報告及決定、批復、通知永久4落實政策的有關(guān)材料長期5副處級以上干部任免、調(diào)動和離休報告、決定、批復、通知等（包括上級批準的，要附任免呈報表）永久6副處級以上干部名冊永久7總支、支部改選報告、審批材料長期8各總支、支部委員名冊長期9黨員名冊長期10關(guān)于吸收新黨員、預備黨員轉(zhuǎn)正或取消資格、黨員退黨的文件材料長期11發(fā)展新黨員、預備黨員轉(zhuǎn)正的名冊長期DQ14 宣傳教育序號類目名稱保管期限1上級關(guān)于宣傳工作的文件長期2本校宣傳工作計劃、決定、報告、通知和總結(jié)永久3教職工政治思想工作動態(tài)及調(diào)查材料長期4理論學習的決定、通知、計劃、總結(jié)長期5反映本校重大活動的剪報及圖表永久6上級有關(guān)學生思想政治工作的文件長期7本校有關(guān)學生思想政治工作的決定、通知、條例永久8學生工作部學生思想政治工作計劃、報告、總結(jié)永久9學生思想政治工作典型調(diào)查材料和統(tǒng)計長期10關(guān)于學生政治工作隊伍的選拔、管理文件長期11各系學生政治工作人員的名單長期DQ15 統(tǒng)戰(zhàn)序號類目名稱保管期限1上級關(guān)于統(tǒng)戰(zhàn)工作的文件長期2本校統(tǒng)戰(zhàn)工作計劃、決定、報告、通告和總結(jié)永久3統(tǒng)戰(zhàn)工作情況調(diào)查、典型材料、統(tǒng)計報表永久4本校各級人大代表、政協(xié)委員名單（冊）及審批材料永久5臺、港、澳和僑務工作材料長期6各民主黨派成員和負責人名冊及有關(guān)材料長期7統(tǒng)戰(zhàn)工作重要會議記錄長期DQ16 工會序號類目名稱保管期限1上級有關(guān)工會工作的文件長期2工會工作計劃、報告、決定、重要通知、總結(jié)、統(tǒng)計永久3會員代表大會的有關(guān)文件（通知、名單、報告、決議、選舉結(jié)果、領導講話、大會發(fā)言等文件）長期4表彰工會先進集體個人的材料、名單長期5處分會員的有關(guān)材料長期6工會委員會會議記錄、紀要短期7基層工會干部名冊長期8會員名冊長期9婦女工作材料長期10家屬工作材料長期DQ17 團委序號類目名稱保管期限1上級關(guān)于團的工作文件長期2本校團代會文件（通知、名單、工作報告、決議、選舉結(jié)果、領導講話、大會發(fā)言和大會通過的文件）永久3本校學代會文件（通知、名單、工作報告、決議、選舉結(jié)果、領導講話、大會發(fā)言和文件）永久4團委工作計劃、報告、總結(jié)及規(guī)章制度永久5團委工作典型調(diào)查材料、優(yōu)秀團員的材料長期6表彰和獎勵先進團支部、優(yōu)秀團員的材料長期7處分團員的材料及復查材料長期8批準入團、離團材料及名單長期9團干部名單長期10團員名冊長期11團委會議記錄長期12學生會文件、材料長期13本校學生組織參與的各種學會、社團的有關(guān)材料長期14各分團委的有關(guān)材料長期15研究生會的有關(guān)材料長期16團委牽頭進行的重大活動的有關(guān)材料長期17社團活動、勤工儉學、社會實踐有關(guān)材料長期（二）行政類檔案歸檔范圍和保管期限表XZ11 行政綜合序號類目名稱保管期限1上級有關(guān)高校行政管理的綜合性文件長期2全校性的規(guī)章制度永久3學校年度、學期工作計劃、報告、總結(jié)永久4校長辦公會、校長書記碰頭會議記錄、紀要永久5校務委員會委員名單、會議記錄、紀要永久6全校性的工作會議、座談會文件長期7校領導在會上的重要講話和參加校外會議發(fā)言稿長期8本校教育事業(yè)規(guī)劃、計劃及上級批復永久9學校評估材料永久10教職工代表大會文件材料長期11本校向上級的請示及其批復永久或長期12本校各單位的請示及學校的批復（分類立卷）長期13有關(guān)全校性的調(diào)查材料和經(jīng)驗總結(jié)永久14學年報表及綜合統(tǒng)計永久15啟用印章的文件及印模永久16本校歷史沿革、情況介紹永久17本校大事記、簡報、信息、動態(tài)等永久18校史工作材料長期19校友工作材料長期20校慶工作材料長期21群眾來信來訪文件材料 長期22普選工作材料 短期23上級有關(guān)與本校院、系、所、中心的來文長期24院、所、中心會議記錄、紀要、簡報長期25院、所、中心工作計劃、總結(jié)、報告長期26院、所、中心開展各種學術(shù)活動的文件長期27院、所、中心與國內(nèi)單位協(xié)作的材料長期28院、所、中心統(tǒng)計年報及重要資料長期XZ12 人事序號類目名稱保管期限1上級機關(guān)有關(guān)人事工作的文件長期2本校人事工作的規(guī)章制度長期3人事工作計劃、報告總結(jié)、調(diào)查材料、會議記錄永久4關(guān)于機構(gòu)、編制規(guī)劃、計劃報告及上級批復永久5關(guān)于校內(nèi)機構(gòu)設置、變化的文件材料永久6人事處權(quán)限內(nèi)的干部任免文件及名冊永久7表彰和獎勵先進集體、先進教職工的材料長期8處分教職工的材料和復查、撤消處分的材料長期9教職工動態(tài)月報長期10師資培養(yǎng)、管理工作計劃、規(guī)定、總結(jié)永久11教師進修計劃、安排、總結(jié)長期12教師工作量的規(guī)定及執(zhí)行情況長期13教師業(yè)務考核材料長期14人事統(tǒng)計報表永久15教職工名冊（分單位的總冊、分類名冊）登記表永久16教研室、檔案室正副主任名冊長期17教職工評定、聘任專業(yè)技術(shù)職稱材料及上級批復（按類立卷，要求附審批表）長期18教職工工資調(diào)整材料、名冊長期19教職工轉(zhuǎn)正定級材料長期20教職工校內(nèi)調(diào)動材料長期21教職工的錄用、調(diào)入的有關(guān)材料（包括轉(zhuǎn)移行政、工資關(guān)系介紹信存根）長期22教職工調(diào)出的有關(guān)材料（包括轉(zhuǎn)移行政、工資關(guān)系介紹信存根）長期23教職工援外和支援邊遠地區(qū)材料短期24教職工退職、離職和出國的有關(guān)材料長期25教職工離休、退休及有關(guān)榮譽證書授予工作的材料長期26教職工退休后重新工作的材料長期27教職工福利工作長期28教職工商調(diào)函件長期29使用臨時工有關(guān)材料長期30人民來信來訪材料長期XZ13 監(jiān)察、審計序號類目名稱保管期限1上級有關(guān)監(jiān)察、審計工作的文件長期2本校監(jiān)察、審計工作方面的規(guī)章制度長期3監(jiān)察、審計工作計劃、總結(jié)、調(diào)查報告長期4監(jiān)察、審計工作統(tǒng)計年報及重要報表長期XZ14 武裝、保衛(wèi)序號類目名稱保管期限1上級有關(guān)公安保衛(wèi)工作的文件長期2本校公安保衛(wèi)工作方面的規(guī)章制度長期3本校公安保衛(wèi)工作計劃、總結(jié)、報告、調(diào)查材料、統(tǒng)計報表 永久4本校師生員工案件的偵察、調(diào)查、處分結(jié)論材料及上級的批復、判決書長期5本校師生員工案件的平反、復查處理結(jié)論及上級的批復長期6要害部門的公安保衛(wèi)、消防工作長期7保衛(wèi)工作簡報長期8上級有關(guān)武裝、人防、民兵、軍訓工作的文件長期9本校武裝部職責范圍內(nèi)的規(guī)章制度長期10武裝部工作計劃、總結(jié)、調(diào)查報告長期11武裝部工作統(tǒng)計年報及重要報表長期12復員、轉(zhuǎn)業(yè)、退伍軍人、軍烈屬名冊和登記表（卡）長期XZ15 總務序號類目名稱保管期限1上級有關(guān)總務工作的文件短期2本校總務處及各科規(guī)章制度長期3本?？倓展ぷ饔媱?、報告、調(diào)查材料長期4房屋管理、調(diào)配使用、轉(zhuǎn)移等的規(guī)定、總結(jié)長期5防震、防汛、三廢治理工作的文件材料長期6愛國衛(wèi)生、公費醫(yī)療、保健工作計劃、總結(jié)、規(guī)定、通知等文件長期7師生員工健康狀況調(diào)查材料及統(tǒng)計表長期8本校計劃生育工作文件及領取獨生子女證名冊長期9車輛工作的有關(guān)文件材料短期10伙食工作的有關(guān)材料短期11校園綠化工作的有關(guān)材料短期XZ16 檔案、圖書、文博序號類目名稱保管期限1上級有關(guān)檔案、圖書、博物工作的文件長期2檔案、圖書、文博規(guī)章制度長期3檔案、圖書、文博工作計劃、報告、總結(jié)長期4檔案、圖書、文博概況、發(fā)展規(guī)劃、藏品目錄、統(tǒng)計及統(tǒng)計年報永久5檔案、圖書、文博部門與校外交流的有關(guān)材料長期6檔案全宗指南、全宗介紹永久XZ17 房地產(chǎn)XZ18 榮譽證書（三）教學類檔案歸檔范圍和保管期限表JX11 綜合序號類目名稱保管期限1上級下達的有關(guān)教學工作的文件材料長期2教學改革、培養(yǎng)目標、培養(yǎng)規(guī)格、學制等方面的指示、規(guī)定、辦法永久3學校規(guī)劃、實施計劃、有關(guān)教學的規(guī)章制度、會議記錄、調(diào)研報告、簡報、總結(jié)永久4教學檢查、評估和各級優(yōu)秀教學質(zhì)量評獎材料長期5非學歷教育的培訓班、進修班材料長期6統(tǒng)計報表永久7學生運動會材料長期JX12 學科與實驗室建設序號類目名稱保管期限1上級有關(guān)學科、專業(yè)設置及實驗室建設的文件材料長期2學科、專業(yè)、實驗室論證、評估、申報、審批材料永久3重點學科、專業(yè)、實驗室建設材料永久4學科、專業(yè)、實驗室建設計劃、簡報、總結(jié)材料長期5學科、專業(yè)、實驗室建設統(tǒng)計報表永久6學校 211工程 建設材料永久7學校本科優(yōu)教評價材料永久JX13 招生序號類目名稱 保管期限1上級有關(guān)招生工作的文件材料 長期2招生計劃、規(guī)定、生源計劃 長期3新生錄取材料及新生名單 長期4招生簡單、招生工作總結(jié) 短期5研究生入學試題及指導教師名冊 長期JX14 學籍管理序號類目名稱保管期限1新生入學登記表 永久2學生學籍卡片 永久3學生成績總冊永久4在校學生名冊 永久5學生學籍變更材料（升級、留級、休學、復學、轉(zhuǎn)學、退學） 長期6學生獎勵材料（獎學金、優(yōu)秀學生、先進班級） 長期7學生處分材料 長期JX15 課堂教學與教學實踐序號類目名稱保管期限1各專業(yè)教學計劃、教學大綱 永久2課程建設要求及安排，校歷表，課程表 長期3各學院、科、專業(yè)課程試題庫 長期4典型教案、重要備課記錄 長期5教學實習、生產(chǎn)實習計劃、總結(jié)及有關(guān)材料 短期6社會調(diào)查、社會實踐計劃、總結(jié)及有關(guān)材料 短期JX16 學位序號類目名稱保管期限1上級有關(guān)學位工作文件材料 長期2本校學位評定條例、辦法及計劃、總結(jié) 長期3學位委員會會議記錄、決定 長期4學位委員會授予各層次學位清冊 永久5本科生優(yōu)秀學士學位論文 長期6博士、碩士研究生學位論文及評審材料 長期JX17 畢業(yè)生序號類目名稱保管期限1上級有關(guān)畢業(yè)分配的文件材料 長期2畢業(yè)生工作計劃、簡報、總結(jié) 長期3畢業(yè)生供需統(tǒng)計、計劃、合同 長期4畢業(yè)生正式分配方案及調(diào)配派遣名冊 永久5畢業(yè)證、派遣證存根領取簽收冊 長期6畢業(yè)生質(zhì)量跟蹤調(diào)查和信息反饋材料 長期JX18 教材序號類目名稱保管期限1自編、主編正式出版的教材 長期2各系各專業(yè)使用教材目錄 長期3自編、主編教學指導書、實習指導書和習題集 長期4其他有保存價值的自編參考資料 長期附錄：存系教學類檔案序號類目名稱 保管期限1本科生畢業(yè)論文及評審意見 長期2課堂教學材料、課程進度表 短期3教師任課安排、教案 長期4優(yōu)秀實習報告 短期5本專業(yè)教學檢查、調(diào)查材料及總結(jié) 短期6教師工作量核算、登記材料 短期（四）科學研究類檔案歸檔范圍和保管期限表KY11 綜合序號類目名稱保管期限1科研行政管理文件材料 長期2科研計劃管理文件材料 長期3科研成果管理文件材料 長期4科研經(jīng)費管理文件材料 長期5申報科學基金及有關(guān)批復 長期6學會工作（學術(shù)活動）材料 短期KY 科研準備階段序號類目名稱保管期限1開題報告及課題調(diào)研論證材料 長期2任務書、合同、協(xié)議書 永久3課題研究計劃、設計 長期4計劃執(zhí)行情況、計劃調(diào)整或撤銷報告 短期5課題投資和預決算材料 短期KY 科研實驗階段序號類目名稱保管期限1實驗、測試、觀測、考察的各種原始記錄（含關(guān)鍵配方、工藝流程及綜合分析材料）永久2數(shù)據(jù)處理材料，包括計算機處理材料（如程序設計說明、框圖、計算結(jié)果）永久3設計的文字說明和圖紙（底圖、藍圖、機構(gòu)設計圖、電子線路圖等）永久4研究工作階段小結(jié)、年度報告 長期5配套的照片、底片、錄音帶、錄相帶、幻燈片、影片拷貝等 永久6樣品、標本等實物的目錄 永久KY 總結(jié)鑒定階段序號類目名稱保管期限1研究報告、研制報告 永久2論文專著 永久3工藝技術(shù)報告 永久4技術(shù)訣竅報告 永久5專家評審意見 永久6鑒定會材料（鑒定代表名單、會議記錄、鑒定意見） 長期7鑒定證書 永久8推廣應用意見 長期9課題工作總結(jié) 長期KY 申報獎勵階段序號類目名稱保管期限1科研成果登記表 永久2科研成果報告表 永久3科研成果獎勵申報與審批材料 永久4科研成果獲獎材料（獎狀、獎章、證書）原件或影印件 永久5專利申請書或證書原件或影印件 永久KY 推廣應用階段序號 類目名稱 保管期限1轉(zhuǎn)讓合同、協(xié)議書 永久2生產(chǎn)定型鑒定材料 永久3成果被引用或投產(chǎn)后反饋意見 短期4推廣應用方案及實施情況 長期5擴大試生產(chǎn)的設計文件、工藝文件 長期6成果宣傳報導材料 短期7對外學術(shù)交流材料 長期（五）基本建設類檔案歸檔范圍和保管期限表JJ11 綜合序號類目名稱保管期限1上級有關(guān)基建工作的文件 長期2基建工作規(guī)章制度 長期3基建工作計劃、總結(jié)、簡報 長期4基建工作總體規(guī)劃 永久5基建工作年度（季度）總結(jié)、統(tǒng)計報表 永久6基建工程財務預、決算 長期7全校性總體規(guī)劃、設計總平面圖 永久8水、電、氣管道分布圖 永久9地質(zhì)勘探、地形測量材料 永久JJ 可行性報告序號類目名稱保管期限1項目建議書及上級批復 永久2可行性研究報告 永久3項目評估 永久4環(huán)境預測、調(diào)查報告 永久5設計任務書及計劃任務書 永久JJ 設計基礎序號類目名稱保管期限1工程地質(zhì)、水文地質(zhì)、勘察設計、勘察報告、地質(zhì)圖、勘察記錄、化驗試驗報告、重要土、巖樣及說明永久2地形、地貌控制點建筑物、構(gòu)筑物及重要設備及安裝測量定位、觀測記錄永久3水文、氣象、地震等其它設計基礎材料 永久JJ 設計文件序號類目名稱保管期限1初步設計 永久2技術(shù)設計 永久3施工圖設計 短期4技術(shù)秘密材料、專利文件 永久5設計計算書 長期6關(guān)鍵技術(shù)實驗 永久7總體規(guī)劃設計 永久8設計評價、鑒定及審批 長期JJ 工程管理文件序號類目名稱保管期限1征用土地批準文件及紅線圖、拆遷、補償協(xié)議書 永久2承包合同、協(xié)議書、招標、投標、租賃文件 永久3施工執(zhí)照 永久4環(huán)保三同時、消防、衛(wèi)生等條件水、電、氣暖供應協(xié)議書 永久5產(chǎn)權(quán)證書 永久JJ 施工序號類目名稱保管期限1土地施工文件（1）開工報告、工程技術(shù)要求、技術(shù)交流、圖紙會審紀要（2）施工組織設計、施工方案、施工計劃、施工技術(shù)措施、 施工安全措施、施工工藝（3）原材料及構(gòu)件出廠證明、質(zhì)量鑒定（4）建筑材料實驗報告（5）設計變更、工程更改洽商、材料仿用核定審批（6）土建施工定位測量地質(zhì)勘察（7）土、巖試驗報告，基礎處理，基礎工程施工圖（8）隱蔽工程驗收記錄（9）工程記錄及測試、沉陷、位移、變形觀測記錄、事故處理報告（10） 分項、分單位工程抽量檢查、評定（11） 交工驗收記錄證明（12） 竣工報告、竣工驗收報告短期長期長期永久永久永久永久長期長期永久2設備及管線安裝施工文件（1）開工報告、工程技術(shù)要求、技術(shù)交底、圖紙會審紀要（2）設計變更、工程更改洽商單、材料、零部件、設備代用審批（3）焊接試驗記錄、報告、施工檢驗、探傷記錄（4）隱蔽工程檢查驗收記錄（5）強度、密閉性試驗報告（6）設備調(diào)試記錄（7）施工安裝記錄、安裝質(zhì)量檢查、評定、事故處理報告（8）系統(tǒng)調(diào)試、實驗記錄（9）管線清洗、通水、清毒記錄（10） 管線標高位置，坡度測量記錄（11） 中間交工驗收記錄證明，工程質(zhì)量評定（12） 竣工報告、竣工驗收報告短期長期長期長期短期長期長期短期長期長期長期3電氣、儀表安裝施工文件（1）開工報告、工程技術(shù)更改、技術(shù)交底、圖紙會審（2）設計更改、工程更改洽商單、材料、零部件、設備代用審批（3）調(diào)試、整定記錄（4）性能測試和校核（5）施工安裝記錄，質(zhì)量檢查評定，事故處理報告（6）操作、聯(lián)動試驗（7）電氣裝置交接記錄（8）中間交工驗收記錄、工程質(zhì)量評定（9） 竣工報告、竣工驗收報告短期長期長期長期短期短期長期JJ 竣工驗收序號 類目名稱 保管期限1竣工驗收報告 永久2全部竣工圖紙 永久3質(zhì)量評審材料 永久4工程現(xiàn)場聲像材料 永久5竣工驗收會議決議文件 永久JJ 基建財務、器材管理序號類目名稱保管期限1財務計劃、年度計劃 短期2工程概算、預算、決算 永久3主要材料消耗、器材管理 短期4交付使用的固定資產(chǎn) 永久（六）儀器設備類檔案歸檔范圍和保管期限表SB11 綜合序號類目名稱保管期限1上級有關(guān)儀器、設備的政策、業(yè)務管理工作的文件 長期2本校儀器、設備管理的規(guī)章制度 長期3設備工作計劃、報告、總結(jié)、調(diào)查材料 長期4本校儀器、設備購置計劃、報告及經(jīng)費分配方案 長期5本校儀器、設備移交清冊及設備儀器報廢，調(diào)拔報告和批復 長期6本校有關(guān)儀器、設備業(yè)務工作的綜合性統(tǒng)計材料 長期SB 儀器設備項目序號類目名稱 保管期限1申購報告、計劃、論證報告（論證會文件、記錄等） 長期2上級或主管領導批復和準購批示 長期3定購合同（復印件）和會談紀要、記錄等 長期4進口設備過程中有關(guān)的技術(shù)商務文件 長期5開箱記錄本及裝箱單 長期6安裝、調(diào)試記錄和雙方簽字移交文件、保修單 長期7驗收報告及文件材料（含照片） 長期8索賠來往函件及結(jié)果文件 長期9設備說明書及全套隨機文件材料 與設備共存10使用、檢修、故障事故記錄（使用記錄簿、設備履歷書、維修記錄簿） 與設備共存11重大事故的調(diào)查分析及處理意見 與設備共存12技術(shù)改造和開發(fā)過程中形成的技術(shù)文件材料 與設備共存13其他與設備共存（七）出版類檔案歸檔范圍和保管期限表CB11 綜合序號類目名稱保管期限1上級有關(guān)編輯出版工作的文件 長期2上級召開的編輯出版工作會議文件 短期3本校編輯出版工作規(guī)劃、計劃、報告、總結(jié)、簡報和重要會議記錄 永久4本校編輯出版工作規(guī)章制度、統(tǒng)計報表 永久5編輯出版部門管理形成的文件材料 短期CB1215 出版物項目序號 類目名稱 保管期限1編輯出版合同、協(xié)議書 長期2出版請示和批復 長期3原稿（含照片、手跡原件）或復制件（退還作者后應有原稿簽收單）長期4各級審稿單或歷次審稿意見與作者的來往信件 長期5封面設計圖樣 短期6出版通知單、書刊、音像出版物樣品 永久7出版發(fā)行記錄本，發(fā)稿后的變動情況，稿酬、版稅通知單 短期8獲獎或受查處情況的文件材料 長期9有參考價值的讀者來信、重要評論 短期10再版修改意見 短期以上主要對書稿、音像出版物而言。報紙、刊物可酌減。（八）外事類檔案歸檔范圍和保管期限表WS11 綜合序號類目名稱保管期限1上級關(guān)于外事工作的文件材料 長期2學校外事工作規(guī)章制度、計劃、總結(jié)、簡報等 長期3外事工作統(tǒng)計報表等 永久4外事工作會議材料 長期WS12 出國（境）序號類目名稱保管期限1上級對出國（境）人員的有關(guān)文件材料 長期2國際學術(shù)會議論文 長期3投寄國外的學術(shù)論文 長期4出國（境）人員考察、訪問材料 長期5出國（境）講學、研究人員有關(guān)材料 長期6出國（境）進修、留學取得學位及研究成果論文和各類證書（影印件）永久7國際比賽、競賽 長期WS13 來校序號類目名稱保管期限1上級邀請、聘請外籍人士的計劃、批復和來往函件 長期2外國黨政官員、各界人士來校參觀訪問的文件材料 長期3外籍教師、專家、學者及友好人士來校講學的講稿、教材等材料 長期4來校進修、短期培訓研究的外籍人士有關(guān)材料 長期5國際比賽、競賽長期WS14 國際合作與會議序號類目名稱保管期限1中外合作校際交流協(xié)議、合同、項目紀要材料、備忘錄 永久2本校完成的國際合作項目、成果等材料 永久3合作項目中國外單位完成項目、成果等材料 長期4授予外籍人員名譽稱號的材料 永久5雙方互贈的禮品、紀念品 長期6國際會議的有關(guān)材料 長期WS15 外國留學生工作序號類目名稱保管期限1錄取審批材料 永久2學籍登記表、學籍卡片 永久3教學計劃、大綱、安排 長期4學習情況、成績及評語 永久5學位論文及學位證書復印件 長期6學生名冊 永久7學生去向及有關(guān)材料 長期（九）財會類檔案歸檔范圍和保管期限表CK11 綜合序號類目名稱保管期限1上級有關(guān)財務會計工作的文件材料 25年2本校財務管理規(guī)定、計劃、總結(jié)、請示、批復等文件 25年3學校基金管理工作文件 10年4有關(guān)財務管理方面的其他文件材料 5年5會計移交清冊 15年6財會檔案移交保管清冊 25年7財會檔案銷毀清冊 25年CK12 會計報表序號類目名稱保管期限1決算報表（含基建綜合決算） 永久2預算會計報表 15年3年度經(jīng)上規(guī)劃表、分配計劃、測算表 10年4年度以上各種統(tǒng)計報表（含工資報表） 10年5季度以下各種統(tǒng)計報表（含工資報表） 5年CK13 會計賬薄序號 類目名稱 保管期限1涉及外事會計賬薄永久2總賬 15年3賬簿（含明細賬、分戶或登記賬） 15年4日記賬其中：現(xiàn)金、銀行存款日記賬 15年25年5固定資產(chǎn)明細賬（卡片）（固定資產(chǎn)報廢清理后保管五年） 5年CK14 會計憑證序號類目名稱保管期限1涉及外事的會計憑證 永久2各種原始憑證、記帳憑證、記帳賬單 15年3銀行存款余額調(diào)節(jié)表 15年4會計憑證 15年5銀行對外賬單 15年6涉及債權(quán)、債務及未清理完畢的憑證 25年CK15工資清冊序號類目名稱保管期限1工資發(fā)放名冊、卡片 永久2工資轉(zhuǎn)移、證明、通知存根 25年3各種獎金、獎學金、貸學金、助學金、名冊、卡片等 15年（十）聲像類檔案中照片檔案歸檔范圍和保管期限表SX11照片序號類目名稱保管期限1學校召開重大集會、重要會議（黨代會、工代會、婦代會等）、紀念活動及慶典的照片長期2本校榮獲的市級以上領導機關(guān)授予的獎狀、將旗、獎杯、證書的照片長期3本校重大建筑工程的基地原貌，奠基儀式及竣工落成典禮的照片 長期4中央、省、市級領導人及著名人物來校活動的照片 長期5本校重大科技成果、獲國家級獎勵的科研項目及拳頭產(chǎn)品所形成的照片 長期6本校榮獲國家級優(yōu)秀教學成果獎及在課程建設、實踐教學、因材施教、學生培養(yǎng)的照片 長期7本校在實驗室建設、科技產(chǎn)業(yè)、生產(chǎn)、后勤等方面的重要活動及重大成果的照片長期8本校各民主黨派重要活動的照片長期9外國國家領導人來訪、聘請外籍名譽教授、客座教授及其它重要外事活動的照片長期10在本校舉辦的國際學術(shù)會議及本校專家、學者參加國外重大學術(shù)活動和被授予榮譽學位、榮譽稱號形成的照片長期11本校歷屆運動會盛況，參加市級以上組織的文體活動與獲獎場面及反映學生、教職工業(yè)余生活的照片長期12本校反映不同歷史時期的典型建筑物、構(gòu)筑物及校園風光的照片長期13本校重要的石碑、牌匾及塑像的照片長期14校領導和知名人物參加國內(nèi)外、市內(nèi)外重大公務活動的照片長期15校友會重要活動的照片長期16與學校土地有關(guān)的利用、糾紛、協(xié)議簽訂等照片長期17校史展覽、學校畫冊、校報上用過的照片長期18歷屆校領導、知名專家、教授、勞模的工作照及任職期間的標準像長期19學校各類畢業(yè)生、畢業(yè)班的照片長期20各類畢業(yè)生（博士、碩士、學士）的學位照長期21其他具有特殊意義和保存價值的照片長期其他載體聲像檔案（如錄音帶、錄像帶、幻燈片、磁盤、影視膠片、縮微膠片、光盤）按現(xiàn)代教育技術(shù)中心形成保存（十一）名人類檔案歸檔范圍確定MR 名人序號類目名稱保管期限1本人的生平、傳記 長期2專著、譯著、正式出版的材料、參考書、重要講話 長期3畢業(yè)撰寫的全部論文 長期4各種筆記、手稿 長期5照片、底片 長期6有關(guān)學術(shù)方面的來往書信、電報 長期7獲得的獎狀、獎品、證章、證書長期8國內(nèi)外專家、學者對他的評價長期9已故者的唁函、唁電長期校級檔案部門保管范圍：1 歷屆校級領導人；2 中國科學院院士；.3 知名教授（一級教授）。其余正教授由院、系一級建立。（十二）實物類檔案歸檔范圍和保管期限表SW 實物序號類目名稱保管期限1在與國外友好往來、學術(shù)交流、科技合作等活動中接受的具有保存價值的實物 永久2校友贈送給學校的具有保存價值的實物 永久3本校在省級以上、國外各項比賽、科學研究等各類活動中獲獎的證書、獎杯（牌）、獎狀等 永久4我校各個時期的各類證件、校章、?；?、發(fā)送紀念章、紀念品永久